Niektórzy pracodawcy będący płatnikami ubezpieczenia wypadkowego muszą do 31 stycznia 2017 r. przekazać ZUS dodatkową informację. Na jej podstawie zostanie ustalona stopa procentowa składki.
Każdy płatnik musi we własnym zakresie ustalić, czy ma obowiązek złożenia informacji ZUS IWA, szczególnie że niezłożenie informacji może skutkować podwyższeniem jej z urzędu.
Informację tę do końca stycznia 2017 r. (za rok 2016) składają płatnicy, którzy spełniają łącznie poniższe warunki:
wbyli nieprzerwanie zgłoszeni w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia 2016 r. oraz co najmniej jeden dzień w styczniu 2017 r.,
wzgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych w 2016 r.,
wbyli wpisaniu do rejestru REGON 31 grudnia 2016 r.
Płatnik musi zweryfikować dokumenty i sprawdzić, czy zgłaszał ubezpieczonych do ubezpieczenia wypadkowego w całym roku kalendarzowym. Jeśli wystąpił choć jeden dzień przerwy w ubezpieczeniu, nie ma obowiązku składania ZUS IWA.
Jeśli nieprzerwanie przez cały rok płatnik zgłaszał ubezpieczonych do ubezpieczenia wypadkowego, musi ustalić liczbę tych osób w poszczególnych miesiącach roku bez względu na to, czy podlegali ubezpieczeniu cały miesiąc, czy tylko jeden dzień. Zalicza się do nich pracowników, osoby na umowach cywilnoprawnych (o ile są objęte ubezpieczeniem wypadkowym), a także inne osoby, dla których firma jest płatnikiem, np. właściciel firmy jednoosobowej. Natomiast wspólnicy spółek cywilnych, którzy rozliczają się osobno (spółka nie jest dla nich płatnikiem składek), nie są wliczani do osób zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego, nawet jeśli mu podlegają.
Od tak ustalonej liczby osób należy odjąć te, które przebywały cały miesiąc na urlopie bezpłatnym, wychowawczym, pobierały zasiłek macierzyński, zasiłek w wysokości macierzyńskiego bądź zostały powołane do zasadniczej służby wojskowej, oraz osoby, za które w danym miesiącu rozliczane są składki lub wykazywane świadczenia po ustaniu tytułu do ubezpieczeń społecznych (np. pracownik, z którym rozwiązano stosunek pracy w styczniu 2016 r. i wypłacono premię kwartalną w kwietniu 2016 r.).
Liczbę ubezpieczonych, jaką wpisuje się do informacji ZUS IWA za 2016 r., stanowi iloraz sumy ubezpieczonych podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy 2016 r. i liczby miesięcy tego roku (w związku z wymogiem nieprzerwanego ubezpieczenia przyjmuje się 12). [przykład]
Formularz ZUS IWA przesyła się za pośrednictwem programu Płatnik. Należy uzupełnić następujące dane: ustaloną średnią liczbę ubezpieczonych w danym roku, kod PKD 2007 na 31 grudnia 2016 r., liczbę osób poszkodowanych w danym roku w wypadkach przy pracy, liczbę osób poszkodowanych w wypadkach śmiertelnych i ciężkich oraz liczbę pracowników na 31 grudnia 2016 r. pracujących w warunkach, w których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych w środowisku pracy. Płatnik ma obowiązek złożyć tę informację, nawet jeśli w zakładzie nie było żadnych wypadków.
PRZYKŁAD
Jaką liczbę ubezpieczonych wpisać do informacji
Płatnik w 2016 r. zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego pracowników, zleceniobiorców oraz siebie jako osobę prowadzącą działalność. Miał też pracownika na urlopie wychowawczym oraz pracownika korzystającego cały miesiąc z urlopu bezpłatnego. Liczbę osób zgłoszonych do ubezpieczeń przestawia tabela.

Czy płatnik ma obowiązek składać ZUS IWA za 2016 r.? Za każdy miesiąc do liczby pracowników należy dodać zleceniobiorców oraz właściciela, który także podlega ubezpieczeniu. Od tej sumy trzeba odjąć osoby przebywające cały miesiąc na urlopie bezpłatnym albo wychowawczym. Uzyskane w ten sposób liczby ubezpieczonych z poszczególnych miesięcy należy zsumować (tu suma wynosi 117) i podzielić przez 12 miesięcy. Jeśli wynik jest równy lub wyższy niż 10 – płatnik musi złożyć ZUS IWA za 2016 r. Wynik zaokrągla się w górę, jeśli końcówka jest większa lub równa 0,5. W powyższym przypadku trzeba złożyć ZUS IWA, bo średnia to 9,75. Jeśli wynik wyniósłby 9,49, płatnik nie miałby obowiązku złożenia informacji.