Czy pracodawca sam ustali termin urlopu

Pan Maciej planuje wyprawę turystyczną na antypody. Postanowił przez kilka lat nie brać urlopu wypoczynkowego, aby uzbierać odpowiednio długi czas wolny. Czy pracodawca może zmusić go, aby wykorzystał go wcześniej, nawet w niedogodnym dla niego terminie?

TAK

Generalnie pracownik powinien wykorzystać urlop w roku, w którym nabył do niego prawo, a pracodawca ma obowiązek w takim terminie go udzielić. Oczywiście zdarzają się sytuacje, w których musi być przesunięty na rok następny. Może to być wynikiem np. szczególnych potrzeb podwładnego lub pracodawcy, długiej nieobecności w pracy m.in. z powodu choroby lub korzystania z uprawnień rodzicielskich. Wszystkie te sytuacje wymienia kodeks pracy, ustalając przy tym ostateczny termin, w którym zaległy urlop wypoczynkowy musi być wykorzystany. Jest to 30 września kolejnego roku kalendarzowego.

Przepisy nie rozstrzygają jednak, co w sytuacji, gdy pracownik nie chce skorzystać z przysługującego mu wypoczynku. Dlatego jedni eksperci prawa pracy uznają, że jednostronne wyznaczenie terminu urlopu przez pracodawcę jest wtedy dopuszczalne. Zwłaszcza gdy wszelkie próby jego ustalenia w porozumieniu z pracownikiem są przez niego ignorowane. Inni taką możliwość wykluczają, uznając, że do urlopu zaległego należy stosować ogólną regułę udzielania wypoczynku, zgodnie z którą powinien być ustalany zawsze w porozumieniu z podwładnym. Sąd Najwyższy, jak się wydaje, opowiada się jednak za pierwszym z prezentowanych poglądów. Przypomniał, że zgodnie z art. 168 kp urlopu niewykorzystanego zgodnie z planem urlopów należy pracownikowi udzielić najpóźniej do końca pierwszego kwartału (obecnie do 30 września) następnego roku kalendarzowego. W takim przypadku, zdaniem SN, pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopu, lecz musi mu go udzielić w terminie określonym w powołanym przepisie. Podobnie SN orzekł z 25 stycznia 2005 r. uznając, że zastosowanie art. 168 k.p. nie jest zależne od zgody pracownika.

Z wyroków tych wynika więc, że w razie uchylania się pracownika od ustalenia terminu wykorzystania zaległego urlopu pracodawca sam może go ustalić (najlepiej aby zasady postępowania pracodawcy w takiej sytuacji były określone np. w regulaminie pracy). W efekcie pracownik może być zmuszony do wykorzystania go w terminie dla siebie niedogodnym.

Podstawa prawna

Art. 164–167, art. 168 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.).

Wyrok SN z 2 września 2003 r. (sygn. akt I PK 403/02, OSNAPiUS 2004 nr 18, poz. 310).

Wyrok SN z 25 stycznia 2005 r. (sygn. akt I PK 124/05, OSNAPiUS 2006 nr 23-24, poz. 354)

Czy zaległe wolne można zamienić na ekwiwalent

Pod koniec przyszłego roku zamierzam przejść na emeryturę – pisze pan Antoni. – W związku z tym postanowiłem nie wziąć urlopu w tym i przyszłym roku, aby na odejście dostać za niego ekwiwalent. Czy szef musi uszanować taką decyzję?

NIE

Pracodawca ma bowiem obowiązek udzielenia urlopu na bieżąco. Nie wolno mu pominąć w planie urlopów wypoczynku pracownika, i z góry zakładać, że przez dwa lata nie pójdzie on na urlop. Może się oczywiście zdarzyć, że z obiektywnych powodów nie wykorzysta on go w zaplanowanym terminie. Ale i w takiej sytuacji nie ma pewności, że uda mu się zamienić cały zaległy i bieżący urlop na ekwiwalent pieniężny. W okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym czasie pracodawca mu go udzieli. Od szefa zależy zatem, czy podwładny w okresie wypowiedzenia skorzysta z urlopu, czy na odejście dostanie ekwiwalent.

Wysłanie pracownika na przymusowy urlop możliwe jest jednak tylko w okresie wypowiedzenia (bez względu na to, która strona jest jego inicjatorem) i nie jest dopuszczalne w sytuacji, gdy do rozwiązania umowy o pracę dochodzi w innym trybie, np. na mocy porozumienia stron. Jeśli zatem pracownikowi uda się doprowadzić do rozwiązania umowy w tym trybie, pracodawca będzie musiał zapłacić mu za cały niewykorzystany urlop.

Podstawa prawna

Art. 1671, art.168 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.).

Czy jest możliwe, że wolne dni przepadną

Ze względu na długi czas przebywania na zwolnieniu lekarskim i inne usprawiedliwione nieobecności pani Urszula ma niewykorzystane urlopy z lat wcześniejszych. Teraz znów jest na zwolnieniu, a za pół roku rozpocznie urlop macierzyński. Czy może stracić prawo do urlopów za wcześniejsze lata?

TAK

Prawo do urlopu wypoczynkowego przedawnia się z upływem trzech lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym pracownik nabył prawo do niego lub najpóźniej od upływu terminu wykorzystania urlopu zaległego, jeżeli zostało ono przesunięte na następny rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy. Urlopu niewykorzystanego w danym roku należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Oznacza to, że urlop za 2013 r. przedawni się najpóźniej 30 września 2017 r., a np. za rok 2014 najpóźniej 30 września 2018 r.

Okres przebywania na zwolnieniu lekarskim lub na urlopie macierzyńskim i rodzicielskim nie mają wpływu na bieg przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy. Jeśli więc pracownica nie skorzysta z urlopu w odpowiednim czasie, może jej przepaść. Inaczej byłoby, gdyby była na urlopie wychowawczym. Wtedy bieg przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu.

Podstawa prawna

Art. 291 par. 1, art. 2931 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.).

Wyrok SN z 11 kwietnia 2001 r. (sygn. akt I PKN 367/2000, OSNP 2003/2/38).

Czy świadczenie urlopowe przejdzie na rok następny

Pan Łukasz pracuje w firmie, w której wypłacane jest tzw. świadczenie urlopowe, nie był na urlopie w ubiegłym roku. Teraz chciałby wziąć zarówno urlop zaległy, jak i bieżący. Czy dostanie takie świadczenie za dwa lata?

NIE

Świadczenie urlopowe przysługuje tylko raz w roku i pod warunkiem, że pracownik skorzysta z urlopu wypoczynkowego w wymiarze 14 kolejnych dni kalendarzowych. Nie chodzi tu jednak o wykorzystanie 14 kolejnych dni urlopu wypoczynkowego, ale o 14 kolejnych dni wypoczynku. Korzystanie z urlopu w danym roku w odpowiednim wymiarze jest więc warunkiem koniecznym. Nie ma znaczenia, czy podwładny korzysta z urlopu zaległego czy bieżącego. Natomiast osobie, która w danym roku nie była na urlopie, świadczenie takie nie przysługuje.

Pracownik w danym roku kalendarzowym mógłby otrzymać świadczenie urlopowe dwa razy tylko wtedy, gdy w trakcie roku po skorzystaniu z takiego uprawnienia u jednego pracodawcy zmienił pracę i trafił do nowej firmy, w której również spełnił warunki do jego otrzymania.

Podstawa prawna

Art. 3 ust. 2 i ust. 5 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 800).

Czy dni na żądanie muszę wykorzystać tym samym terminie

Pan Andrzej nie skorzystał w tym roku z przysługującego mu urlopu. Ostatnio uległ wypadkowi i nie będzie go w pracy do końca roku. Czy cały zaległy urlop będzie musiał wykorzystać do 30 września przyszłego roku?

NIE

Zgodnie ze stanowiskiem Głównego Inspektoratu Pracy urlop wypoczynkowy udzielany pracownikowi w terminie późniejszym niż rok kalendarzowy, w którym nabył do niego prawo, jest urlopem zaległym. Granicą czasową jego udzielenia jest koniec pierwszego kwartału (obecnie 30 września) następnego roku kalendarzowego, niezależnie od tego, czy przyczyny powodujące to przesunięcie leżą po stronie pracodawcy, czy pracownika.

Ten obowiązek nie dotyczy czterech dni urlopu na żądanie pracownika. Oznacza to, że do 30 września pracownicy mają obowiązek wykorzystać tylko zwykły urlop zaległy. Natomiast dni niewykorzystanego np. w 2016 r. urlopu na żądanie „przechodzą” na 2017 r., jako „normalny” urlop, ale pracodawca nie może domagać się wykorzystania ich do końca III kwartału 2017 r. W planie urlopów pracownik może więc wpisać dowolny termin ich wykorzystania i łączyć ten urlop z dniami zwykłego urlopu wypoczynkowego. 

Podstawa prawna

Art. 168 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.).

Stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z 7 kwietnia 2008 r. w sprawie terminu udzielania pracownikom zaległego urlopu na żądanie (GPP-110-4560-170/08/pe).