Płatnik musi złożyć druk Z-3, aby zatrudniony mógł otrzymać chorobowe. Ani ZUS, ani ubezpieczony nie ma jednak możliwości, aby go do tego zmusić.
Pracodawcy, którzy zatrudniają mniej niż 21 pracowników, muszą wraz z zaświadczeniem o niezdolności do pracy pracownika przesłać organowi rentowemu także zaświadczenie na druku ZUS Z-3 zawierające m.in. informację o wysokości wynagrodzenia. Jest ono niezbędne do wypłaty ubezpieczonemu zasiłku. Jeśli jednak pracodawca nie dopełni tego obowiązku, a zdarza się to często, ZUS nie wypłaci ubezpieczonemu świadczenia chorobowego. ZUS tłumaczy, że w świetle obowiązujących przepisów nie może postąpić inaczej, a co najgorsze – nie ma narzędzi pozwalających na przymuszenie płatnika do złożenia tego dokumentu. Ubezpieczeni słusznie argumentują, że wina nie leży przecież po ich stronie, nie mogą więc ponosić negatywnych konsekwencji zaniedbań ich pracodawcy. Zauważają brak konsekwencji w działaniu ZUS, bo przecież gdyby pracodawca nie wypełnił podstawowego obowiązku płatnika tj. nie uiścił składek, ale za to złożył sam druk – zasiłek zostałby bez przeszkód wypłacony. Po stronie ubezpieczonych stają także sądy i niektórzy eksperci, zwracając uwagę, że ZUS tak naprawdę mógłby zrobić coś więcej, niż tylko czekać na druk i uzależniać decyzję od jego dostarczenia. Czy aby na pewno?
Dokument niezbędny
Zacznijmy od tego, czym jest tak naprawdę zaświadczenie Z-3.
Otóż dokument ten, składany do ZUS wraz z zaświadczeniem lekarskim ZUS ZLA przez pracodawców nieuprawnionych do wypłaty zasiłków w razie choroby i macierzyństwa, zawiera zestawienie składników wynagrodzenia lub przychodu ubezpieczonego będącego pracownikiem, stanowiących podstawę wymiaru zasiłku. Ma to miejsce wtedy, gdy zasiłek przysługuje pracownikowi za okres po ustaniu zatrudnienia i gdy za ten okres płatnik przekazuje wypłatę zasiłku do ZUS albo gdy płatnik składek ubezpieczonego nie jest zobowiązany do wypłaty zasiłków, ponieważ zatrudnia mniej niż 21 pracowników. Ustawa zasiłkowa mówi bowiem wprost, że prawo do zasiłków i ich wysokość ustala oraz wypłaca ZUS tym pracownikom, których płatnicy składek zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych.
W przypadku ubezpieczonych niebędących pracownikami (np. zleceniobiorców) pracodawca przedkłada zaświadczenie na druku ZUS Z-3a, a w przypadku ubezpieczonych wykonujących pozarolniczą działalność czy ubezpieczonych współpracujących z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność – ZUS Z-3b.
Jeśli pracownik, którego to zaświadczenie dotyczy, pozostaje w stosunku pracy z pracodawcą (lub pozostawał z chwilą rozpoczęcia wypłaty zasiłku chorobowego), składa się je w jednostce ZUS właściwej ze względu na siedzibę płatnika składek, jeśli natomiast pracownik nie jest już zatrudniony, były pracodawca składa zaświadczenie w ZUS właściwym ze względu na miejsce zamieszkania osoby niezdolnej do pracy.
Aktualny wzór druku stanowiącego podstawę przyznania i wypłaty świadczeń w razie choroby i macierzyństwa wprowadzony został rozporządzeniem ministra pracy i polityki społecznej w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.
Skoro wypełnienie takiego formularza jest zobowiązaniem, a nie widzimisię zakładu pracy, to dlaczego przypadki niezłożenia tego dokumentu do ZUS zdarzają się tak często? Przyczyny są różne – likwidacja zakładu, zaprzestanie prowadzenia działalności przez firmę czy zwykła niefrasobliwość pracodawcy w respektowaniu praw pracowniczych. Niezależnie od przyczyny skutki nieprzekazania przez pracodawcę druku ZUS Z-3 są daleko idące. Jeśli pracownik dopełnia obowiązku przekazania do pracodawcy zwolnienia lekarskiego, to bez wątpienia zasiłek powinien być mu wypłacony. Zaniedbanie ze strony pracodawcy wyłącza możliwość wypłaty przez ZUS takiego świadczenia. Przebywający na zwolnieniu pracownik bądź były pracownik pozostaje wówczas nierzadko bez środków finansowych niezbędnych do zaspokojenia podstawowych potrzeb życiowych.
Kto zawinił
Czy jednak można za to obwiniać ZUS? Niekoniecznie. Zakład działa na podstawie obowiązujących przepisów, a te mówią wyraźnie, że w przypadku wypłaty zasiłku chorobowego przez ZUS płatnik składek przedkłada zaświadczenie zawierające zestawienie składników wynagrodzenia lub przychodu stanowiących podstawę wymiaru zasiłku. Nie tylko ustawa zasiłkowa, lecz także rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 2 kwietnia 2012 r. w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa przyznają zaświadczeniu płatnika składek wystawionemu na druku ZUS Z-3 walor dowodu stanowiącego podstawę przyznania i wypłaty przez ZUS zasiłku chorobowego ubezpieczonemu. Na takich samych zasadach odnosi się to do zasiłku wyrównawczego, świadczenia rehabilitacyjnego, zasiłku macierzyńskiego i opiekuńczego.
Problem polega na tym, że ani ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, ani ustawa zasiłkowa nie przewidują żadnych środków czy też sankcji pozwalających ZUS na przymuszenie niesumiennego płatnika do dopełnienia tego obowiązku. Pozostaje to tak naprawdę w gestii ubezpieczonego, który może co najwyżej ponaglać pracodawcę. Może on również zawiadomić nieprzekazaniu zaświadczenia do ZUS Państwową Inspekcję Pracy albo wystąpić z powództwem przeciwko pracodawcy o nakazanie jego wydania. Takie działania są jednak zazwyczaj długotrwałe, a i tak nie wiadomo, jaki ostatecznie przyniosą efekt. Przy tym trzeba pamiętać, że roszczenie o wypłatę zasiłku lub świadczenia przedawnia się po upływie 6 miesięcy od ostatniego dnia okresu, za który zasiłek przysługuje.
Sądy przychylne pracownikom
Jeśli płatnik nie prześle wymaganego przepisami druku, to ZUS nie ma dowodu pozwalającego na przyznanie pracownikowi i ustalenie wysokości podstawy wymiaru zasiłku, a zatem wydaje decyzję odmawiającą prawa do zasiłku. Jedynym pokrzywdzonym w tej sytuacji jest więc ubezpieczony, któremu nie pozostaje nic innego, jak odwołać się od negatywnej decyzji do sądu.
ZUS broni się brakiem formularza ZUS Z-3, co z jego punktu widzenia jest logiczne. Trudno bowiem wyobrazić sobie, na podstawie jakich innych dowodów zakład mógłby przyznać zasiłek i ustalić jego wysokość. Praktyka pokazuje, że w tego rodzaju sprawach sądy podzielają argumenty ubezpieczonych, zmieniając zaskarżone decyzje i przyznając im prawo do zasiłku. Nierzadko wskazują, że ZUS dysponuje innymi możliwościami dowodowymi w celu ustalenia prawa do zasiłku i jego wysokości, z czym trudno jednak się zgodzić. Poza tym obowiązuje zasada, że pracownik nie może ponosić negatywnych skutków zaniedbań pracodawcy. I owszem – jest ona stosowana, ale tylko w przypadku większych zaniedbań, np. niepłacenia składek.
Problem pozostaje
Takie wyroki nie rozwiązują jednak problemu do końca. Sąd nie ustali raczej wysokości świadczenia, a jedynie przyzna do niego prawo, przerzucając obowiązek ustalenia jego wysokości na ZUS, który nie mając druku ZUS Z-3, wraca do punktu wyjścia. Może wezwać płatnika do jego złożenia, jednak w razie jego braku i trudności w ustaleniu w inny sposób podstawy wymiaru zasiłku sprowadza się to do jego wyliczenia przy założeniu minimalnej podstawy wymiaru, co zazwyczaj nie będzie z korzyścią dla ubezpieczonego. W takiej sytuacji ubezpieczony odwołuje się nadal, podnosząc tym razem, że ZUS źle obliczył podstawę wymiaru świadczenia, czego nie sposób stwierdzić bez udziału pracodawcy. Być może rozwiązaniem tego problemu byłoby jednoczesne ustalanie przez sąd podstawy wymiaru. Odbyłoby się to z korzyścią dla ubezpieczonych, którzy przede wszystkim otrzymywaliby rozstrzygnięcie szybciej, bez konieczności oczekiwania na decyzję ZUS, która w większości przypadków i tak zostanie zaskarżona do sądu. Wszystko zależy więc od postawy pracodawcy, który lekceważąc obowiązki, szkodzi przede wszystkim własnemu pracownikowi.
KOMENTARZ EKSPERTA
Łukasz Chruściel radca prawny, partner kierujący biurem kancelarii Raczkowski Paruch w Katowicach:
Można zrobić więcej
Istotnie przepisy nie odpowiadają na pytanie, co się dzieje, gdy pracodawca nie przedstawi zaświadczenia ZUS Z-3. Praktykę ZUS odmawiającą wypłaty zasiłku, gdy brakuje takiego zaświadczenia uważam jednak za nieprawidłową. Ustawa o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa wiąże prawo do zasiłku chorobowego z niezdolnością do pracy z powodu choroby w czasie trwania ubezpieczenia chorobowego. Przy ustalaniu prawa do zasiłków i ich wysokości dowodami stwierdzającymi czasową niezdolność do pracy z powodu choroby są zaświadczenia lekarskie o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby.
Jeżeli do wypłaty zasiłku obowiązany jest ZUS, to płatnik składek zobowiązany jest przedłożyć zaświadczenie zawierające zestawienie składników wynagrodzenia lub przychodu stanowiących podstawę wymiaru zasiłku. Zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki społecznej w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa dowodem stanowiącym podstawę przyznania i wypłaty przez ZUS zasiłku chorobowego ubezpieczonemu jest zaświadczenie płatnika składek wystawione na druku ZUS Z-3.
Zatem wobec określonej kategorii ubezpieczonych ustawa przewiduje dodatkowe formalności. Celem zaświadczenia ZUS Z-3 jest ułatwienie ZUS wypłaty zasiłku chorobowego, albowiem wszelkie dane do jego wypłaty przekazuje płatnik. Jeżeli jednak płatnik zaniedba dostarczenia tego zaświadczenia, to nie oznacza zwolnienia ZUS z obowiązku wypłaty zasiłku. To ZUS w takim przypadku określa bowiem prawo do zasiłku, jego wysokość oraz wypłaca zasiłek. ZUS nie powinien odmawiać wypłaty zasiłku, ale przedsięwziąć wszystkie niezbędne czynności konieczne do ustalenia jego wysokości, tj. wezwać płatnika do przedstawienia zaświadczenia, a w razie jego braku ustalić wysokość zasiłku na podstawie danych posiadanych przez ZUS, w ostateczności wezwać ubezpieczonego do przedstawienia informacji o składnikach wynagrodzenia otrzymanych w okresie ostatnich 12 miesięcy. Wyliczenie zasiłku chorobowego w większości przypadków nie jest skomplikowane, w szczególności jeżeli wynagrodzenie pracownika składa się jedynie z wynagrodzenia zasadniczego, przyjmowanie zatem przez ZUS minimalnej podstawy wymiaru z powołaniem się na brak ZUS Z-3 nie jest właściwe.
Podstawa prawna
Art. 46 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 121 ze zm.).
Art. 61 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 159 ze zm.).
Par. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 2 kwietnia 2012 r. w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1594).
Ważne
Pracodawca musi złożyć druk ZUS Z-3 w przypadku, gdy zatrudnia mniej niż 21 pracowników
Ważne
ZUS nie ma możliwości prawnych zmuszenia pracodawcy do złożenia zaświadczenia
