Menedżerowie z rozrzewnieniem wspominają czasy, kiedy na ogłoszenie o pracę spływały dziesiątki, a nawet setki życiorysów kandydatów. Obecnie znacznie mniej kandydatów nadsyła swoje oferty, nierzadko uczestniczą oni w kilku rekrutacjach naraz, co wymusza szybsze podejmowanie decyzji przez firmy. Do takiego stanu rzeczy w dużej mierze przyczyniła się emigracja Polaków związana z naszym wejściem do Unii Europejskiej i odpływ pracowników z polskiego rynku pracy.

Firmom coraz trudniej jest poradzić sobie z przyciągnięciem kandydatów do firmy, co sprawia, że możliwości wyboru optymalnego kandydata na stanowisko są ograniczone. A ci, którzy się zgłaszają, często, po lekturze artykułów o rynku pracownika pewni swojej mocnej pozycji negocjacyjnej, stawiają nierealistyczne żądania.

Trudności pracodawców wynikają również z tego, że kandydaci są coraz lepiej przygotowani do rekrutacji, wiedzą, jak radzić sobie podczas rozmów kwalifikacyjnych i mają gotowe odpowiedzi na szablonowe pytania. Jeszcze kilka lat temu kandydat zapytany o swoje słabe strony zastanawiał się przez chwilę, obecnie często recytuje politycznie poprawną odpowiedź (np. jestem pracoholikiem, angażuję się bez pamięci). Na rynku pojawiło się wiele poradników kształtujących zachowania i wypowiedzi kandydatów podczas rozmów kwalifikacyjnych. Na uczelniach działają biura karier, poza nimi - doradcy zawodowi, dostępne są różnorodne szkolenia z zakresu autoprezentacji.

Wstępna selekcja

Jak w takiej sytuacji nie popełnić błędu? Technikami pomocnymi we wstępnym selekcjonowaniu kandydatów jest zarówno analiza nadesłanych dokumentów, rozmowa telefoniczna, wywiad oraz weryfikacja referencji. Wszystkie sprawdzają się, o ile dobrze przygotowaliśmy opis stanowiska i profil osobowy kandydata. Właściwego wyboru możemy dokonać jedynie, kiedy mamy jasno sprecyzowane kryteria dotyczące np. wykształcenia, doświadczenia, wymaganych oraz pożądanych kompetencji, dopasowania do kultury organizacyjnej firmy.

Weryfikacja zgłoszenia

Analiza dokumentów polega na ocenie zarówno formy, jak i treści. Forma przesłanych dokumentów może świadczyć o staranności, umiejętności jasnego, przejrzystego przekazywania informacji. Wciąż zdarzają się kandydaci, którzy wysyłają korespondencję seryjną, nie zmieniając nazwy firmy adresata w liście motywacyjnym. Jeśli poszukujemy osoby z biegłą znajomością edytorów tekstu, wtedy dokumenty kandydata traktujemy jako próbkę umiejętności.

W zakresie treści dokumentów sprawdzamy, czy nie ma luk w historii wykształcenia lub zatrudnienia, czy poziom osiągnięć kandydata jest zgodny z jego wiekiem, umiejętnościami, kwalifikacjami. Na pewno warto od razu na życiorysie zaznaczać miejsca, o które chcemy dopytać w rozmowie. To również pokazuje kandydatowi, że jesteśmy przygotowani do rozmowy i poświęciliśmy czas na zapoznanie się z jego dokumentami.

Przeczytane zgłoszenia warto podzielić na trzy kategorie: zdecydowanie warto się spotkać, być może warto się spotkać i nieodpowiednie.

Rozmowa kwalifikacyjna

Następnym etapem jest zaproszenie wybranych kandydatów na spotkanie. Rozmowa telefoniczna może być jedynie formą zaproszenia, ale także może posłużyć jako rozmowa wstępna. W tym drugim przypadku należy uprzedzić o tym kandydata, określić przybliżony czas trwania rozmowy i upewnić się, że kandydat może swobodnie rozmawiać.

Najczęściej tego typu rozmowa ma na celu upewnienie się, że pewien formalny wymóg jest spełniony (np. posiadanie własnego samochodu lub odpowiedniego certyfikatu), poznanie oczekiwań finansowych kandydata, sprawdzenie, w jaki sposób kandydat prowadzi rozmowę telefoniczną, czy nie ma wad wymowy. Wstępna rozmowa telefoniczna może odbyć się również w przypadkach, gdy do firmy aplikują kandydaci z innych miast, a nawet państw.

Kolejnym etapem procesu selekcji jest rozmowa kwalifikacyjna. Wielu menedżerów opiera ją na swojej intuicji, pierwszym wrażeniu, co nie zawsze jest dobre.

Najczęściej stosowaną techniką prowadzenia rozmowy jest wywiad biograficzny, który polega na systematycznym odtwarzaniu historii wykształcenia i zatrudnienia kandydata. Wywiad ten daje rekrutującemu podstawową wiedzę o zadaniach realizowanych przez kandydata, a w celu lepszego poznania interesujących nas obszarów konieczne jest zadawanie tzw. pytań drążących. Dużo ciekawszą, choć i wymagającą od menedżera (zarówno na etapie przygotowania, jak i podczas prowadzenia rozmowy) więcej pracy techniką jest tzw. wywiad behawioralny.

Testy wiedzy

Do uzupełniających metod selekcji należą również testy wiedzy (sprawdzenie, czy kandydat rzeczywiście posiada deklarowaną wiedzę), symulacje (np. rozmowa handlowa), prezentacje na zadany temat, próbki pracy (np. wykonanie fragmentu tłumaczenia tekstu na język obcy). Firmom zewnętrznym zleca się najczęściej przeprowadzenie testów psychologicznych i tzw. Assessment Centre.

Prowadząc spotkania rekrutacyjne, należy mieć świadomość, że nie wszystkie pytania, które chcielibyśmy zadać kandydatowi, są zgodne z kodeksem pracy, gdyż mogą być odbierane jako dyskryminujące. Zagadnieniem tym bliżej zajmiemy się w kolejnych odcinkach cyklu, bo w czasach, gdy nagrywanie rozmów dla przeróżnych celów zyskało tak wielką popularność, staje się ono szczególnie ważne.

Referencje

Referencje pisemne, dyplomy, wyróżnienia, naturalnie, mają swoje znaczenie, ale rozmowa z byłym pracodawcą, przełożonym czy kluczowym klientem może dostarczyć nam wiele dodatkowych informacji. Kandydat sam wskazuje osoby, które mają mu udzielić referencji - powinien je wcześniej o tym poinformować i uzyskać ich zgodę.

Prowadząc rozmowę referencyjną, należy być bardzo wrażliwym nie tylko na to, co rozmówca mówi, ale i w jaki sposób mówi. Wszelkie westchnięcia, zawahania w głosie, niejasne stwierdzenia powinny skłaniać nas do drążenia omawianych obszarów.

Przedmiotem rozmowy referencyjnej są najczęściej pytania dotyczące: czasu współpracy z naszym kandydatem, jego obowiązków, okoliczności rozwiązania umowy, zalet kandydata. Zdarzają się także pytania typu: jak mógłby pan/pani scharakteryzować współpracę z X?, albo czy X mógłby ponownie liczyć na zatrudnienie w pana/pani firmie?

SŁOWNIK POJĘĆ

Wywiad behawioralny. Z tego, jak kandydat zachował się w przeszłości, i w jaki sposób o tym opowiada (mówi również jego mowa ciała), możemy wnioskować o pewnych postawach i zachowaniach, które zaprezentuje w przyszłej pracy. Przykładowo, kiedy szukamy menedżera projektu, możemy przyjąć, że jednym z kryteriów, którymi będziemy kierować się przy wyborze kandydata - będzie jego umiejętność współpracy z innymi (konsultacji), a więc możemy zapytać np.: kiedy musiał wdrożyć projekt/program, który miał wpływ na inne części biznesu, albo poprosić o przytoczenie sytuacji, w której potrzebował współpracy innych działów lub poszczególnych pracowników z innych zespołów.

Assessment centre, czyli centrum oceny, składa się z serii różnorodnych zadań: testów (np. osobowościowych), wywiadów, prezentacji własnego stanowiska w konkretnej sprawie, ćwiczeń polegających na zdobywaniu i analizie informacji, zadań grupowych, symulacji. Zadania dobierane są w ten sposób, by móc w najlepszym stopniu rozpoznać cechy i umiejętności najważniejsze na danym stanowisku, a kryteria oceny są szczegółowo opisane.