Obowiązek wydania regulaminu pracy istnieje w przypadku zatrudniania co najmniej 20 pracowników, którzy nie są objęci układem zbiorowy pracy. Ustalając, czy w danym zakładzie pracy zatrudnionych jest co najmniej 20 takich pracowników należy wziąć pod uwagę wszystkich pracowników bez względu na to, jaki jest wymiar czasu ich pracy, podstawa nawiązania stosunku pracy oraz to, czy są zatrudnieni na czas określony czy nieokreślony. Nie należy zapominać o pracownikach przebywających np. na urlopach bezpłatnych czy wychowawczych. Możliwe jest, że konieczne będzie wydanie regulaminu wynagradzania nawet wtedy, gdy u pracodawcy już obowiązuje układ zbiorowy pracy. Taka sytuacja może zaistnieć przykładowo w sytuacji, gdy sam układ przewiduje, że któraś z grup pracowników nie jest nim objęta. Jeżeli takich pracowników będzie co najmniej 20, regulamin należy wydać.

Regulamin wynagradzania ustala pracodawca, a jeżeli działa u niego zakładowa organizacja związkowa, konieczne jest uzgodnienie z nią jego treści. Inaczej sytuacja wygląda, jeżeli w zakładzie organizacji związkowych jest kilka. Wydają one wspólnie stanowisko w sprawie treści regulaminu. Mogą one pozytywnie zaopiniować regulamin, co pozwoli pracodawcy na jego wprowadzenie. Możliwe jest też wydanie przez nich opinii negatywnej - wtedy zgodnie z wyrokiem SN z 5 kwietnia 2007 r., I PK 255/06, pracodawca może regulować warunki płacy według standardów powszechnego prawa pracy. Jeżeli w ciągu 30 dni nie uda im się dojść do porozumienia (tzn. jeżeli wspólnego stanowiska nie wydadzą wszystkie organizacje związkowe albo przynajmniej wszystkie tzw. organizacje reprezentatywne), decyzje o jego wprowadzeniu pracodawca może wtedy podjąć samodzielnie, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk związków.

Wejście w życie regulaminu nie zawsze oznacza, że jego postanowienia automatycznie wejdą do treści warunków zatrudnienia poszczególnych pracowników. Ma to miejsce jedynie w odniesieniu do tych postanowień regulaminu, które są korzystniejsze od warunków dotychczas istniejących. Jeżeli jednak postanowienia regulaminu są mniej korzystne od dotychczasowych warunków płacy, (co oceniać należy w odniesieniu do każdego ze składników wynagrodzenia osobno), należy je wprowadzić do warunków zatrudnienia bądź przez zawarcie porozumień bądź poprzez wypowiedzenia zmieniające.