Co do zasady fundusz tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych przewiduje jednak, że pracodawca taki może z tworzenia funduszu zrezygnować całkowicie, zawiesić jego tworzenie na pewien czas lub zmodyfikować (zmniejszyć) wysokość odpisu na fundusz. Wymaga to jednak wprowadzenia odpowiednich zapisów do zakładowego układu zbiorowego pracy lub, jeśli pracownicy nie są objęci takim układem, do regulaminu wynagradzania.

Zarówno modyfikacja zakładowego układu zbiorowego, jak i regulaminu wynagradzania wymagają przeprowadzenia stosownej procedury. Zakładowy układ modyfikuje się poprzez podpisanie z zakładowymi organizacjami związkowymi działającymi u danego pracodawcy stosownego protokołu dodatkowego. Wymagana jest także rejestracja protokołu przez okręgowego inspektora pracy. Procedura prowadząca do zmiany regulaminu wynagradzania uzależniona jest od tego, czy u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa. Jeśli tak, zmiana treści regulaminu wymaga uzgodnienia z tą organizacją. Jeśli w danym zakładzie pracy działają dwie lub więcej organizacji związkowych, przedstawiają one pracodawcy wspólnie uzgodnione stanowisko w terminie 30 dni i rokowania prowadzone są następnie ze wszystkim organizacjami wspólnie. Jeśli do uzgodnienia nie dojdzie, pracodawca nie może zrezygnować z tworzenia funduszu.

Jeśli pracownicy nie są reprezentowani przez zakładową organizację związkową, wówczas treść zmiany do regulaminu wynagradzania w zakresie nietworzenia ZFŚS pracodawca uzgadnia z pracownikiem będącym przedstawicielem załogi wybranym do reprezentowania jej interesów.

Trzeba pamiętać ,że prawo rezygnacji z tworzenia funduszu nie przysługuje pracodawcom ze sfery budżetowej.