Przepis art. 221 kodeksu pracy reguluje jedynie kwestię dopuszczalności żądania przez pracodawcę danych osobowych. Nie odnosi się natomiast do dobrowolnego ujawniania przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika innych informacji niż wymienione w tym przepisie. Czy przetwarzanie przez pracodawcę danych osobowych pracownika o jego niekaralności oraz innych danych przedstawionych z inicjatywy samego pracownika jest dopuszczalne?
Nie sposób uznać słuszności poglądu wyłączającego dopuszczalność dobrowolnego przekazywania przez pracowników danych osobowych wykraczających poza zakres tych, które pracodawca może od pracownika żądać. Żaden przepis nie zakazuje takiego przekazywania danych. Niewątpliwie w konkretnych sytuacjach przekazanie pracodawcy dodatkowych danych jest korzystne dla pracowników, np. gdy pozwalają one ocenić kwalifikacje pracownika. Dlatego jestem zdania, że pracodawca może przetwarzać takie dane, jeżeli odpowiada to warunkom określonym w ustawie z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Za dopuszczalną można uznać sytuację, w której kandydat na pracownika lub pracownik dobrowolnie złoży dokumenty potrzebne do rekrutacji wraz z informacją na swój temat z Krajowego Rejestru Karnego lub z innymi informacjami. Istotne jest jednak, aby przedstawienie przez pracownika dodatkowych danych było rzeczywiście dobrowolne. Z pewnością pracodawca nie może uzależniać przebiegu rekrutacji lub decyzji kadrowych w trakcie zatrudnienia od jej złożenia czy też w inny sposób skłaniać lub choćby sugerować kandydatowi lub pracownikowi przedstawienie danych. Powyższe stanowisko nie zostało dotychczas potwierdzone wprost przez orzecznictwo ani GIODO, aczkolwiek można pośrednio taką wykładnię wyinterpretować z decyzji GIODO o sygnaturze DIS/DEC-1261/46988/09 dot. DIS-K-421/138/09. Pracodawcy powinni jednak pamiętać, że w art. 27 cytowanej ustawy wyraźnie zaliczono dane o niekaralności do danych sensytywnych. Ich przetwarzanie jest co do zasady zakazane z wyjątkiem przypadków wskazanych w ustawie. Takim wyjątkiem jest wyrażenie przez osobę, której dane dotyczą, zgody w formie pisemnej.