Jeśli okres rozliczeniowy przypada częściowo na 2015 r., a w pozostałym zakresie na 2016 r., jest problem, które przekroczenia zaliczyć do limitu z tego roku, a które przejdą już na kolejny. Żaden przepis tego nie rozstrzyga.
Okres rozliczeniowy ma podstawowe znaczenie przy planowaniu i rozliczaniu czasu pracy, gdyż dla niego ustalamy nominał, do którego odnosimy godziny pracy z wykonania (faktyczny czas pracy). Ustawodawca rozstrzyga o długości okresów rozliczeniowych, nie ingeruje jednak w ich układ, więc mogą one przypadać na przełomie miesięcy lub nawet lat. Ten ostatni przypadek ma szczególne znaczenie w odniesieniu do firm korzystających z możliwości maksymalnego wydłużenia okresu rozliczeniowego, gdyż zazwyczaj nie będzie się pokrywał z rokiem kalendarzowym.
Zaliczanie do limitów
Problemem w przypadku okresów rozliczeniowych przypadających na przełomie roku jest prawidłowe przypisanie przekroczeń do rocznego limitu nadgodzin. Jest on bowiem niezależny od przyjętego okresu rozliczeniowego i obowiązuje w danym roku kalendarzowym. Jeśli jeden okres rozliczeniowy przypada częściowo np. na 2015 r., a w pozostałym zakresie na 2016 r., pojawi się problem, które nadgodziny należy zaliczyć do limitu z kończącego się roku, a które przejdą już na kolejny rok. Żaden przepis tego nie rozstrzyga, więc prawidłowym rozwiązaniem będzie odwołanie się do daty, w której konkretne nadgodziny mogą być stwierdzone.
W przypadku przekroczeń dobowych pracodawca ma bieżącą możliwość ustalenia, że doszło do naruszenia normy lub przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy, gdyż tego typu nadgodziny widać od razu. Przemawia to za uwzględnieniem dobówek w rocznym limicie właściwym dla roku, w którym przypadał miesiąc ich wystąpienia. Inaczej przedstawia się sytuacja przekroczeń przeciętnej normy tygodniowej, które są możliwe do stwierdzenia i rozliczenia dopiero po zamknięciu okresu rozliczeniowego. W przypadku okresów rozliczeniowych przypadających na przełomie lat ta okoliczność przemawia za uwzględnieniem nadgodzin średniotygodniowych w limicie dla roku, w którym kończy się okres rozliczeniowy, nawet jeśli są wynikiem dodatkowej pracy w poprzednim roku.
Planując czas pracy, pracodawca dysponuje pulą godzin z nominału ustalonego dla danego okresu rozliczeniowego, które może swobodnie rozłożyć na poszczególne miesiące okresu. W ramach nierównomiernego rozkładu czasu pracy można przenieść część godzin pracy z kolejnego roku na bieżący, obniżając pulę godzin pracy przypadających do przepracowania w ramach nowego roku. Takie działanie dotyczące jednego okresu rozliczeniowego jest dopuszczalne, jeśli nie skutkuje zaplanowaniem nadgodzin. [przykład 1]
Dla 12 miesięcy
Problemy w rozliczaniu czasu pracy występują też w przypadku maksymalnego przedłużenia okresu rozliczeniowego, nawet jeśli nie przypada on na przełomie lat kalendarzowych. Jeśli okres ten pokrywa się z rokiem kalendarzowym, jego ostatnim miesiącem będzie grudzień, więc wymiar przypadający do przepracowania będzie dzielnikiem przy obliczaniu dodatków za wszystkie nadgodziny średniotygodniowe z okresu. Taki pogląd od dawna prezentują resort pracy (por. stanowisko z 20 sierpnia 2008 r., DPR-III-079-475/ZN/08) oraz Państwowa Inspekcja Pracy (por. stanowisko GIP z 26 sierpnia 2008 r., GPP-306-4560-646/08/PE), zgodnie twierdząc, że przy ustalaniu dodatku za przekroczenia średniotygodniowe dzielnikiem musi być wymiar przypadający do przepracowania w ostatnim miesiącu okresu rozliczeniowego.
Problematyczne mogą się okazać ewentualne podwyżki wynagrodzeń w trakcie roku kalendarzowego, np. w związku z awansowaniem pracownika. Problem wystąpi, jeśli zbiegną się one z nadgodzinami średniotygodniowymi oraz np. z nadgodzinami dobowymi z poprzednich miesięcy, które pomimo woli udzielenia czasu wolnego nie zostały zrekompensowane. Pracodawca stosujący roczny okres rozliczeniowy pokrywający się z rokiem kalendarzowym musi dla bezpieczeństwa przyjąć zasadę, zgodnie z którą do rozliczenia nadgodzin średniotygodniowych przyjmie wymiar z grudnia i pensję po zmianach. Natomiast w przypadku nadgodzin dobowych o wysokości podstawy i dzielnika decydować będzie data ich wystąpienia.
Legenda: WN – niedziela wolna od pracy; WŚ – święto; W5 – dzień wolny wynikający z planowania pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy; W H – dzień harmonogramowo wolny od pracy
PRZYKŁAD 1
Planowanie pracy na przełomie roku
Firma produkująca zabawki i ozdoby świąteczne zatrudnia pracowników w równoważnym czasie pracy w ramach 3-miesięcznych okresów rozliczeniowych. Przy planowaniu podwładnym zadań pracodawca stosuje nierównomierny rozkład czasu pracy, dostosowując liczbę godzin do wzrostów i spadków zamówień. W okresie rozliczeniowym od 1 listopada 2015 r. do 31 stycznia 2016 r. zaplanował on pracownikowi produkcji następujący grafik (patrz tabele na dole kolumny).
Plan pracy jest prawidłowy, gdyż pracodawca mógł w ramach 3-miesięcznego okresu zaplanować 480 godzin pracy. W jego ramach występuje 13 pełnych tygodni (13 x 40 godz. = 520 godz.) oraz 5 świąt występujących w innym dniu niż niedziela, z których każde obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin (5 x 8 godz. = 40 godz.). Z uwagi na zwiększone zapotrzebowanie na pracę w końcówce listopada i przez 3 pierwsze tygodnie grudnia, pracodawca zaplanował na te miesiące odpowiednio 160 i 220 godzin kosztem stycznia 2016 r., na który zaplanował jedynie 100 godzin pracy. Takie działanie nie narusza przepisów, wpływa jednak na liczbę godzin pracy, które pracodawca będzie mógł rozplanować podwładnemu w 2016 r. Choć w styczniu przepracował on jedynie 100 godzin, z puli godzin pracy w 2016 r. należy odjąć cały styczniowy wymiar, czyli 152 godziny. W efekcie do końca 2016 r. pracodawca może zaplanować podwładnemu 1864 godziny, gdyż 52 godziny ze stycznia wykorzystał jeszcze w 2015 r.
PRZYKŁAD 2
Praca nadliczbowa w rocznym okresie rozliczeniowym
Firma budowlana poszukuje zleceń jako podwykonawca prac dekarskich. Z uwagi na nierównomierne zapotrzebowanie na pracę (największe od wiosny do jesieni) wprowadzono roczny okres rozliczeniowy pozwalający na rekompensowanie dodatkowej pracy w sezonie wolnym udzielanym od stycznia do marca oraz od października do grudnia. W 2015 r. dotychczasowe zasady zawiodły, gdyż mimo zaplanowanej kumulacji pracy od kwietnia do września podwładni wypracowali nadgodziny dobowe i średniotygodniowe, a nie udało się oddać im czasu wolnego od listopada do grudnia. W sierpniu 2015 r. pracodawca przyznał wszystkim cieślom podwyżki pensji z 3000 do 3800 zł. Podliczenie roczne wykazało, że jeden z nich wypracował 200 nadgodzin, z czego 80 to praca w dni wolne skutkująca przekroczeniem przeciętnej normy tygodniowej, a pozostałe 120 to nadgodziny dobowe w porze dziennej. Z tej puli 10 nadgodzin przypadło w styczniu, 20 w maju, 20 w czerwcu, 20 we wrześniu, 18 w listopadzie i 22 w grudniu 2015 r. Pracodawca nie wypłacał za nie normalnego wynagrodzenia, by nie obniżać go w miesiącu odbioru czasu wolnego.
Z końcem okresu rozliczeniowego przekroczenia te muszą zostać rozliczone, a jedynie do nadgodzin średniotygodniowych i przekroczeń dobowych z grudnia można zastosować wymiar czasu pracy z tego miesiąca. W pozostałych przypadkach dzielnikami będą wymiary przypadające do przepracowania w miesiącach wystąpienia nadgodzin, z uwagi zaś na zmianę wysokości wynagrodzenia różnić się będzie podstawa obliczania normalnego wynagrodzenia i dodatków za nadliczbową pracę. Niższa w kwocie 3000 zł obowiązywała do sierpnia 2015 r., więc 50 nadgodzin dobowych wymaga rekompensaty zgodnie z tą pensją, a pozostałe 70 rozliczy już po nowej stawce, która znajdzie też zastosowanie przy obliczaniu dodatków za przekroczenia średniotygodniowe. Podstawą obliczenia normalnego wynagrodzenia i dodatków będzie w przypadku nadgodzin:
● ze stycznia i maja – kwota 3000 zł, a dzielnikiem 160 godzin wymiaru z tych miesięcy, co daje stawkę normalnego wynagrodzenia i dodatku 100 proc. w kwocie 18,75 zł,
● z czerwca – kwota 3000 zł, a dzielnikiem 168 godzin wymiaru z tego miesiąca, co daje stawkę normalnego wynagrodzenia i dodatku 100 proc. w kwocie 17,86 zł,
● z września – kwota 3800 zł, a dzielnikiem 176 godzin wymiaru z tego miesiąca, co daje stawkę normalnego wynagrodzenia i dodatku 100 proc. w kwocie 21,59 zł,
● z listopada – kwota 3800 zł, a dzielnikiem 160 godzin wymiaru z tego miesiąca, co daje stawkę normalnego wynagrodzenia i dodatku 100 proc. w kwocie 23,75 zł,
● z grudnia – kwota 3800 zł, a dzielnikiem 168 godzin wymiaru z tego miesiąca, co daje stawkę normalnego wynagrodzenia i dodatku 100 proc. w kwocie 22,62 zł.
* Dwie rubryki oznaczają nadgodziny dobowe z grudnia i średniotygodniowe z całego okresu 12 miesięcy
Podstawa prawna
Art. 130, art. 151 par. 3 i 4, art. 1511 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.).
