Proszę o przykładowe rozliczenie za czerwiec pracownika, który chorował w kwietniu 5 dni. Przedtem jego płaca wynosiła 2200 zł, dodatek motywacyjny 120 zł oraz premia regulaminowa od 3 do 15 proc. płacy zasadniczej. Dodatkowe składniki były pomniejszane za dni absencji chorobowej, więc podlegały wliczeniu do podstawy wynagrodzenia chorobowego. Obecnie pensja wynosi 2500 zł, a widełki procentowe premii zostały bez zmian. Dodatek motywacyjny wzrósł do 150 zł. Kwietniowe wynagrodzenie chorobowe zostało obliczone m.in. z premii wynoszących odpowiednio za okres 12 miesięcy: 5, 3, 10, 7, 15, 12, 5, 10, 8, 15, 10 i 7 proc., suma premii wyniosła 2354 zł. Premie za kwiecień i maj wyniosły odpowiednio 8 i 15 proc.

ODPOWIEDŹ

Ze względu na to, że podwyżka wynagrodzenia w stałej miesięcznej stawce objęła wsteczny okres, należy odpowiednio przeliczyć należności takie, jak wynagrodzenie chorobowe czy zasiłki. Wzrost pensji to nie tylko wyrównanie składników płacowych obliczanych na bazie zasadniczej stawki, lecz także innych świadczeń, w tym związanych z niezdolnością do pracy. [ramka 1]

Podwyżka wsteczna

Jednym z obowiązkowych postanowień umowy o pracę jest wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia. W trakcie zatrudnienia warunki płacowe mogą się zmieniać zarówno na korzyść, poprzez podwyższenie pensji lub dodanie nowego składnika, jak i na niekorzyść, poprzez odebranie części pensji lub składników. Jakakolwiek zmiana musi jednak być ponownie wprowadzona do umowy o pracę w drodze porozumienia stron, czyli za obopólną zgodą pracownika i pracodawcy, lub wypowiedzenia zmieniającego. Jednym słowem, nowe warunki muszą być usankcjonowane pisemnie. W przypadku podwyżki wynagrodzenia zazwyczaj wystarcza porozumienie stron, bo pracownicy chętniej godzą się na wzrost. Do umowy o pracę dołącza się aneks, w którym ustala się również termin, od którego zaczną obowiązywać uzgodnione na nowo warunki płacy. Jeżeli nie wskazano takiej daty, to wchodzą one w życie w dniu zawarcia porozumienia.

Najczęściej zmodyfikowane wynagrodzenie przysługuje od określonej daty i dotyczy przyszłości, np. od nowego roku lub miesiąca. Jednak zdarza się, że pracodawca obejmuje podwyżką okres wsteczny, tzn. decyduje o przyznaniu podwyżki od jakiegoś terminu w przeszłości (co również powinno być uzgodnione z pracownikiem). Wówczas za okres między tym terminem a dniem wprowadzenia zmiany pracownikom przysługuje wyrównanie. Oznacza to taki stan faktyczny, w którym już wcześniej pracownicy mieli prawo do większej pensji.

Wzrost wynagrodzenia z mocą wsteczną to konieczność przeliczenia nie tylko samego wynagrodzenia zasadniczego w celu obliczenia kwoty wyrównania, lecz także wszystkich innych dodatkowych składników, które pracownik otrzymuje i których podstawą ustalania jest właśnie stawka zasadnicza. Przykładowo może to być dodatek za staż pracy, za godziny nadliczbowe, za przestój lub premia. Oprócz samych składników wynagrodzenia ponownemu przeliczeniu podlegają także inne świadczenia ze stosunku pracy wypłacone pracownikowi w okresie objętym podwyżką z mocą wsteczną. Wyrównanie dotyczy świadczeń, przy obliczaniu których brane jest pod uwagę zmienione wynagrodzenie zasadnicze (stawka osobistego zaszeregowania). Chodzi tu m.in. o wynagrodzenie chorobowe i zasiłki z ubezpieczenia społecznego.

Podwyższenie chorobowego

Wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek podlega ponownemu przekalkulowaniu w związku z podwyżką pensji, o ile zmiana obejmuje miesiące uwzględniane w podstawie wymiaru danego świadczenia. Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego i zasiłków tworzy przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, a za okres krótszy w razie mniejszej liczby miesięcy przepracowanych. Za wynagrodzenie uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku uważa się przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz chorobowe finansowanych ze środków pracownika.

Premie, nagrody i inne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy miesięczne wlicza się do podstawy zasiłkowej w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do ustalenia tej podstawy. Jeżeli w okresie, z którego ustala się podstawę, nastąpiła zmiana w wysokości wynagrodzenia z powodu zmiany stanowiska pracy lub modyfikacji warunków płacowych ustalonych w umowie o pracę i zmiana nie była spowodowana przejściem na inny wymiar czasu pracy, to podstawę oblicza się jako średnią wynagrodzenia z 12 miesięcy przed zachorowaniem. Innymi słowy, zmiana wynagrodzenia nie powoduje przeliczeń. Inaczej jest, jeśli pracownik otrzymuje podwyżkę i wyrównanie wynagrodzenia za okres wcześniejszy, wtedy jest brany do ustalenia podstawy zasiłkowej. Wówczas konieczne jest powtórzenie obliczeń i przyjęcie odpowiednio wyższego przychodu po zmianach. U omawianego pracownika trzeba przeliczyć wynagrodzenie chorobowe za kwiecień, które zostało ustalone z wynagrodzeń za okres od kwietnia 2015 r. do marca 2016 r. Obliczenia będą się różnić o wysokość poborów za marzec, bo tylko tego miesiąca z powyższego okresu dotyczy podwyżka. Dlatego w podstawie wymiaru powinno być ujęte wynagrodzenie wraz z premią, w wyższej wartości. [ramka 2]

W czerwcu pracownik powinien otrzymać wyrównanie wynagrodzenia zasadniczego i premii za okres od marca do maja, oraz wyrównanie wynagrodzenia chorobowego za kwiecień. Raportów rozliczeniowych za kwiecień nie należy korygować, gdyż przedstawiały ówczesny stan faktyczny. Składki zostały rozliczone od obowiązujących wtedy stawek wynagrodzeń. Wyrównania należy wykazać dopiero w dokumentach do ZUS za czerwiec, tj. za miesiąc wypłaty.

Składniki zaliczkowe

Jeżeli w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru zasiłku chorobowego, niektóre składniki wynagrodzenia zostały wypłacone zaliczkowo, do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się te składniki w wysokości zaliczki, a po ich wyrównaniu podstawę wymiaru zasiłku przelicza się, uwzględniając te składniki, i wyrównuje zasiłek. Taką wykładnię prezentuje też ZUS. Dotyczy to sytuacji, gdy np. premie lub prowizje są wypłacane jedynie częściowo. Wtedy do podstawy zasiłkowej przyjmuje się je w wysokości faktycznej, a dopiero po wypłaceniu reszty składnika przelicza się podstawę i wyrównuje zasiłek. [przykład 1]

Przyznany, ale niewypłacony

Jeżeli składniki wynagrodzenia uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku przysługują, lecz nie zostały wypłacone do czasu ostatecznego sporządzenia listy wypłat zasiłków, do podstawy wymiaru przyjmuje się te składniki w wysokości wypłaconej za poprzednie okresy. [przykład 2]

Jeżeli omawiane składniki wynagrodzenia nie zostały wypłacone również za okresy poprzednie, podstawę wymiaru zasiłku ustala się bez nich, a po ich wypłaceniu podstawę wymiaru się przelicza, uwzględniając te składniki, oraz wyrównuje wysokość zasiłku. 

PRZYKŁAD 1

Premia z góry

Pracownik z powodu kontuzji kolana był niezdolny do pracy od 1 do 15 czerwca 2016 r. Otrzymuje miesięczne wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 2400 zł oraz ma prawo do kwartalnej premii, która jest wypłacana co miesiąc w kwocie zaliczkowej w wysokości 400 zł. Z końcem danego kwartału pracodawca wypłaca pracownikowi wyrównanie premii. Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie pracownika za okres od czerwca 2015 r. do maja 2016 r. Pracownik za II (za czerwiec 2015 r.), III i IV kwartał 2015 r. otrzymał prowizję w łącznej wysokości 3414,50 zł (3957 zł – 13,71 proc.), za I kwartał 2016 r. w wysokości 1496,27 zł (1734 zł – 13,71 proc.) oraz za kwiecień i maj po 345,16 zł (400 zł – 13,71 proc.). Zatem wysokość chorobowego za 15 dni czerwca wynosi 1015,05 zł, co wynika z poniższych wyliczeń:

● [(2400 zł – 13,71 proc.) x 12 + 3414,50 zł + 1496,27 zł + 690,32 zł] : 12 = 2537,72 zł,

● 2537,72 zł : 30 = 84,59 zł x 80 proc. = 67,67 zł x 15 dni = 1015,05 zł

W lipcu 2016 r. pracodawca wypłaci wyrównanie premii za II kwartał w wysokości 330,49 zł (383 zł – 13,71 proc.). Należy wypłacić pracownikowi wyrównanie w wysokości zł, co wynika z wyliczenia:

● 330,49 zł : 3 = 110,16 zł,

● premie za kwiecień i maj wynoszą po 455,32 zł, a nie po 345,16 zł

Pracodawca musi doliczyć do podstawy wymiaru chorobowego kwotę 910,64 zł (455,32 zł x 2) i obliczyć kwotę wyrównania:

● [(2400 zł – 13,71 proc.) x 12 + 3414,50 zł + 1496,27 zł + 910,64 zł] : 12 = 2556,08 zł,

● 2556,08 zł : 30 = 85,20 zł x 80 proc. = 68,16 zł x 15 dni = 1022,40 zł

● obliczenie wyrównania: 1022,40 zł – 1015,05 zł = 7,35 zł

PRZYKŁAD 2

Firma nie zdążyła

Pracownik w lipcu stał się niezdolny do pracy z powodu choroby i ma prawo do zasiłku chorobowego. Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje sie? wynagrodzenie za okres od lipca 2015 r. do czerwca 2016 r. oraz premię miesięczną za te miesiące. Premia za czerwiec 2016 r. nie została wypłacona do czasu sporządzenia listy wypłat zasiłków. Do podstawy wymiaru zasiłku należy przyjąć więc premię wypłaconą za okres od lipca 2015 r. do kwietnia 2016 r. oraz premię za maj w podwójnej wysokości.

W przypadku, o którym mowa, wypłata premii i innych składników wynagrodzenia po ustaleniu podstawy wymiaru zasiłków nie powoduje ponownego ustalenia tej podstawy. 

RAMKA 1

Ile do wypłaty w czerwcu

W czerwcu powinno być więc wypłacone nowe wynagrodzenie oraz wyrównania za okres od marca do maja, tj.:

● wyrównanie pensji zasadniczej: 850 zł [(2500 zł – 2200 zł) x 2 m-ce] + 250 zł, tj. wynagrodzenie za przepracowaną część kwietnia po przeliczeniu, czyli:

- było – 2200 zł : 30 = 73,33 zł x 5 dni = 366,65 zł; 2200 zł – 366,65 zł =1833,35 zł;

- po przeliczeniu – 2500 zł : 30 = 83,33 zł x 5 dni = 416,65 zł; 2500 zł – 416,65 zł = 2083,35 zł;

- różnica – 250 zł;

● wyrównanie premii:

Łącznie wyrównanie to 351,50 zł (250 zł + 21 zł + 28 zł + 52,50 zł).

Premia

Marzec

Kwiecień

Maj

Była

154 zł

172 zł

322,50 zł

Po podwyżce

175 zł

200 zł

375 zł

Różnica

21 zł

28 zł

52,50 zł

RAMKA 2

Konieczne powtórne obliczenia

Premia za marzec po zmianie wynosi więc 175 zł (2500 zł x 7 proc.), a nie 154 zł (2200 zł x 7 proc.), jak wcześniej. Natomiast cały przychód za marzec wynosi 2825 zł (2500 zł + 150 zł + 175 zł), po odliczeniu zaś części składkowej – 2437,69 zł (2825 zł – 13,71 proc.).

Cała podstawa wymiaru oraz wysokość wynagrodzenia chorobowego wynoszą:

● przed zmianą:

- podstawa wymiaru: 2171,20 zł (suma wypłaconych wynagrodzeń, dodatku oraz premii za okres kwiecień–marzec, podzielona przez 12 i po odliczeniu 13,71 proc.);

- wynagrodzenie chorobowe: 289,50 zł (2171,20 zł : 30 = 72,37 zł x 80 proc. = 57,90 zł x 5 dni);

● po zmianie:

- podstawa wymiaru: 2196,44 zł (suma wypłaconych wynagrodzeń, dodatku oraz premii za okres kwiecień–luty po staremu oraz za marzec po przeliczeniu, podzielona przez 12 i po odliczeniu 13,71 proc.);

- wynagrodzenie chorobowe: 292,85 zł (2196,44 zł : 30 = 73,21 zł x 80 proc. = 58,57 zł x 5 dni);

● wyrównanie wynagrodzenia chorobowego: 3,35 zł (292,85 zł – 289,50 zł). 

Podstawa prawna

Art. 3 pkt 3, art. 36 ust. 1, art. 42 ust. 1 i 5 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 372).

Polecany produkt: PFRON. Rewolucja we wpłatach >>