Odpisy powinny być naliczone na podstawie rzeczywistego średniorocznego zatrudnienia. Dlatego do 31 grudnia trzeba dokonać ich korekty do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych
Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń na dany rok kalendarzowy, naliczonych zgodnie z zasadami zawartymi w ustawie z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 800, dalej: ustawa o ZFŚS), pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu socjalnego w terminie do 30 września tego roku, z tym że do 31 maja br. przelewa kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisów podstawowych (art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS).
Całoroczny odpis podstawowy oszacowany według średniorocznego stanu zatrudnienia firmy korygują ostatecznie 31 grudnia na podstawie faktycznej przeciętnej liczby pracowników w roku kalendarzowym. Obejmuje ona pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny etat).
Przy obliczaniu przeciętnej faktycznej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) pracodawca może się posługiwać znaną i rzetelną ewidencją kadrową. Powinien więc policzyć osoby zatrudnione w poszczególnych miesiącach i przeliczyć na pełne etaty. Posługuje się przy tym jedną z trzech metod statystycznych: uproszczoną, średnią chronologiczną lub arytmetyczną. Następnie sumuje liczbę pracowników zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymany wynik dzieli przez 12.
Dla zachowania zasady współmierności odpisów w roku kalendarzowym metoda ta powinna być stosowana także w przypadku, gdy pracodawca (nowy lub likwidowany) funkcjonuje niepełny rok kalendarzowy lub też gdy zatrudniający nalicza odpis za niepełny rok kalendarzowy (odstępuje od naliczania odpisu w trakcie roku kalendarzowego w drodze układu zbiorowego pracy lub w regulaminie wynagradzania).
Odpisy powinny zostać naliczone na podstawie rzeczywistego średniorocznego zatrudnienia. W przypadku gdy zaplanowana liczba zatrudnionych była niższa niż stan zatrudnienia w rzeczywistości, na 31 grudnia należy dokonać uzupełnienia odpisu, a także uzupełnienia środków przekazywanych na wyodrębniony rachunek bankowy. Natomiast jeśli na koniec roku kalendarzowego faktyczna liczba zatrudnionych była niższa od planowanej, to należy dokonać korekty. Praktyką jest pozostawienie nadpłaty na rachunku. Środki niewykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą bowiem na rok następny. [przykład]
Jak przeliczać
Sposób przeliczania liczby pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy na zatrudnionych na pełny etat jest następujący. Liczbę godzin pracy w tygodniu pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy należy podzielić przez liczbę godzin pracownika zatrudnionego na pełny etat, a potem otrzymany współczynnik pomnożyć przez liczbę osób pracujących w danym wymiarze czasu pracy. Przeliczenia osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy na pełne etaty dokonuje się według liczby godzin pracy ustalonych w umowie o pracę w stosunku do obowiązującej normy. Wynikiem przeliczania niepełnoetatowców na pełne etaty może być liczba z kilkoma miejscami po przecinku. Przepis nie określa, czy i na jakich zasadach dopuszczalne są zaokrąglenia, w przypadku gdy wynik wyżej opisanych przeliczeń będzie miał więcej niż dwa miejsca po przecinku. Zazwyczaj przyjęte jest zaokrąglanie wyniku do dwóch miejsc po przecinku, chociaż nie ma takiego obowiązku.
Dla ustalenia przeciętnego zatrudnienia w danym roku kalendarzowym operację wyliczenia średniej należy przeprowadzić dla każdego miesiąca i dopiero z uzyskanych wyników wyciągnąć średnią roczną. Oznacza to, że aby ustalić przeciętną liczbę zatrudnionych w danym roku kalendarzowym, należy zsumować przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach, a otrzymaną wartość podzielić przez 12.
Wyjątki
Zasada przyjmowania średniorocznego zatrudnienia do naliczenia corocznego odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych dotyczy wszystkich pracodawców tworzących ten fundusz, wymienionych w art. 3 ustawy o ZFŚS. Wyjątkiem od niej są publiczne szkoły wyższe oraz pracodawcy zatrudniający nauczycieli objętych przepisami Karty nauczyciela, na których odpis na fundusz nalicza się według odrębnych zasad.
PRZYKŁAD
Korekta odpisu podstawowego na ZFŚS
Na początku 2016 r. pracodawca zaplanował, że średniomiesięcznie będzie zatrudniać:
● 70 pracowników w normalnych warunkach, w pełnym wymiarze czasu pracy,
● 10 pełnoetatowców – wykonujących prace w szczególnych warunkach w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych,
● młodocianego w pierwszym roku nauki w celu przygotowania zawodowego.
Pracodawca ustalił wysokość odpisu podstawowego na każdą z tych osób na 2016 r.:
● pracownicy zatrudnieni w normalnych warunkach – 70 x 1093,93 zł (odpis podstawowy na jednego zatrudnionego) = 76 575,10 zł
● pracownicy zatrudnieni w szczególnych warunkach – 10 x 1458,57 zł (odpis podwyższony na jedną osobę wykonującego prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze) = 14 585,70 zł
● młodociany w pierwszym roku nauki – 145,86 zł (odpis na jednego młodocianego w pierwszym roku nauki)
Roczny odpis podstawowy na fundusz wynosi:
76 575,10 + 14 585,70 + 145,86 = 91 306,66 zł
W ciągu roku w stosunku do przeciętnej planowanej na początku roku liczby zatrudnionych nastąpiły zmiany. 1 października 2016 r. nawiązano stosunek pracy z trzema nowymi pracownikami w pełnym wymiarze czasu pracy.
Uwzględniając te modyfikacje, rzeczywiste średnioroczne zatrudnienie i naliczenie odpisu wynosi:
● pracownicy zatrudnieni w normalnych warunkach:
styczeń – wrzesień:
9 miesięcy x 70 = 630
październik – grudzień:
3 miesiące x 73 = 219
Średnio w ciągu roku:
849 : 12 = 70,75 etatów x 1093,93 zł = 77 395,55 zł
● pracownicy zatrudnieni w szczególnych warunkach: bez zmian – 14 585,70 zł
● młodociany w pierwszym roku nauki: bez zmian – 145,86 zł
Razem: 92 127,11 zł – rzeczywista kwota rocznego naliczenia odpisów na ZFŚS w 2016 r.
Oznacza to, że na rachunek ZFŚS przekazano za mało środków. Pracodawca powinien dokonać ich korekty in plus w kwocie 820,45 zł (92 127,11 zł – 91 306,66 zł). Powstałą niedopłatę należy przekazać na rachunek funduszu do końca roku.