Zgodnie z art. 109 k.p. kara nie może być zastosowana po upływie dwóch tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie trzech miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia. Pracodawca traci więc prawo do nałożenia kary porządkowej po upływie dwóch tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego, za który może być nałożona kara. Natomiast bez względu na datę powzięcia wiadomości o przewinieniu pracownika kara nie może być nałożona po upływie trzech miesięcy od dnia dopuszczenia się naruszenia obowiązków pracowniczych. Co istotne, przepis nie określa, kto w zakładzie pracy powinien powziąć wiadomość o zawinieniu, ani w jaki sposób informacja o zawinieniu powinna być przekazana. Może to powodować poważne trudności z ustaleniem dnia, od którego pracodawcy powinni liczyć termin dwóch tygodni. Należy pamiętać, że skutki przekroczenia tego terminu obciążają pracodawcę. Przyjmuje się, że termin dwóch tygodni rozpoczyna swój bieg od dnia, w którym którykolwiek z pracowników zatrudnionych przez pracodawcę mający upoważnienie do wymierzania kary porządkowej powziął wiadomość o naruszeniu obowiązku pracowniczego. Oznacza to, że jedynie przekazanie informacji osobie upoważnionej przez pracodawcę do nakładania kar (np. dyrektorowi ds. personalnych) powoduje rozpoczęcie biegu terminu. Informacje o przewinieniu przekazywane innym pracownikom nie powodują rozpoczęcia biegu terminu dwóch tygodni. Powzięcie wiadomości o naruszeniu obowiązków pracowniczych może nastąpić w jakiejkolwiek formie, w szczególności w drodze formalnej ustnej skargi innego pracownika lub anonimowego pisemnego zawiadomienia.