Rekrutacja do firmy powinna rozpocząć się od gruntownego przeanalizowania stanu zasobów ludzkich. Warto przyjrzeć się temu, kto w firmie czym się zajmuje i odpowiedzieć sobie na pytanie: kogo właściwie poszukujemy? Odejście pracownika nie zawsze musi skutkować zatrudnieniem następnej osoby na dokładnie to samo stanowisko i z identycznymi kwalifikacjami. Może okazać się, że część obowiązków danego stanowiska w praktyce wykonuje ktoś inny albo mamy nowe potrzeby w związku z planami rozwoju. Przykładowo nie musimy szukać wykwalifikowanej asystentki dla dyrektora handlowego, bo skomplikowane raporty finansowe dla niego już od dawna wykonuje nasza kadrowa. Potrzebna jest za to mniej doświadczona recepcjonistka, ale ze znakomitym angielskim i komunikatywnym rosyjskim, bo planujemy rozszerzenie kontaktów ze Wschodem.

Rada: warto zastanowić się, czy powstały po odejściu pracownika wakat możemy zapełnić osobą spośród pracowników własnej firmy.

Opis stanowiska pracy

Punktem wyjścia do rozpoczęcia rekrutacji powinny być przynajmniej dwa dokumenty: opis stanowiska pracy oraz profil osobowy pracownika. Opis stanowiska pracy pozwala przeanalizować pracę wykonywaną na danym stanowisku, podległości służbowe (komu podlega, kim zarządza, z kim współpracuje), zakres obowiązków, wymagane kwalifikacje, warunki pracy i pakiet świadczeń. Ważne jest, by przy jego sporządzaniu nie przeważało myślenie życzeniowe, automatyczne wpisywanie np. wykształcenia wyższego - rozumianego jako magister z dyplomem czy bardzo dobra znajomość języka obcego - nawet na stanowiskach, gdzie nie ma kontaktu z tym językiem.

Przyjęcie kandydata o zbyt wysokich kwalifikacjach jest niekorzystne dla obu stron. Pracownik ma poczucie, że jego umiejętności nie są odpowiednio wykorzystywane, nie rozwija się, a nawet traci pewne umiejętności i w konsekwencji szybko rozpoczyna poszukiwanie nowej pracy. Dla pracodawcy oznacza to przede wszystkim wyższe koszty stałe, a finalnie - konieczność zatrudnienia następcy, czyli koszty pozyskania, wyselekcjonowania i wdrożenia kolejnego pracownika.

Ogłoszenie musi trafić do adresata

Po zdefiniowaniu profilu stanowiska i profilu kandydata należy zastanowić się, jak zachęcić go do pracy w naszej firmie, czyli wysłać właściwy komunikat w odpowiednie miejsca.

Przed umieszczeniem ogłoszenia w ogólnopolskiej gazecie warto odpowiedzieć sobie na pytanie, czy czyta ją nasza grupa docelowa? Może korzystniej będzie zamieścić ogłoszenie w prasie wyspecjalizowanej dla określonych grup, np.: Media & Marketing - dla specjalistów z dziedziny marketingu, Personel i Zarządzanie - dla osób zajmujących się sprawami kadrowymi. Przedstawiciela medycznego możemy zaś poszukiwać np. na www.pfm.pl - portalu farmaceutyczno-medycznym. Do najczęściej uczęszczanych obecnie miejsc w internecie należą portale społecznościowe, dlatego wielu pracodawców decyduje się na zamieszczenie ogłoszenia właśnie tam (np. na www.goldenline.pl).

Przed umieszczeniem ogłoszenia warto jednak dobrze przemyśleć jego treść. Oprócz tytułu stanowiska i oczekiwań wobec kandydatów należy napisać kilka zachęcających słów o firmie i o tym, co oferuje zatrudnionym kandydatom (unikając przy tym niejasnych określeń, np. godziwe wynagrodzenie). Ważne jest też, by ogłoszenie było zgodne z obowiązującym kodeksem pracy i nikogo nie dyskryminowało.

Zlecenie rekrutacji agencjom

Jeśli nie mamy w firmie osób, które mogłyby profesjonalnie przeprowadzić proces rekrutacji, można skorzystać z wyspecjalizowanych firm doradztwa personalnego lub agencji pracy czasowej. Firmy te ponoszą odpowiedzialność za rzetelność wykonania procesu, a często również umowa obejmuje gwarancję bezpłatnego ponownego przeprowadzenia procesu w sytuacji, gdyby kandydat nie sprawdził się lub odszedł przed ustalonym przez strony czasem.

OPIS STANOWISKA I PROFIL OSOBOWY

OPIS STANOWISKA PRACY

• NAZWA STANOWISKA

• OGÓLNA CHARAKTERYSTYKA

• ZAKRES OBOWIĄZKÓW

• WYMAGANE KWALIFIKACJE (wykształcenie, doświadczenie, umiejętności lub szkolenia niezbędne do objęcia stanowiska)

• ZAKRES ODPOWIEDZIALNOŚCI (np. za innych pracowników, sprzęt, materiały)

• ŚRODOWISKO PRACY (miejsce, warunki i godziny pracy)

• WARUNKI EKONOMICZNE (pakiet świadczeń finansowych i pozafinansowych)

• MOŻLIWOŚCI AWANSU

PROFIL OSOBOWY opisuje kompetencje, czyli zakres wiedzy, umiejętności, predyspozycji, doświadczeń oraz cech charakteru osoby zatrudnionej na danym stanowisku, najczęściej w układzie:

• elementy niezbędne - praca nie może być wykonywana bez odpowiednich cech i umiejętności pracownika,

• elementy pożądane - to dodatkowe atuty kandydata, szczególnie pomocne kryterium oceny, gdy pracodawca będzie zmuszony wybrać jednego spośród kilku podobnych kandydatów,

• elementy niewskazane - to cechy, których obecność praktycznie uniemożliwia wykonywanie danej pracy.