Zdarza się, że wymiar urlopu przysługującego pracownikowi ulega zmianie w trakcie roku. Pracownik może mieć wówczas prawo do tzw. urlopu uzupełniającego. Kiedy pracownik może liczyć na taki urlop?
Urlop uzupełniający jest urlopem wypoczynkowym, który przysługuje pracownikowi po wykorzystaniu urlopu za dany rok kalendarzowy, jeśli następnie uzyskał w ciągu tego roku prawo do urlopu w wyższym wymiarze (art. 158 k.p.). Definicja ta wyraźnie wskazuje, że prawo do wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego powstaje nie z początkiem roku kalendarzowego, ale dopiero w chwili zaistnienia okoliczności wpływających na podwyższenie wymiaru urlopu. Oznacza to, że jeśli pracownik wykorzystał cały urlop wypoczynkowy za dany rok, a następnie w trakcie tego roku nabył prawo do urlopu wypoczynkowego w wyższym wymiarze, to przysługujący mu urlop uzupełniający będzie stanowić różnicę między nabytym wymiarem a wymiarem poprzednio mu przysługującym. Jeżeli natomiast pracownik przed nabyciem prawa do urlopu w zwiększonym wymiarze nie wykorzystał urlopu przysługującego mu w danym roku, to po wystąpieniu okoliczności zwiększającej wymiar urlopu, przysługuje mu za ten rok urlop w podwyższonym wymiarze.
Najczęstszą okolicznością uzasadniającą konieczność udzielenia pracownikowi urlopu uzupełniającego jest przekroczenie przez niego progu 10 lat zatrudnienia. Jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat, to wymiar przysługującego mu urlopu wypoczynkowego wzrasta bowiem z 20 do 26 dni. Do okresu zatrudnienia wliczany jest też okres nauki. Jeżeli pracownik pobierał naukę w czasie zatrudnienia, do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się bądź okres zatrudnienia, w którym była pobierana nauka, bądź okres nauki, zależnie od tego, co jest korzystniejsze dla pracownika. Zgodnie z rozporządzeniem z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.) wymiar proporcjonalnego urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył u danego pracodawcy prawo do urlopu wypoczynkowego w wyższym wymiarze, ustala się uwzględniając wyższy wymiar tego urlopu.