Mimo ustawowej gwarancji wypoczynku, skorzystanie przez pracownika z tego przywileju nie jest możliwe bez zgody pracodawcy. Powyższe znajduje uzasadnienie w art. 161 k.p., który stanowi, że urlop wypoczynkowy jest udzielany przez pracodawcę, co wyklucza samowolną decyzję pracownika co do wykorzystaniu urlopu. Ponadto, jak wskazuje art. 163 par. 1 i par. 11 k.p., co do zasady, pracodawca bierze pod uwagę wniosek urlopowy pracownika, jednak nie jest nim związany.

Pracownik może spodziewać się akceptacji swojego wniosku, jeśli urlop we wskazanym przez niego czasie nie koliduje z koniecznością zapewnienia normalnego toku pracy. W tym znaczeniu realizacja prawa pracownika do wypoczynku jest korygowana potrzebami pracodawcy i koniecznością obecności pracownika w zakładzie pracy (zob. wyrok SN z 16 grudnia 2008 r., I PK 88/08, OSNP 2010/11-1/137).

Samo złożenie wniosku przez pracownika nie uprawnia go do rozpoczęcia urlopu. Wielokrotnie na ten temat wypowiadał się SN, podkreślając, iż udanie się przez pracownika na urlop bez wyczekiwania na pozytywną decyzję pracodawcy, stanowi przykład nieusprawiedliwionej nieobecności i może zostać uznane za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, co uzasadnia nawet zwolnienie dyscyplinarne w trybie art. 52 par. 1 pkt 1 k.p. (wyrok SN z 15 marca 2001, I PKN 306/00, OSNAPiUS 2002/24/591). Samowolnego opuszczenia pracy nie usprawiedliwia nawet powołanie się przez pracownika na konieczność wykorzystania urlopu, który został objęty planem urlopów.

Zasada akceptacji propozycji urlopowej pracownika dotyczy zarówno urlopu bieżącego, jak i zaległego. Z tego względu nieudzielenie pracownikowi zaległego urlopu do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego nie uprawnia pracownika do rozpoczęcia po tym terminie urlopu bez zgody pracodawcy, a przez to zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu zaległego urlopu wypoczynkowego nie usprawiedliwia nieobecności pracownika w pracy (wyrok SN z 5 grudnia 2000 r. I PKN 121/00, OSNAPiUS 2002/15/353).