Zatrudniam osobę do sprzątania biura na umowę-zlecenie. Mam jej oświadczenie, że pracuje w innym zakładzie pracy na umowę o pracę z minimalnym wynagrodzeniem. Opłacam więc za nią tylko składkę zdrowotną. Czy nie powinienem mieć jednak zaświadczenia o zatrudnieniu z jej zakładu pracy?
● Zatrudniam osobę do sprzątania biura na umowę-zlecenie. Mam jej oświadczenie, że pracuje w innym zakładzie pracy na umowę o pracę z minimalnym wynagrodzeniem. Opłacam więc za nią tylko składkę zdrowotną. Czy nie powinienem mieć jednak zaświadczenia o zatrudnieniu z jej zakładu pracy?
Marta Nowakowicz-Jankowiak
ekspert ds. wynagrodzeń
Nie ma przepisu, który nakazuje, aby zleceniobiorca wylegitymował się zaświadczeniem o zatrudnieniu w innym zakładzie pracy. W ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa) zapisano jedynie, że ubezpieczony ma obowiązek przedstawić stan faktyczny mający wpływ na prawo lub wysokość świadczeń oraz informować o wszelkich zmianach mających wpływ na świadczenie, jednak dotyczy to świadczeń, a nie rodzaju ubezpieczeń, jakim podlega. W takich przypadkach polega się więc wyłącznie na oświadczeniach zleceniobiorców. Jeśli nie są one prawdziwe, to zleceniodawca będzie miał jednak kłopoty, gdyż to na nim ciąży obowiązek prawidłowego naliczenia i odprowadzenia składek do ZUS. Bardzo wielu zleceniodawców w oświadczeniach zawiera klauzulę, że zleceniobiorca ma obowiązek informować o zmianach. Jednak w przypadku nierzetelnych zleceniobiorców nie dość, że trzeba będzie sporządzić korekty, to może się zdarzyć, że płatnik będzie musiał sfinansować całość składek na ubezpieczenia społeczne, a części należnej od zleceniobiorcy może nigdy nie odzyskać.
W świetle nowelizacji przepisów ustawy systemowej może warto zastanowić się nad oskładkowaniem każdego zlecenia – z jednej strony płatnik, choć zapłaci część składek, może uniknąć korekt w przyszłości, a z drugiej strony – jeśli zleceniobiorcy będzie zależało na niepłaceniu wszystkich składek, to nie będzie się ociągał z dostarczeniem zleceniodawcy zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach w innym zakładzie pracy.
Podstawa prawna
Art. 80 ustawy z 17 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 121 ze zm.).
● W naszej spółce chcemy od nowego roku wprowadzić nowy system premiowania. W jego skład mają wejść trzy premie miesięczne: pierwsza za staż pracy w naszej firmie, druga dla poszczególnych grup pracowników, jaką otrzymają podzieloną po równo na całą grupę po spełnieniu określonych warunków, oraz trzecia – premia uznaniowa. Które z nich trzeba będzie wliczyć do podstawy wymiaru zasiłków chorobowych?
Marta Nowakowicz-Jankowiak
ekspert ds. wynagrodzeń
Podstawowym kryterium jest ustalenie, czy dany składnik stanowi podstawę składek na ubezpieczenie chorobowe. W omawianym przypadku każda z premii jest oskładkowana i opodatkowana (nie są oskładkowane wyłącznie premie jubileuszowe, o ile spełniają określone warunki). Jeśli tworzy się nowe zasady premiowania, to warto zapisać w regulaminie lub innym dokumencie zasady przyznawania takich premii, szczególnie w okresie choroby. Jeśli premia należy się w pełnej wysokości, nawet gdy pracownik choruje, to takiej premii nie wlicza się do podstawy zasiłku chorobowego. Taki charakter mają najczęściej premie za staż pracy, choć nic nie stoi na przeszkodzie, aby spółka zapisała procentowe lub kwotowe pomniejszanie tej premii za okresy choroby. Chodzi o to, aby pracownik nie dostał tej premii dwa razy – czyli w wynagrodzeniu zwykłym oraz w wynagrodzeniu chorobowym.
Jeśli nie zapisze się zasad premiowania, to należy posiłkować się wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego z 24 czerwca 2008 r., sygn. akt. SK 16/06 (Dz.U. nr 119, poz. 771). TK orzekł, że w razie braku postanowień w przepisach płacowych składnik wynagrodzenia nie jest wypłacany za okres pobierania zasiłku i powinien być przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku.
Z kolei premie, które zależą od pracy całej grupy, należy traktować odmiennie. Zakład Ubezpieczeń Społecznych w poradniku dotyczącym obliczania świadczeń z tytułu choroby i macierzyństwa omawia takie składniki. Zdaniem ZUS powinny być wyłączone z podstawy wymiaru zasiłków, ponieważ nie zależą one bezpośrednio od indywidualnego wkładu pracy pracownika, ale od wyników grupy pracowników lub całego zakładu pracy i są wypłacane niezależnie od absencji pracownika. W omawianym przypadku wiadome jest, że trzecia z premii zależy od pracy grupy pracowników, jednak nie ma postanowień dotyczących zachowania prawa do premii w przypadku choroby. Zatem zgodnie z kolejną wytyczną zawartą w poradniku ZUS należałoby zbadać związek absencji chorobowej i wypłaty tej premii. Być może najlepszym rozwiązaniem jest zapisanie tej premii jako zależnej od grupy pracowników oraz niezależnej od absencji chorobowej. Wówczas nie będzie ona stanowiła podstawy wymiaru zasiłków.
Trzecią premią jest premia uznaniowa - zależna od indywidualnego wkładu pracy oraz od uznania przełożonego. Jest to premia wliczana do podstawy wymiaru zasiłków.
Najlepiej jest, gdy zasady premiowania są zapisane w wewnętrznym dokumencie. Trzeba w nim określić, czy dana gratyfikacja finansowa przysługuje pracownikowi za okres choroby, czy może jest pomniejszana, a jeśli tak, to w jaki sposób. Jest to istotne, ponieważ w przypadku składników pomniejszanych proporcjonalnie do okresu choroby przy przyjmowaniu ich do podstawy wymiaru zasiłku należy je dopełnić. Zatem trzeba ustalić, jaką kwotę pracownik dostałby, gdyby nie chorował, i taką pełną kwotę doliczyć do podstawy wymiaru zasiłku. Jeśli natomiast składnik wynagrodzenia jest pomniejszany za okres choroby, ale nie proporcjonalnie, lecz w inny sposób, to taki składnik należy przyjąć przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku w kwocie faktycznie wypłaconej.
W przypadku wątpliwości płatnik ma oczywiście prawo wystąpić do ZUS o interpretację dotyczącą każdego składnika.
Podstawa prawna
Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).
● Od kilku lat prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą, jednak ostatnio postanowiłam zatrudnić dwie osoby. Zgłosiłam je do ubezpieczeń, składając odpowiednie dokumenty. Wiem, że termin na zgłoszenie wynosi siedem dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia. Koniec terminu przypadał na sobotę. Dokumenty złożyłam więc w poniedziałek, czyli w pierwszym po sobocie dniu roboczym. Boję się, że ZUS może uznać, iż nie zgłosiłam pracowników w terminie. Czy słusznie?
Ewa Bogucka-Łopuszyńska
radca prawny
Niekoniecznie. Faktycznie ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa) wprowadza obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych w terminie siedmiu dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia. Zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego jest obowiązkiem ustawowym, a zatem płatnik składek nie może odstąpić od realizacji tego obowiązku. Konsekwencje jego niedopełnienia określa ustawa systemowa w rozdziale dotyczącym odpowiedzialności za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy. Za niedokonanie zgłoszenia w ustawowym terminie siedmiu dni ustawodawca przewidział karę grzywny w wysokości do 5000 zł. Podobne rozwiązanie przewiduje ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych w kwestii zgłoszenia pracownika do ubezpieczenia zdrowotnego. Konsekwencje niezgłoszenia pracownika w terminie mogą zatem okazać się dla pracodawcy dość poważne.
Aby ustalić, czy zgłoszenie nastąpiło w terminie, sięgnąć należy przede wszystkim do kodeksu postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.), który w art. 57 par. 4 stanowi, że jeżeli koniec terminu przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważa się najbliższy następny dzień powszedni. Dni ustawowo wolne od pracy są wymienione z kolei w ustawie o dniach wolnych od pracy. Takim dniem w rozumieniu powołanej ustawy nie jest jednak sobota, nawet jeśli dana firma czy instytucja w tym dniu nie pracuje. Jak przyjął SN w postanowieniu z 3 lutego 2012 r., sygn. akt I CZ 163/11, na gruncie procedury cywilnej sobota nie stanowi dnia ustawowo wolnego od pracy. Wydaje się zatem, że płatnik zgłaszając pracowników do ubezpieczeń, zrobił to po terminie.
Z innej jednak strony Naczelny Sąd Administracyjny w uchwale z 15 czerwca 2011 r., sygn. akt I OPS 1/11, podjętej w składzie siedmiu sędziów, uznał, że sobota jest dniem równorzędnym z dniem ustawowo wolnym od pracy w rozumieniu art. 57 par. 4 k.p.a. Co prawda, wyrok spotkał się z krytyką w doktrynie, jednak z pewnością otwiera przedsiębiorcy furtkę do obrony słuszności swojego stanowiska. Wszystko jednak tak naprawdę zależy od interpretacji ZUS, a jak pokazuje powołane orzecznictwo, kwestia ta może budzić wątpliwości.
Podstawa prawna
Art. 36 ust. 4, art. 98 par. 1 pkt 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2015 r. poz. 121 ze zm.).
Art. 193 pkt 1a ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2015 r. poz. 581 ze zm.).
Art. 57 par. 4 ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2013 r. poz. 267).
Art. 1 ustawy z 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (Dz.U. z 2015 r. poz. 90).
● Od 2011 roku prowadziłem równolegle działalność gospodarczą w Polsce oraz na terenie Niemiec. Składki odprowadzałem przez cały ten czas zgodnie z ustawodawstwem niemieckim do tamtejszej instytucji ubezpieczeniowej. Chciałbym jednak wrócić na stałe do Polski, więc zamierzam zlikwidować firmę za granicą. Czy będę mógł skorzystać z preferencyjnych składek, skoro po raz pierwszy będę podlegał polskim przepisom w zakresie ubezpieczeń?
Ewa Bogucka-Łopuszyńska
radca prawny
Niestety nie. Warunki, na których niektóre osoby prowadzące pozarolniczą działalność mają prawo opłacać składki na ubezpieczenia społeczne na preferencyjnych zasadach, określa ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych. W myśl jej przepisów podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą, w okresie pierwszych 24 miesięcy kalendarzowych od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej, stanowi zadeklarowana kwota, nie niższa jednak niż 30 proc. kwoty minimalnego wynagrodzenia. Wskazany wprost w przepisie okres 24 miesięcy kalendarzowych należy liczyć od dnia rozpoczęcia działalności gospodarczej i w tym zakresie ustawa nie przewiduje żadnych wyjątków. Bez znaczenia jest zatem data, od której ustawodawstwo polskie jest właściwe dla danego przedsiębiorcy.
W opisanej sprawie od rozpoczęcia działalności gospodarczej na terenie Polski minęło już ponad 24 miesiące, zatem przedsiębiorca nie będzie mógł skorzystać z prawa do preferencyjnej podstawy wymiaru składek.
Podstawa prawna
Art. 18a ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2015 r. poz. 121 ze zm.).
● Zatrudniam na umowę o pracę główną księgową, która niebawem będzie na urlopie macierzyńskim. Uzgodniłem z nią, że na okres tego urlopu (będzie pobierać zasiłek macierzyński) podpiszemy umowę o dzieło, aby sprawowała ogólny nadzór na komórką księgowości. Czy taka umowa o dzieło podlega składowaniu?
Marcin Nagórek
radca prawny
Nie. Zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 1 i pkt 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym podlegają osoby fizyczne, które na obszarze Rzeczpospolitej Polskiej są pracownikami oraz osobami wykonującymi pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy-zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia. Oprócz tego pracownicy podlegają obowiązkowo ubezpieczeniu chorobowemu, co ma potwierdzenie w art. 11 ust. 1 ww. ustawy. Z kolei na podstawie art. 12 ust. 1 wspomnianej ustawy pracownicy podlegają również obowiązkowo ubezpieczeniu wypadkowemu.
Za pracownika uważa się osobę pozostającą w stosunku pracy, ale wykonującą pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy-zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, albo umowy o dzieło, jeżeli umowę taką zawarła z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy, lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy (art. 8 ust. 2a ustawy systemowej). Zgodnie więc z generalną zasadą umowa o dzieło z własnym pracownikiem podlegałaby ww. obowiązkom ubezpieczeniowym.
Jednak reguła ta nie ma zastosowania do osób przebywających na urlopie macierzyńskim, wychowawczym lub bezpłatnym. Jeżeli zatem pracodawca zawrze umowę o dzieło z własnym pracownikiem przebywającym na urlopie macierzyńskim, to z tytułu wykonywania umowy o dzieło nie powstanie obowiązek ubezpieczeń społecznych. Osoba taka będzie bowiem podlegać ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu pobierania zasiłku. Taką wykładnię prezentuje również ZUS w piśmie z 11 czerwca 2014 r., znak WPI/200000/43/655/2014. Natomiast w piśmie z 6 grudnia 2013 r., znak WPI/200000/451/1606/2013, ZUS wskazał wprost, że: „Osoby przebywające na urlopie macierzyńskim, dodatkowym urlopie macierzyńskim, urlopie ojcowskim oraz urlopie rodzicielskim nie posiadają statusu «własnego pracownika», co skutkuje brakiem możliwości zastosowania do tych osób (...) art. 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. W rezultacie osoby takie z tytułu wykonywania umów o dzieło również nie podlegają ubezpieczeniom społecznym”.
Podstawa prawna
Art. 6 ust. 1 pkt 1, 4 i 19, art. 8 ust. 1 i 2a, art. 11 ustawy z 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 121 ze zm.).