Wprowadzenie nowego regulaminu wynagradzania powoduje zmianę warunków pracy i płacy pracowników. Zgodnie z art. 24113 par. 1 k.p. korzystniejsze postanowienia regulaminu wynagradzania zastąpią w dniu jego wejścia w życie dotychczasowe warunki zatrudnienia. Postanowienia mniej korzystne od dotychczasowych wymagają zastosowania wypowiedzeń zmieniających.

Teoretycznie możliwe jest, że wszystkie postanowienia nowego regulaminu są bardziej korzystne od dotychczas obowiązujących postanowień. W praktyce taka sytuacja występuje niezwykle rzadko. Bardzo trudno jest bowiem wykluczyć, że nowy regulamin w odniesieniu do każdego ze swych postanowień polepsza sytuację pracowników. Zmiana na niekorzyść, choćby była jedynie marginalna, powoduje konieczność wręczenia wypowiedzeń zmieniających.

Pierwszym krokiem pracodawcy w takiej sytuacji powinno być zaproponowanie pracownikom zawarcia porozumień zmieniających. Jeżeli jednak nie jest to możliwe, konieczne będzie wręczenie wypowiedzeń warunków pracy i płacy. Zgodnie z art. 24113 par. 2 k.p. przy wypowiadaniu warunków zatrudnienia w opisywanej sytuacji nie mają zastosowania przepisy ograniczające dopuszczalność wypowiadania warunków umowy o pracę. Oznacza to, że pracodawca może wręczyć wypowiedzenie zmieniające również pracownikom szczególnie chronionym.

Zgodnie z jednym z orzeczeń SN (wyrok z 17 maja 2007 r., III BP 5/07) do wypowiedzeń zmieniających należy stosować ustawę z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Jeżeli zatem pracodawca zatrudniający kilkudziesięciu pracowników chce zmienić warunki zatrudnienia im wszystkim, musi zastosować procedurę zwolnień grupowych. Jak wskazał SN wynika to z odesłania zawartego w art. 42 par. 1 k.p., które nakazuje w stosunku do wypowiedzeń zmieniających stosować odpowiednio przepisy o wypowiadaniu umów. Pracodawca musi więc przeprowadzić całą procedurę zwolnień grupowych, tj. o fakcie zmiany warunków zatrudnienia zawiadomić właściwy urząd pracy, związki zawodowe bądź przedstawicieli pracowników, przeprowadzić proces konsultacji itp. W konsekwencji wypowiedzenia zmieniające, które zostaną wręczone z naruszeniem procedury zwolnień grupowych, będą wypowiedzeniami naruszającymi przepisy o wypowiadaniu umów o pracę.