Jeśli w 2015 r. płatnik zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego minimum 10 osób, musi poinformować ZUS o liczbie ubezpieczonych i wypadków w zakładzie. Wyjątkowo ma na to czas nie do końca stycznia, ale do 1 lutego.
ZUS IWA to informacja, która jest podstawą do ustalenia przez ZUS indywidualnej stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe. Wszyscy płatnicy powinni sprawdzić, czy mają obowiązek przesłania takiego formularza do organu rentowego. Informację składają ci, którzy spełniają łącznie następujące warunki:
● byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia roku, za który składana jest informacja, oraz co najmniej jeden dzień w styczniu roku następnego,
● zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 osób w roku, za który jest składana informacja,
● byli wpisani do rejestru REGON 31 grudnia roku, za który jest składany formularz.
Zatem pierwszym obowiązkiem jest sprawdzenie, czy przez cały rok kalendarzowy przynajmniej jeden ubezpieczony podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu. Jeśli był choć 1 dzień przerwy – płatnik nie ma obowiązku składania ZUS IWA. [przykład 1]
Kolejnym krokiem jest sprawdzenie, ilu ubezpieczonych zgłaszano do wypadkowego w poszczególnych miesiącach roku. Mogą to być pracownicy, osoby na umowach cywilnoprawnych oraz przedsiębiorcy, jeśli są zgłoszeni do ubezpieczenia wypadkowego, a firma jest dla nich płatnikiem (nie wlicza się więc wspólników spółek cywilnych, którzy sami dla siebie są płatnikami). Jednak w liczbie ubezpieczonych nie bierze się pod uwagę osób, które cały miesiąc przebywały na urlopie bezpłatnym lub wychowawczym, pobierały zasiłek macierzyński lub w wysokości zasiłku macierzyńskiego bądź zostały powołane do zasadniczej służby wojskowej, oraz tych, za które w danym miesiącu są rozliczane składki lub wykazywane świadczenia po ustaniu tytułu do ubezpieczeń (jak np. pracownik, z którym rozwiązano stosunek pracy w marcu 2015 r. i wypłacono premię półroczną w lipcu 2015 r.).
Liczbę ubezpieczonych, jaką wpisuje się do informacji ZUS IWA, ustala się zgodnie z art. 28 ust. 3 ustawy wypadkowej (ustawy z 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych; t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 1242 ze zm.), czyli jest to iloraz sumy osób podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w ciągu poszczególnych miesięcy roku kalendarzowego, za który składana jest informacja, oraz liczby miesięcy tego roku. Ponieważ istnieje wymóg nieprzerwanego ubezpieczenia, przyjmuje się 12 miesięcy. [przykład 2]
Formularz ZUS IWA jest dostępny w programie Płatnik. Składając informację, wskazujemy rok, którego dotyczy, oraz numer deklaracji (pierwotna – 01, lub korygująca – 02 do 39). Dane identyfikacyjne płatnika na formularzu program uzupełni sam. Należy natomiast wpisać pozostałe dane, czyli:
● obliczoną wcześniej liczbę ubezpieczonych w danym roku, zaokrąglając ją do jedności,
● kod PKD 2007, jakim płatnik posługiwał się 31 grudnia roku, za który składa informację [zgodny z rozporządzeniem Rady Ministrów z 24 grudnia 2007 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD); Dz.U. nr 251, poz. 1885 ze zm.],
● liczbę poszkodowanych w danym roku w wypadkach przy pracy zgodnie z art. 3 ust. 1–5 ustawy wypadkowej,
● wyszczególnienie liczby poszkodowanych w wypadkach śmiertelnych i ciężkich,
wliczbę pracowników pracujących 31 grudnia w warunkach, w których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy.
Do poszkodowanych w wypadkach przy pracy zalicza się pracowników i innych ubezpieczonych, którzy ulegli wypadkowi. Przy czym wobec pracowników istotna jest data wpisu zdarzenia do rejestru wypadków, natomiast dla innych poszkodowanych – moment sporządzenia karty wypadku.
Płatnik otrzyma powiadomienie o wysokości nowej stopy procentowej ustalonej na podstawie przekazanych danych. ZUS ma czas na jego wysłanie do 20 kwietnia następnego roku. Płatnik ma prawo zwrócić się do organu o przedstawienie algorytmu, na podstawie którego wyliczono mu składkę.
PRZYKŁAD 1
Decyduje jeden dzień
Nowo utworzona spółka 2 stycznia 2015 r. przejęła od innej spółki 30 pracowników w trybie przejścia zakładu pracy. Od tego dnia zostali oni zgłoszeni do ubezpieczenia przez nowego płatnika. Ponieważ 1 stycznia 2015 r. nowa spółka nie zgłaszała nikogo do ubezpieczenia, to nie musi składać ZUS IWA, mimo że ma ponad 10 ubezpieczonych i jest wpisana do rejestru REGON.
PRZYKŁAD 2
Jak zliczać zatrudnionych
W kolejnych miesiącach roku płatnik zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego pracowników, zleceniobiorców i siebie jako prowadzącego działalność. Miał też pracownika na urlopie macierzyńskim oraz na urlopie bezpłatnym. Liczby poszczególnych zatrudnionych przedstawia tabela. Czy płatnik ma obowiązek składać ZUS IWA za 2015 r.?
Za każdy miesiąc do liczby pracowników należy dodać zleceniobiorców oraz właściciela, który także podlega ubezpieczeniu wypadkowemu. Od tej sumy trzeba odjąć osoby przebywające cały miesiąc na urlopie bezpłatnym oraz pobierające zasiłek macierzyński. Uzyskane w ten sposób liczby ubezpieczonych z poszczególnych miesięcy należy zsumować (w naszym przypadku suma wynosi 114) i podzielić przez 12. W efekcie otrzymamy informację, czy trzeba składać ZUS IWA. W omawianym przypadku wynik to 9,5. Liczba ubezpieczonych podlega zaokrągleniu do jednego w górę, jeśli końcówka jest większa lub równa 0,5 albo w dół, jeśli jest mniejsza od 0,5. Płatnik musi więc złożyć ZUS IWA za 2015 r., gdyż średnio do ubezpieczenia zgłaszał 10 osób.