W jaki sposób uzupełniać pracownikowi wynagrodzenie wliczane do podstawy zasiłku chorobowego, jeżeli za miesiąc, za który zostało wypłacone, oprócz normalnej pensji pracownik uzyskał wynagrodzenie urlopowe oraz wynagrodzenie chorobowe? Pracownik otrzymuje płacę zasadniczą 4500 zł, zmienną miesięczną prowizję od sprzedaży, a czasem pracuje też w godzinach nadliczbowych. Pracownik zachorował we wrześniu 2015 r., natomiast w styczniu przebywał na urlopie (7 dni) i zwolnieniu chorobowym (5 dni).
Izabela Nowacka ekspert ds. wynagrodzeń / Dziennik Gazeta Prawna
ODPOWIEDŹ
W takim przypadku wynagrodzenie wypłacone za styczeń 2015 r. należy uzupełnić, traktując zarówno wynagrodzenie stałe, jak i zmienne, jak zmienne. Natomiast wynagrodzenie za godziny nadliczbowe wlicza się do podstawy zasiłków w wysokości faktycznie wypłaconej za dany miesiąc, bez uzupełniania.
Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego ubezpieczonemu pracownikowi stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jeżeli w okresie, za który wynagrodzenie uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego, pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia wskutek nieprzepracowania części miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych, przy obliczaniu podstawy wymiaru:
1) wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy,
2) przyjmuje się po uzupełnieniu wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go w tym miesiącu czasu pracy.
Chodzi o sytuację, gdy w którymś z miesięcy branych do ustalenia podstawy zasiłkowej pracownik miał usprawiedliwioną absencję, np. chorował, opiekował się chorym dzieckiem, pobierając zasiłek opiekuńczy, przebywał na urlopie bezpłatnym i z tego powodu uzyskał niższe pobory. Wówczas zanim zostaną przyjęte do podstawy zasiłku, podlegają odpowiedniemu uzupełnieniu, o ile w tym miesiącu pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy. Jak liczyć tę część przepracowaną? Należy pamiętać, że na równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę, traktuje się dni urlopu wypoczynkowego i inne dni nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Są to np. płatne dni urlopu okolicznościowego lub zwolnienia od pracy z tytułu opieki nad dzieckiem w wieku do 14 lat.
Sposoby uzupełnienia wynagrodzenia
Wynagrodzenie podlega uzupełnieniu tylko wtedy, gdy jest proporcjonalnie zmniejszane za okresy niezdolności do pracy i taki sposób zmniejszenia wynika z przepisów o wynagradzaniu czy bezpośrednio z umowy o pracę. Sposób uzupełnienia zależy od rodzaju składników (stałe miesięczne, zmienne):
1) w przypadku wynagrodzenia miesięcznego w stałej miesięcznej wysokości jako uzupełnione uważa się to określone w umowie o pracę lub w innym akcie, na podstawie którego powstał stosunek pracy,
2) uzupełnione wynagrodzenie zmienne otrzymuje się poprzez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego przez pracownika za przepracowane dni robocze przez liczbę dni przepracowanych i pomnożenie przez liczbę dni, które pracownik był zobowiązany przepracować w tym miesiącu, jeżeli przepracował choćby jeden dzień.
W sposób szczególny dokonuje się uzupełnienia wynagrodzenia za miesiąc, w którym pracownik był na urlopie wypoczynkowym i jednocześnie miał usprawiedliwioną nieobecność. Wynagrodzenie za urlop jest wliczane do podstawy wymiaru zasiłku, ale nie zawsze. Zależy to od rodzaju wynagrodzenia.
Gdy wynagrodzenie składa się ze składników stałych i zmiennych, zmniejszanych proporcjonalnie do okresu nieobecności w pracy, a w miesiącu, który wymaga uzupełnienia, pracownik otrzymał także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, wówczas całość wynagrodzenia należy przy uzupełnianiu potraktować jako składniki zmienne.
Składniki stałe i zmienne
Dotyczy to sytuacji, kiedy w danym miesiącu, który podlega ujęciu w podstawie zasiłkowej, pracownik miał kilka różnych absencji. Otrzymał więc za taki miesiąc zarówno np. wynagrodzenie za pracę, jak i urlopowe, i odpowiednio niższy składnik płacowy, np. premię. Jeśli wystąpił tylko urlop wypoczynkowy, nie ma potrzeby uzupełniania wynagrodzenia za taki miesiąc. [przykład 1]
Jeżeli pracownik otrzymuje wynagrodzenie stałe i zmienne, ale pomniejszane inaczej niż proporcjonalnie, i w danym miesiącu oprócz usprawiedliwionej nieobecności miał urlop wypoczynkowy, opłacony wynagrodzeniem urlopowym ze zmiennego składnika, to uzupełniając taki miesiąc, stałe wynagrodzenie przyjmuje się w wysokości wynikającej z umowy o pracę, a zmienne w wysokości faktycznie wypłaconej, bez uzupełniania. [przykład 2]
Jeśli pracownik jest wynagradzany wyłącznie wynagrodzeniem w stałej miesięcznej stawce, bez składników zmiennych, jak np. premie, a w miesiącu wymagającym uzupełnienia, tj. z urlopem wypoczynkowym i inną absencją, otrzymał wynagrodzenie urlopowe obliczone z wynagrodzenia za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej, wypłaconych w okresie 3 miesięcy poprzedzających rozpoczęcie urlopu. Wtedy uzupełnia się tylko wynagrodzenie stałe miesięczne poprzez przyjęcie go w pełnej wysokości, co oznacza, że wynagrodzenie urlopowe zostaje pominięte. [przykład 3]
PRZYKŁAD 1
Urlop i choroba
Pracownik otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie 3200 zł oraz zmienną miesięczną premię regulaminową ustalaną procentowo od wynagrodzenia za przepracowany okres. Zachorował we wrześniu 2015 r. Podstawę zasiłku chorobowego należy mu obliczyć za okres od września 2014 r. do sierpnia 2015 r. W styczniu 2015 r. chorował 5 dni roboczych oraz przebywał na urlopie 7 dni. Otrzymał wynagrodzenie urlopowe w wysokości 586,77 zł (tylko z premii), już po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne. W styczniu miał przepracować 20 dni, a faktycznie przepracował 8 dni. Otrzymał wynagrodzenie zasadnicze 3235,88 zł, po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne oraz premię 206,23 zł, po pomniejszeniu składkowym. Przy obliczaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego za wrzesień wynagrodzenie wypłacone za styczeń należy uwzględnić po uprzednim uzupełnieniu. Oba składniki wynagrodzenia należy potraktować jak zmienne, ze względu na otrzymanie wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Uzupełnienie polega więc na zsumowaniu wynagrodzenia urlopowego z wynagrodzeniem za pracę (składnik stały i zmienny), podzieleniu przez liczbę dni przepracowanych, tzn. dni pracy i urlopu wypoczynkowego (8 dni + 7 dni = 15 dni) oraz pomnożeniu przez liczbę dni, które pracownik był zobowiązany przepracować w styczniu. Uzupełnione wynagrodzenie za styczeń wynosi:
[(3235,88 zł + 586,77 zł + 206,23 zł): 15 dni] x 20 dni = 5371,84 zł.
PRZYKŁAD 2
Stawka godzinowa
Pracownik otrzymuje stawkę godzinową 12 zł, oprócz tego – prowizję od wyników sprzedaży. Czasami pracuje w nocy, za co przysługuje mu dodatek. Zachorował we wrześniu 2015 r. Ma prawo do zasiłku chorobowego, którego podstawę wymiaru stanowi wypłacone wynagrodzenie od września 2014 r. do sierpnia 2015 r. W kwietniu 2015 r., w którym było do przepracowania 21 dni (168 godzin), pracownik wykorzystał 2 dni (16 godzin) urlopu wypoczynkowego oraz chorował przez 5 dni roboczych (40 godzin). W tym też miesiącu wykonywał pracę w porze nocnej. Za kwiecień otrzymał faktycznie następujące składniki wynagrodzenia (już po odliczeniu 13,71 proc.):
– wynagrodzenie zasadnicze – 1159,74 zł (12 zł x 112 godzin faktycznej pracy; 168 godzin nominalnych – 56 godzin nieobecności),
– wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy z podstawy wymiaru ustalonej z okresu 3 miesięcy poprzedzających rozpoczęcie urlopu, tj. ze zmiennych składników – 214,83 zł,
– prowizję od sprzedaży – 431,45 zł,
– dodatek za pracę w porze nocnej – 18,12 zł.
W tym przypadku całość wynagrodzenia (bez dodatków nocnych) należy potraktować jak wynagrodzenie zmienne (dla potrzeb zasiłkowych wynagrodzenie w stawce godzinowej traktuje się jak stałe, ale w tym przypadku – w związku z urlopem – jak zmienne) i uzupełnić następująco:
– 1159,74 zł + 214,83 zł + 431,45 zł = 1806,02 zł – suma wypłaconych wynagrodzeń,
– 1806,02 zł : 16 dni (14 dni pracy + 2 dni urlopu) x 21 dni = 2370,40 zł – wynagrodzenie po uzupełnieniu,
– 2370,40 zł + 18,12 zł (dodatek nocny przyjmowany bez uzupełniania) = 2388,52 zł – podstawa wymiaru wrześniowego zasiłku chorobowego.
PRZYKŁAD 3
Godziny nadliczbowe
Pracownik otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie 2800 zł. We wrześniu stał się niezdolny do pracy z powodu choroby. W lipcu tego roku, a więc w miesiącu należącym do okresu, z którego jest ustalana podstawa zasiłku chorobowego, przebywał przez 10 dni na urlopie. W lipcu pracownik pracował 8 dni i oprócz wynagrodzenia zasadniczego otrzymał wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych 110 zł, już po pomniejszeniu o kwotę składek na ubezpieczenia społeczne. Przez 5 dni pobierał zasiłek opiekuńczy. W lipcu był zobowiązany przepracować 23 dni.
Przy obliczaniu podstawy wymiaru zasiłku za wrzesień wynagrodzenie otrzymane za lipiec należy uwzględnić po uzupełnieniu według zasad określonych dla składników stałych. Uzupełnienie wynagrodzenia za lipiec polega na przyjęciu pełnej miesięcznej kwoty, którą pracownik otrzymałby za cały miesiąc, tj. 2416,12 zł (2800 zł po pomniejszeniu o 13,71 proc.). Do uzupełnionego wynagrodzenia za lipiec należy dodać wynagrodzenie za godziny nadliczbowe w kwocie 110 zł. Wynagrodzenie za lipiec uwzględnione w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego wynosi 2526,12 zł (2416,12 zł + 110 zł).
Podstawa prawna
Art. 3 pkt 3, art. 36 ust. 1, art. 37, art. 38 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2014 r. poz. 159 ze zm.).