Pracodawca powinien pamiętać o obowiązku prawidłowego ustalenia systemów, rozkładów czasu pracy oraz okresów rozliczeniowych. W jaki sposób należy to uczynić?
Tryb ustalania systemów, rozkładów czasu pracy oraz okresów rozliczeniowych nie jest jednolity i różni się, w zależności od tego, jaki system chcemy wprowadzić. Znaczenie ma również to, czy w firmie obowiązuje układ zbiorowy pracy, regulamin pracy oraz czy działają u niego organizacje związkowe. Niektóre systemy czasu pracy należy ustalić bezpośrednio w umowie o pracę. Dotyczy to systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.) oraz systemu pracy weekendowej (art. 144 k.p.). System przerywanego czasu pracy może też zostać wprowadzony umową, ale tylko u pracodawcy będącego osobą fizyczną, prowadzącego działalność w rolnictwie lub hodowli, u którego nie działa organizacja związkowa (art. 139 par. 4 k.p.).
Pracodawca, który nie jest objęty układem zbiorowym pracy i który zatrudnia mniej niż 20 pracowników, informację o stosowanych, innych niż wyżej określone systemach czasu pracy, rozkładach i okresach rozliczeniowych zawiera w obwieszczeniu, które podaje do wiadomości pracowników. Po dwóch tygodniach obwieszczenie takie wchodzi w życie.
Jeżeli pracodawca jest objęty układem zbiorowym pracy, to te ustalenia zawiera w układzie. Znacznie częściej jednak mamy do czynienia z pracodawcami, u których układ nie obowiązuje, a którzy zatrudniają co najmniej 20 pracowników. W takiej sytuacji systemy, rozkłady czasu pracy oraz okresy rozliczeniowe powinny zostać ustalone w regulaminie pracy.
U pracodawcy, u którego nie działają związki zawodowe, regulamin ustalany jest jednostronną decyzją pracodawcy. Wchodzi on w życie tak jak obwieszczenie, po dwóch tygodniach od podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy.
Jeżeli u pracodawcy działa organizacja związkowa, to bierze ona udział przy ustalaniu treści regulaminu pracy. W przypadku gdy organizacji jest kilka, to powinny one ustalić wspólnie uzgodnione stanowisko. Mogą w tym celu wyłonić wspólną reprezentację. W razie nieprzedstawienia wspólnego stanowiska w terminie 30 dni, bądź niewyrażenia przez związki zgody na ustalenie lub zmianę systemów i rozkładów czasu pracy, pracodawca może ustalić treść regulaminu pracy samodzielnie. Jednakże okresy rozliczeniowe, o których mowa w art. 129 par. 2 k.p. (okres rozliczeniowy przedłożony do sześciu miesięcy) oraz art. 135 par. 2 i 3 k.p. (okresy rozliczeniowe do trzech i czterech miesięcy), mogą być w takiej sytuacji wprowadzone dopiero po uprzednim zawiadomieniu właściwego inspektora pracy.