Gdy przedsiębiorca nie składa poprawnych dokumentów rozliczeniowych, ZUS sam je sporządzi lub skoryguje z urzędu. Dokonane zmiany można jednak zakwestionować
Każdy płatnik składek powinien mieć świadomość, jakie obowiązki wobec ZUS nakłada na niego w związku z prowadzoną działalnością czy zatrudnianiem pracowników ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa). Powszechnie wiadomo, że do zadań płatników należy obliczanie, potrącanie z dochodów ubezpieczonych i opłacanie należnych składek do ZUS. Do nich również należy składanie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych i przekazywanie innych wymaganych ustawą dokumentów i informacji. W pewnych przypadkach ustawodawca dopuścił jednak możliwość podejmowania przez organ z urzędu czynności dotyczących kont płatników składek i ubezpieczonych. Bez wątpienia celem ustawodawcy było przede wszystkim zapewnienie rzetelności i kompletności informacji gromadzonych na kontach w ZUS. [ramka]
Trzeba zawiadomić
ZUS może żądać od płatnika ponownego złożenia dokumentów związanych z ubezpieczeniami społecznymi, gdy dokumenty te złożone przez pracodawcę nie zostały zidentyfikowane w systemie informatycznym zakładu. Organ może poza tym korygować z urzędu stwierdzone błędy w dokumentach ubezpieczeniowych. Ale to nie wszystko. ZUS może również wprowadzać i korygować dane bezpośrednio na kontach ubezpieczonych lub kontach płatników składek, o czym powinien jednak powiadomić ubezpieczonych i płatników. Prawa i obowiązki ZUS oraz płatników składek i ubezpieczonych określają przepisy rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Zgodnie z nimi o podjęciu działań z urzędu ZUS ma obowiązek zawiadomić płatnika składek i ubezpieczonego. Jeżeli płatnik składek nie zgadza się z danymi zawartymi w dokumentach ubezpieczeniowych sporządzonych lub skorygowanych z urzędu albo z danymi wprowadzonymi lub skorygowanymi bezpośrednio na koncie ubezpieczonego lub płatnika składek, w terminie 14 dni od otrzymania informacji powinien przekazać do ZUS prawidłowe dokumenty. Nie będzie mógł jednak tego zrobić, gdy dane, z którymi się nie zgadza, wynikają z prawomocnej decyzji lub z prawomocnego wyroku sądu.
Ważne
Płatnik ma 14 dni na złożenie prawidłowych dokumentów po otrzymaniu zawiadomienia o sporządzeniu lub skorygowaniu ich z urzędu
Jeżeli natomiast to ubezpieczony dostrzegł błąd organu, ma 30 dni od dnia otrzymania informacji na złożenie do ZUS wniosku o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, w którym rozbieżności zostaną zbadane.
Przedsiębiorca nie zapłaci składek od każdej działalności

Zobacz również
O czym warto wiedzieć
Dlaczego te uprawnienia ZUS są tak ważne Załóżmy, że w wyniku czynności wyjaśniających lub po otrzymaniu przez ubezpieczonego informacji o stanie konta stwierdzono, iż na skutek błędów w danych podanych w zgłoszeniu do ubezpieczeń nie zostały zewidencjonowane na koncie ubezpieczonego wszystkie należne składki lub zewidencjonowane w niewłaściwej wysokości. Zakład dzięki uprawnieniom wynikającym z ustawy systemowej może skorygować te dane z urzędu bezpośrednio na koncie ubezpieczonego lub płatnika składek albo po złożeniu przez płatnika brakujących dokumentów (dokumentów korygujących).
Jeżeli stwierdzenie nieprawidłowości następuje w drodze decyzji lub protokołu kontroli, płatnik jest zobowiązany złożyć dokumenty w terminie 30 dni od otrzymania z zakładu zawiadomienia o stwierdzonych nieprawidłowościach lub od dnia uprawomocnienia się decyzji. W przypadku gdy płatnik składek już nie istnieje lub uzyskanie dokumentów ubezpieczeniowych nie jest możliwe, ZUS dokonuje korekty danych z urzędu bezpośrednio na koncie ubezpieczonego lub na koncie płatnika składek. Koryguje też z urzędu błędy stwierdzone w dokumentach albo wręcz sam sporządza te dokumenty. Gdyby takiego uprawnienia nie miał, a płatnik nie chciał lub nie mógł tego zrobić, na koncie ubezpieczonego istniałyby nieprawidłowości, z których zdawałby sobie sprawę zarówno ZUS, jak i często sam ubezpieczony. Mimo to błędne dane musiałby brać pod uwagę np. w postępowaniu o przyznanie świadczeń.
Już bez grzywny
Pamiętać jednak trzeba, że w razie stwierdzenia we własnym zakresie lub przez ZUS nieprawidłowości w dokumentach, przede wszystkim płatnik składek jest zobowiązany złożyć korekty w formie nowego dokumentu zawierającego prawidłowe dane. Jak wskazał Sąd Okręgowy w Nowym Sączu w wyroku z 17 września 2013 r., sygn. akt IV U 812/13, działanie ZUS z urzędu powinno być ograniczone tylko do tych przypadków, gdzie ZUS – przy wykorzystaniu innych dostępnych środków prawnych – nie może rzeczywiście wymusić na płatniku składek przedłożenia odpowiednich dokumentów. Co istotne, od 1 stycznia 2015 r. płatnik składek nie ma już obowiązku sprawdzania prawidłowości danych w przekazanych do ZUS imiennych raportach miesięcznych dotyczących danego roku kalendarzowego. Przepis ustawy systemowej nakładający taki obowiązek został bowiem uchylony, a co się z tym wiąże, nie ma już sankcji w postaci grzywny w stosunku do tych pracodawców, którzy tego nie uczynią. Jednak gdyby takie nieprawidłowości zostały stwierdzone, płatnicy powinni sporządzać korekty tych dokumentów.
Warto jeszcze wspomnieć o art. 48 ustawy systemowej, zgodnie z którym w sytuacji gdy płatnik nie złoży w terminie deklaracji rozliczeniowej, nie będąc z tego obowiązku zwolniony, zakład wyznacza podstawę wymiaru składek z urzędu. ZUS bierze pod uwagę wysokość składek wynikającą z ostatnio złożonej deklaracji rozliczeniowej, jednak nie uwzględnia wypłaconych zasiłków, po czym zawiadamia o tym płatnika. Jeśli jednak płatnik złoży w końcu deklarację rozliczeniową, ZUS skoryguje wymiar składek do wysokości wynikającej ze złożonego dokumentu.
Nie sposób zaprzeczyć, że konsekwencje nienależytej staranności czy nawet celowych błędów przy tworzeniu dokumentów do ZUS może ponieść płatnik, choć wobec likwidacji obowiązku sprawdzania prawidłowości przekazanych danych nie jest to już tak oczywiste. Zakład nie może jednak wyręczać płatników w wypełnianiu ustawowych obowiązków. Trzeba bowiem pamiętać, że upoważnienie ZUS do zastępowania płatnika w pewnych czynnościach ma przede wszystkim zapewnić poprawność zgromadzonych danych na kontach ubezpieczonych i płatników. ©?
Ważne
Możliwość wykonania pewnych obowiązków za płatnika przez organ rentowy nie oznacza, że przedsiębiorca jest z nich zwolniony. ZUS go wyręczy tylko wyjątkowo
Co wolno zrobić za płatnika
● zgłosić podwładnych do ubezpieczeń społecznych,
● wyrejestrować ubezpieczonego,
● sporządzić imienny raport miesięczny,
● zgłosić płatnika składek,
● wyrejestrować płatnika składek,
● sporządzić deklaracje rozliczeniowe oraz dokumenty je korygujące.
Podstawa prawna
Art. 34 ust. 1–2, art. 43, art. 46 ust. 1–3, art. 48, art. 48b ust. 1, art. 50 ust. 2k–2n ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 121 ze zm.).
Par. 24 rozporządzenia Rady Ministrów z 18 kwietnia 2008 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. nr 78, poz. 465 ze zm.).