W celu sprawnego zarządzania personelem przedsiębiorcy coraz częściej stosują nowoczesne metody weryfikacji kompetencji pracowników, np. testy umiejętności. Nierzadko powierzają wykonanie takich badań wyspecjalizowanym firmom zewnętrznym. Czy można zobowiązać pracownika do wzięcia udziału w takim teście? Kiedy można powierzyć jego wykonanie innej firmie?
Prawo pracodawcy do oceny wykonywania obowiązków przez zatrudnionych jest jednym z podstawowych elementów realizacji stosunku pracy. Wynika on z podporządkowania pracownika, obowiązku organizacji pracy przez zatrudniającego i kontroli nad prawidłowością przebiegu powierzonych zadań.
Do oceny podwładnych odwołuje się wprost art. 94 pkt 9 k.p., który nakazuje, aby kryteria takiej oceny były obiektywne i sprawiedliwe. Dlatego pracodawca może zobowiązać zatrudnionego do wykonania zadania pozwalającego mu ocenić jego pracę, np. testu kompetencji.
Trzeba jednak pamiętać, że wyniki takich badań stanowią dane osobowe pracowników. Artykuł 221 k.p. przewiduje zamknięty katalog informacji, jakie zatrudniający może zbierać od pracownika. Nie przewiduje on gromadzenia danych obejmujących wyniki testów umiejętności. Jednak oprócz wspomnianego zamkniętego katalogu pracodawca może także zbierać od podwładnego dane osobowe, które wiążą się z samym wykonywaniem obowiązków zawodowych – np. dane o osiąganych wynikach pracy. Zatem jeżeli testy mają charakter badań wiedzy i są bezpośrednio związane z pracą wykonywaną przez zatrudnionych, to nie jest konieczne uzyskiwanie zgody tych ostatnich na przechowywanie przez pracodawcę wyników takich badań.
Natomiast jeżeli testy umiejętności wykraczają poza zakres obowiązków pracowniczych (np. będą określały poziom inteligencji pracowników albo dotyczyły ich hobby), zbieranie i przetwarzanie danych (obejmujących przebieg i wyniki testów) jest dopuszczalne, jeżeli poszczególni pracownicy wyrażą na nie zgodę.
Zaangażowanie w ten proces firmy zewnętrznej wymaga zawarcia umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych. Dodatkowe wymogi muszą być spełnione, jeżeli podmiot zewnętrzny ma siedzibę poza terytorium UE (z wyjątkiem określonych krajów) albo nawet mieści się na terytorium Unii, ale przy realizacji testów będzie korzystał z serwerów fizycznie mieszczących się poza jej granicami.
Karolina Schiffter adwokat, Kancelaria Raczkowski Paruch / Dziennik Gazeta Prawna