PROBLEM
Farmaceuta pracuje w ramach systemu równoważnego, w trzymiesięcznych okresach rozliczeniowych pokrywających się z kwartałami roku kalendarzowego. Pracodawca ustala mu miesięczne grafiki, planując liczbę godzin pracy zbliżoną do obowiązującego miesięcznego wymiaru. W drugiej połowie sierpnia 2015 r. zlecił pracownikowi dodatkową pracę w dniach harmonogramowo wolnych. Trwało to niespełna miesiąc. Jak ustalić nadgodziny średniotygodniowe, jeśli w okresie lipiec – wrzesień pracownik przepracował 608 godzin przy wymiarze 520 godzin? Kiedy wypłacić normalne wynagrodzenie i dodatek za przekroczenia średniotygodniowe? Czy zamiast dodatku można oddać czas wolny w kolejnym okresie rozliczeniowym? Jak obliczyć dodatki za nadgodziny średniotygodniowe, które nie zostały zrekompensowane czasem wolnym, jeśli obok pensji zasadniczej 2500 zł pracownik otrzymuje stałą premię 400 zł oraz 150 zł dodatku stażowego?
ODPOWIEDŹ
Zamknięcie dłuższego okresu rozliczeniowego powoduje, że obok pracy z ostatniego miesiąca rozliczenia wymagają ewentualne przekroczenia średniotygodniowe, do których doszło w poprzednich miesiącach okresu. Rozlicza się je raz na okres rozliczeniowy ze względu na przeciętność tygodniowej normy czasu pracy. Z definicji są to przekroczenia norm czasu pracy, które nie naruszają normy dobowej ani przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy. W typowych przypadkach będzie to więc praca do 8 godzin wykonywana w dni wolne, w tym w ramach dni harmonogramowo wolnych od pracy. Różnica w rozliczaniu, porównując do krótszych okresów rozliczeniowych, polega głównie na tym, że wymiar czasu pracy przypadający do przepracowania w ich skali odnosimy do rozkładów sporządzonych dla wszystkich miesięcy okresu rozliczeniowego, z czym wiąże się niewątpliwie większy nakład pracy. Długość okresu rozliczeniowego nie ma jednak wpływu na zasady rozliczania nadliczbowej pracy.
W omawianym przypadku farmaceuta miał w grafiku na każdy z miesięcy zaplanowaną liczbę godzin pracy zgodną z wymiarem dla tego miesiąca, czyli 184 godziny pracy w lipcu, 160 godzin pracy w sierpniu oraz 176 godzin we wrześniu. Został on jednak zobowiązany do przepracowania 3 dodatkowych dni po 8 godzin w sierpniu, oraz 8 dni – każdy po 8 godzin pracy – we wrześniu 2015 r.
Przekroczenia tygodniowe
Nadgodziny wynikające z przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy są możliwe do stwierdzenia i rozliczenia po zamknięciu okresu rozliczeniowego. Dopiero po zakończeniu pracy w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego pracodawca dysponuje danymi niezbędnymi do ustalenia faktycznej liczby godzin pracy w jego ramach. Kolejnym krokiem pozwalającym na stwierdzenie przekroczeń normy tygodniowej i ustalenie ich liczby jest odjęcie od uzyskanego wyniku godzin pracy z wymiaru i stwierdzonych wcześniej nadgodzin dobowych, gdyż wynik tego działania to liczba przekroczeń średniotygodniowych. Przedstawione działania są najprostszą, stosowaną przez Państwową Inspekcję Pracy, drogą pozwalającą ustalić, czy doszło do przekroczenia przeciętnej normy tygodniowej oraz określić liczbę takich nadgodzin.
Stosując powyższą regułę, ustalamy, że pracownik pracował ogółem 608 godzin (184 + 160 + 176 + 24 + 64), od czego należy odjąć wymiar w okresie rozliczeniowym, czyli 520 godzin, co daje 88 nadgodzin. Ponieważ nie było nadgodzin dobowych w żadnym z trzech miesięcy, gdyż dodatkowa praca była przydzielana zawsze po 8 godzin w dniu wolnym od pracy, cała dodatkowa praca to nadgodziny średniotygodniowe.
To, że nadgodziny średniotygodniowe stwierdza się ostatecznie po zamknięciu okresu rozliczeniowego, nie oznacza, że pracodawca może pozostawić ich rekompensatę na koniec okresu rozliczeniowego, gdyż takim działaniem naruszyłby zasadę wynikającą z art. 80 kodeksu pracy (dalej: k.p.), przyznającą prawo do wynagrodzenia za pracę wykonaną. W efekcie należy więc przyjąć, że możliwość rozliczenia nadgodzin średniotygodniowych z końcem okresu rozliczeniowego dotyczy jedynie dodatków przysługujących za te przekroczenia oraz normalnego wynagrodzenia za te naruszenia przeciętnej normy tygodniowej, do których doszło w ostatnim miesiącu okresu rozliczeniowego. Normalne wynagrodzenie za przekroczenia, do których doszło w poprzednich miesiącach, powinno zostać wypłacone w najbliższym terminie, gdyż ewentualne opóźnienia mogą być traktowane jako wykroczenie (art. 282 par. 1 pkt 1 k.p.).
Odnosząc powyższe do przykładu, w którym pracownik przepracował dodatkowe 3 dni po 8 godzin w sierpniu oraz 8 takich dniówek we wrześniu, należy przyjąć, że normalne wynagrodzenie za 24 nadgodziny z sierpnia powinno zostać wypłacone wraz z pensją za ten miesiąc. W efekcie obok płacy zasadniczej, stałej premii oraz dodatku stażowego farmaceuta powinien otrzymać z wynagrodzeniem za sierpień dodatkowo 457,44 zł ([3050 zł : 160 godz.] x 24 godz.). Do rozliczenia we wrześniu pozostanie normalne wynagrodzenie za 64 nadgodziny średniotygodniowe oraz dodatki za wszystkie 88 godzin, które przekroczyły przeciętną normę tygodniową. Liczba przekroczeń średniotygodniowych w skali okresu rozliczeniowego mieści się w granicach przeciętnie 48 godzin na tydzień w przyjętym okresie rozliczeniowym. Ustawodawca pozwala pracodawcom polecić pracownikowi średnio 8 nadgodzin tygodniowo, a skoro w okresie od 1 sierpnia do 30 września 2015 r. występuje 13 pełnych tygodni, farmaceuta mógłby przepracować aż 104 nadgodziny bez ryzyka, że działanie to zostanie uznane za wykroczenie, a pracodawca ukarany mandatem. W tym kontekście polecenie 88 nadgodzin mieści się w uprawnieniach pracodawcy.
Dodatki przy stałej pensji miesięcznej
Choć nadgodziny średniotygodniowe są możliwe do stwierdzenia dopiero w momencie zakończenia okresu rozliczeniowego, powstają one wcześniej w wyniku polecenia dodatkowej pracy w trakcie okresu. Stąd liczne wątpliwości dotyczące sposobu obliczania dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych wynikających z przekroczenia przeciętnej normy tygodniowej. Mogą one wystąpić w każdym miesiącu okresu rozliczeniowego, lub – tak jak w przykładzie – w ramach dwóch z trzech miesięcy okresu. Wobec różnych wymiarów przypadających do przepracowania w ich ramach rodzi się pytanie o dzielnik, jaki należy zastosować przy obliczaniu stawki godzinowej dodatku. Przyjmowano, że może być nim wymiar z miesiąca, w którym doszło do nadgodzin, lub z ostatniego miesiąca okresu rozliczeniowego, w którym je stwierdzono.
Wątpliwości te rozwiały stanowiska Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 20 sierpnia 2008 r. (nr DPR-III-079-475/ZN/08) oraz Głównego Inspektoratu Pracy (GIP) z 26 sierpnia 2008 r. (nr GPP-306-4560-646/08/PE), oba w sprawie obliczania dodatku z tytułu pracy w nadgodzinach. Podkreślono w nich, że w przypadku pracowników wynagradzanych stałą stawką miesięczną, obliczenie stawki godzinowej dodatku wymaga podzielenia tej kwoty przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu. Skoro zaś przekroczenia średniotygodniowe są możliwe do stwierdzenia dopiero po zamknięciu okresu rozliczeniowego, w przypadku stosowania trzymiesięcznych okresów dodatek za jedną nadgodzinę ustala się, dzieląc miesięczną pensję pracownika przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w ostatnim z miesięcy okresu rozliczeniowego.
W naszym przykładzie jedynie normalne wynagrodzenie za 24 nadgodziny z sierpnia ustalimy z uwzględnieniem nominalnego czasu pracy z tego miesiąca. Natomiast przy obliczaniu tego wynagrodzenia za pozostałe przekroczenia i wszystkich dodatków należy przyjąć jako dzielnik wyższy wymiar wrześniowy. W tym przypadku jest to korzystne dla pracodawcy, gdyż skutkuje obniżeniem stawki godzinowej normalnego wynagrodzenia i dodatku w porównaniu do niższego wymiaru sierpniowego.
Czas wolny na wniosek pracownika
Alternatywą dla wypłaty dodatków może być udzielenie pracownikowi czasu wolnego. Warto pamiętać, że wykluczona jest rekompensata nadgodzin średniotygodniowych czasem wolnym udzielanym z wyłącznej inicjatywy pracodawcy, gdyż musiałaby ona nastąpić w ramach okresu rozliczeniowego, gdy nie jest jeszcze znana liczba przekroczeń. W efekcie możliwość udzielenia czasu wolnego w kolejnym okresie rozliczeniowym ograniczono do przypadków, w których z wnioskiem o tę formę rekompensaty występuje sam pracownik. Taki wniosek musi trafić do pracodawcy w ostatnim dniu pracy ostatniego miesiąca okresu rozliczeniowego lub zaraz na początku kolejnego miesiąca, ale przed zamknięciem listy płac. Tylko w ten sposób pracodawca może bowiem dopełnić wymogów określonych w stanowisku GIP z 21 kwietnia 2009 r. w sprawie terminu składania wniosku o czas wolny (nr GPP-306-4560-32/09/PE/RP), które można odnosić do przekroczeń średniotygodniowych. W ocenie GIP jedyne, co zwalnia pracodawcę z obowiązku wypłaty dodatków za przekroczenia dobowe, to złożenie pisemnego wniosku o czas wolny lub wyznaczenie go przez pracodawcę w grafiku przed naliczeniem i wypłatą pensji za dany miesiąc. Tę zasadę należy odpowiednio stosować do przekroczeń średniotygodniowych, przyjmując, że jeśli pracownik nie wystąpi z wnioskiem o czas wolny przed naliczeniem i wypłatą pensji za ostatni miesiąc okresu rozliczeniowego, nabywa prawo do dodatku za wszystkie godziny pracy ponad przeciętną normę tygodniową.
Wystąpienie przez pracownika z takim wnioskiem wpływa na termin wypłaty normalnego wynagrodzenia za tę pracę. W typowej sytuacji, gdy za przekroczenia średniotygodniowe wypłaca się wynagrodzenie z dodatkiem, nic nie uzasadnia opóźnienia w przekazaniu tych środków pracownikowi, więc powinny być one wypłacone w pierwszym terminie po ich naliczeniu. Inaczej przedstawia się sytuacja w przypadku oddawania czasu wolnego na wniosek pracownika, gdyż przepisy nie przewidują zachowania przez podwładnego prawa do wynagrodzenia w okresie odbioru czasu wolnego. Tu pojawia się praktyczny problem – w przypadku wypłaty normalnego wynagrodzenia za te nadgodziny z pensją za ostatni miesiąc okresu rozliczeniowego, w którym wystąpiły, przy dużej liczbie odbieranego czasu wolnego, pracownik w tym okresie byłby pozostawiony bez środków do życia. Zwrócił na to uwagę Sąd Najwyższy w wyroku z 9 lutego 2010 r. (sygn. akt I PK 157/09), uznając, że w okresie odbioru czasu wolnego pracownik powinien otrzymywać normalne wynagrodzenie należne za pracę w nadgodzinach, za które w związku z tą formą rekompensaty nie przysługuje mu dodatek. Oznacza to, że wystąpienie o czas wolny uzasadnia przesunięcie terminu wypłaty normalnego wynagrodzenia za część nadgodzin średniotygodniowych ujętych we wniosku, gdyż pracownik powinien otrzymać to wynagrodzenie wraz z pensją za miesiąc, w którym skorzystał z czasu wolnego.
Wyliczenia
Podstawa prawna
Art. 80, 151, 1511 i 282 par. 1 pkt 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.); par. 4a rozporządzenia MPiPS z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289 ze zm.).
