Płatnicy mają obowiązek przekazać do ZUS informację o liczbie ubezpieczonych i wypadków, jakie zdarzyły się w zakładzie pracy w 2015 roku. Termin jej przekazania upływa w tym roku 1 lutego.
Marta Nowakowicz-Jankowiak, ekspert ds. wynagrodzeń / Dziennik Gazeta Prawna
Informacje zawarte w ZUS IWA stanowią podstawę do ustalenia indywidualnej stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe płatnika. Zatem po przesłaniu do ZUS informacji IWA płatnik do 20 kwietnia 2016 r. powinien otrzymać informację o ustalonej dla niego stopie procentowej składki. Jednak dzieje się tak wyłącznie w przypadku, gdy składa IWA trzeci rok z rzędu. Jeśli nie – musi samodzielnie ustalić wysokość stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe, jaka będzie go obowiązywać od 1 kwietnia 2016 r. Ustawowy termin na wysłanie ZUS IWA to ostatni dzień stycznia, za rok poprzedni. Jednak w 2016 r. 31 stycznia wypada w niedzielę – płatnik może wysłać informację ZUS IWA najpóźniej 1 lutego.
Jednak każdy płatnik musi sprawdzić, czy nie ma obowiązku sporządzenia formularza IWA. Wobec tego musi sprawdzić, czy spełnia wszystkie następujące warunki:
- był wpisany do rejestru REGON 31 grudnia roku, za który jest składany formularz,
- był zgłoszony w ZUS jako płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe nieprzerwanie od 1 stycznia do 31 grudnia roku, za który jest składana informacja, oraz co najmniej jeden dzień w styczniu roku następnego,
- zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 osób w roku, za który jest składana informacja.
Należy sprawdzić, czy płatnik 31 grudnia był wpisany do rejestru REGON. Nie każdy płatnik musi go posiadać, zwłaszcza że od 2009 r. służy on wyłącznie celom statystycznym, choć składając wniosek CEIDG-1 automatycznie zgłasza się działalność w rejestrze gospodarki narodowej.
Kolejnym krokiem jest sprawdzenie, czy w każdym dniu kalendarzowym roku, za który ma być składana informacja, przynajmniej jeden ubezpieczony podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu. Jeśli był choć jeden dzień przerwy, płatnik nie będzie zobowiązany do złożenia informacji ZUS IWA. [przykład 1]
Nie tylko pracownik
Następnie płatnik oblicza liczbę ubezpieczonych, jakich zgłaszał w poszczególnych miesiącach roku. Ubezpieczonym nazywa się osobę zgłaszaną do ubezpieczenia wypadkowego, tj. pracownika, również ucznia praktycznej nauki zawodu; osobę wykonującą umowę-zlecenie lub dzieło, jeśli ta umowa stanowi tytuł do ubezpieczenia wypadkowego, a także przedsiębiorcę, jeżeli jest zgłoszony do ubezpieczenia wypadkowego, a firma jest dla niego płatnikiem (nie wlicza się wspólników spółek cywilnych, którzy są płatnikami sami dla siebie).
Jednak w stosunku do pracowników ustawodawca przewidział ograniczenia – nie wlicza się osób, które przebywały cały miesiąc na urlopie bezpłatnym lub wychowawczym, pobierały zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego, pracowników powołanych do zasadniczej służby wojskowej, a także pracowników, za których po ustaniu tytułu do ubezpieczeń w danym miesiącu są rozliczane składki lub wykazywane świadczenia (jeśli np. wypłacono pracownikowi premię roczną w czerwcu 2015 r., a stosunek pracy ustał w styczniu 2015 r.).
Po ustaleniu liczby ubezpieczonych w poszczególnych miesiącach należy je zsumować, a następnie podzielić przez 12 miesięcy, gdyż istnieje wymóg nieprzerwanego ubezpieczenia, i tę liczbę wpisać do formularza. [przykład 2]
Jakie dane wpisać
Program Płatnik zawiera specjalną zakładkę, gdzie można sporządzić informację IWA. Należy w niej wskazać rok, za który składamy informację, oraz numer deklaracji (01 – pierwotna, 02 do 39 – korygująca). Następnie trzeba uzupełnić liczbę ubezpieczonych obliczoną według wytycznych i zaokrągloną do jedności, a także kod PKD 2007, jakim płatnik posługiwał się 31 grudnia roku, za który składa informację (zgodny z rozporządzeniem Rady Ministrów z 24 grudnia 2007 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD); Dz.U. nr 251, poz. 1885 ze zm.). Kolejnym krokiem jest wpisanie liczby poszkodowanych w wypadkach przy pracy (zgodnie z art. 3 ust. 1–5 ustawy wypadkowej) oraz wyszczególnić liczbę poszkodowanych w wypadkach śmiertelnych i ciężkich. Ostatnią informacją do uzupełnienia jest liczba pracowników zatrudnionych 31 grudnia w warunkach zagrożenia, czyli takich warunkach, w których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy.
Pozostałe dane, czyli dane identyfikujące płatnika składek oraz datę utworzenia, program uzupełni automatycznie.
Ważna liczba poszkodowanych
Ustalając liczbę poszkodowanych w wypadkach przy pracy, bierze się pod uwagę pracowników i innych ubezpieczonych, którzy ulegli wypadkowi przy pracy. Jeśli zdarzenie uznane za wypadek przy pracy miało miejsce na przełomie roku, dla pracownika ważna jest data wpisu zdarzenia do rejestru wypadków, dla innych poszkodowanych zaś – data sporządzenia karty wypadku. Analogiczną zasadę stosuje się przy wypełnianiu rubryki dotyczącej poszkodowanych w wypadkach śmiertelnych i ciężkich. Jeśli w zakładzie pracy nie wydarzył się w roku żaden wypadek, należy do informacji ZUS IWA wpisać „0” w odpowiednie rubryki i wysłać informację, gdyż obowiązek złożenia istnieje dla wcześniej opisanych płatników. Brak wypadków może oznaczać niższą składkę wypadkową na nowy okres, tj. od 1 kwietnia 2016 r. do 31 marca 2017 r., ponieważ ZUS na podstawie danych zawartych w IWA oblicza indywidualny procent składki. Płatnik ma prawo zwrócić się do ZUS w celu przedstawienia algorytmu, który był podstawą do obliczenia. Informację o wysokości stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe ZUS powinien wysłać płatnikowi do 20 kwietnia 2016 r.
Gdy nie ma obowiązku
Jeśli płatnik nie spełnia warunków do złożenia IWA, musi samodzielnie ustalić stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe na nowy okres. Jeżeli płatnik ustali, że liczba ubezpieczonych zgłaszanych do ubezpieczenia wypadkowego wynosi nie więcej niż 9, to stopa procentowa składki na ubezpieczenie wypadkowe wynosi 50 proc. najwyższej stopy procentowej ustalonej na dany rok składkowy dla grup działalności, czyli 1,8 proc. Płatnik zgłaszający 10 i więcej osób, ale nieskładający ZUS IWA przez trzy lata, ustala stopę procentową na podstawie numeru PKD, czyli zgodnie z rodzajem przeważającej działalności, do której został zaklasyfikowany (PKD 2007) na 31 grudnia.
Jeśli płatnik składek przekaże do ZUS nieprawdziwe dane albo w ogóle ich nie przekaże, co w konsekwencji spowoduje zaniżenie stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe, ZUS wyda decyzję o podniesieniu temu płatnikowi stopy procentowej do wysokości 150 proc. stopy procentowej ustalonej na podstawie prawidłowych danych. Płatnik będzie musiał dopłacić zaległe składki wraz z należnymi odsetkami za zwłokę.
PRZYKŁAD 1
Jeden dzień się nie liczy
2 stycznia 2015 r. spółka zgłosiła do ubezpieczenia 15 pracowników, była dla nich płatnikiem składki na ubezpieczenie wypadkowe przez cały 2015 r. i jest nim nadal. Ponieważ na dzień 1 stycznia 2015 r. spółka nie zgłaszała żadnego ubezpieczonego, nie ma obowiązku składania informacji ZUS IWA za 2015 r.
PRZYKŁAD 2
Ustalanie liczby osób podlegających zgłoszeniu
Płatnik w 2015 r. zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego siebie jako prowadzącego działalność, kilku pracowników i zleceniobiorców. Dwóch pracowników korzystało z urlopu macierzyńskiego, a jeden przebywał przez kilka miesięcy na urlopie bezpłatnym. Liczbę zatrudnionych z wyszczególnieniem przedstawia tabela. Czy płatnik ma obowiązek składać ZUS IWA za 2015 r.?

Do liczby pracowników w każdym miesiącu należy dodać zleceniobiorców objętych ubezpieczeniem wypadkowym oraz samego właściciela, o ile on również opłaca składkę na to ubezpieczenie. Od tej sumy należy odjąć osoby, które cały miesiąc przebywały na urlopie bezpłatnym, oraz te, które pobierały zasiłek macierzyński. Następnie należy zsumować ustalone w ten sposób liczby ubezpieczonych i podzielić tę sumę przez 12. Liczba ubezpieczonych podlega zaokrągleniu do jednego w górę, jeśli końcówka jest większa lub równa 0,5, albo w dół, jeśli jest mniejsza od 0,5. W omawianym przykładzie płatnik musi złożyć ZUS IWA za 2015 r., gdyż średnio do ubezpieczenia zgłaszał 10 osób.
Podstawa prawna
Ustawa z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 1242 ze zm.).