Prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych z zatrudnieniem oraz akt osobowych pracowników należy do obowiązków pracodawcy. Dokumentacją pracowniczą jest dokumentacja osobowa oraz dokumentacja płacowa – dotycząca wypłaconego wynagrodzenia. Natomiast dokumentację osobową stanowią akta osobowe pracownika oraz inne dokumenty, takie jak ewidencje, kartoteki, rejestry, wykazy. Teczka personalna powinna być podzielona na trzy części:

- dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie,

- dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,

- dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy.

Oprócz tego pracodawca ma obowiązek założyć i prowadzić odrębnie dla każdego pracownika imienną kartę wypłacanego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z zatrudnieniem. Każdy pracownik może sprawdzić, czy otrzymał wszystkie należne mu świadczenia i czy wszystko się zgadza, a pracodawca jest obowiązany okazać dokumenty, na podstawie których obliczał wynagrodzenie. Pracownik ma także prawo żądać dostępu do ewidencji czasu pracy, regulaminu wynagrodzeń lub innego aktu wewnątrzzakładowego, służących do ustalenia jego pensji. W ten sposób może się dowiedzieć, czy została naliczona zgodnie z przepracowaną liczbą godzin.

Dokumentację osobową pracownika należy przechowywać przez cały okres zatrudnienia oraz przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy, a dokumentację płacową 50 lat, licząc od dnia jej wytworzenia – taką opinię wyraża Państwowa Inspekcja Pracy. Jeżeli firma jest likwidowana lub ogłasza upadłość, musi wskazać archiwum lub inny podmiot prowadzący działalność w zakresie przechowywania dokumentacji, któremu tę dokumentację przekaże.

Dokumentacja płacowa musi być prowadzona w formie papierowej. Jeśli pracodawca przechowuje ją w wersji elektronicznej, nie zwalnia go to z obowiązku przechowywania również w tradycyjnej (papierowej) kartotece. Wersja elektroniczna może być jedynie dodatkową formą prowadzenia akt osobowych i dokumentacji osobowej pracowników. Za nieudostępnienie lub udostępnienie częściowe dokumentów płacowych firmie grozi kara grzywny (fakt ten należy zgłosić do Państwowej Inspekcji Pracy lub jej placówki terenowej). 

Podstawa prawna

Art. 281 pkt 6 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 1666). Art. 51 ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1506).