Zmniejszenie wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty poprzez odliczenie pewnych należności pracodawcy wobec pracownika stanowi potrącenie uregulowane w kodeksie cywilnym (art. 498 – 505 k.c.). Potrącenie jest dopuszczalne w sytuacji, gdy dwie osoby są względem siebie jednocześnie dłużnikiem i wierzycielem, a ich wzajemne wierzytelności, których przedmiotem są pieniądze lub rzeczy oznaczone co do gatunku, są wymagalne i mogą być dochodzone przed sądem. Wskutek potrącenia obie wierzytelności umarzają się nawzajem do wysokości wierzytelności niższej.

Kodeks pracy przewiduje pewne ograniczenia co do możliwości potrącania wierzytelności pracodawcy wobec pracownika. Co do zasady jest ono dopuszczalne, gdy pracodawca dysponuje tytułem wykonawczym (np. wyrokiem sądowym zaopatrzonym w klauzulę wykonalności) lub za zgodą pracownika. Od tej zasady jest jednak wyjątek. Zgoda pracownika nie jest wymagana na dokonywanie potrąceń wypłaconych mu zaliczek pieniężnych (art. 87par. 1 pkt 3 k.p.). Pod pojęciem zaliczek rozumie się tu wypłacone pracownikowi i pobrane przez niego do rozliczenia kwoty pieniężne przeznaczone na pokrycie obciążających pracodawcę wydatków związanych z wykonywaniem pracy (np. na zakup paliwa do samochodu służbowego). Udzielenie pracownikowi zaliczki pieniężnej podlegającej rozliczeniu na podstawie art. 87 par. 3 pkt 3 k.p. może nastąpić też przez umożliwienie pracownikowi korzystania z karty kredytowej. Z żadnych przepisów kodeksu pracy nie wynika bowiem, że zaliczki pieniężne udzielane przez pracodawcę pracownikowi muszą mieć formę gotówkową (wyrok SN z 20 sierpnia 2008 r., I PK 39/08).

Pracodawca nie musi więc mieć zgody pracownika na pomniejszenie wynagrodzenia o kwotę udzielonych zaliczek, powinien mieć jednak na uwadze ograniczenia co do wysokości dopuszczalnych potrąceń wynikające z art. 87 par. 4 k.p.