Jak się poruszać w gąszczu regulacji prawa pracy i osiągać zamierzone cele, uwzględniając przy tym uprawnienia zatrudnionych – odpowiemy w cyklu tematycznym „Jesień z compliance”
W najbliższych jesiennych wydaniach tygodnika będziemy publikować cykl artykułów poświęconych problematyce compliance w różnych obszarach prawa pracy. Zostaną one przygotowane we współpracy z prawnikami z kancelarii Raczkowski Paruch, w ramach realizowanego przez kancelarię projektu „Jesień z compliance”, mającego na celu popularyzowanie idei compliance w prawie pracy i budowanie świadomości pracodawców w tym zakresie. Każdy z tekstów zostanie przygotowany w tej samej przystępnej formule, z opisem ciekawych, często nietypowych stanów faktycznych, dotyczących danego zagadnienia, opatrzonych komentarzem prawnika.
Compliance – czyli co
Compliance to – w najszerszym rozumieniu – zapewnienie zgodności podejmowanych działań z prawem. Idea compliance zrodziła się w praktyce funkcjonowania podmiotów działających w obszarach regulowanych (np. bankowość, energetyka, rynek ubezpieczeniowy), gdzie jest ona rozumiana jako zgodność regulacyjna, a więc zapewnienie zgodności działalności z przepisami prawa oraz wymaganiami nakładanymi przez regulatora. Z czasem idea ta uległa spopularyzowaniu i zaczęła żyć własnym życiem, w oderwaniu od rynków regulowanych. Stosowanie się do obowiązujących przepisów prawa, regulacji branżowych czy określonych standardów korporacyjnych dotyczy bowiem – w mniejszym lub większym zakresie – każdego podmiotu działającego na rynku, nie tylko tych działających w obszarach regulowanych. Coś, co od dawna było oczywiste, zostało nazwane i zdefiniowane, a dążenie do compliance stało się powszechnym zjawiskiem rynkowym. Pozwala to nie tylko zidentyfikować zagrożenia i im przeciwdziałać, lecz także – w dłuższej perspektywie – służy budowaniu silnej pozycji rynkowej oraz zaufania klientów i kontrahentów.
W relacjach z pracownikiem
Compliance ma istotne znaczenie również w prawie pracy. W szczególności stanowi, a przynajmniej powinno stanowić, jedno z podstawowych dążeń w codziennej pracy osób zarządzających działami HR. Może być przy tym realizowane przynajmniej w kilku płaszczyznach. Przede wszystkim oznacza dążenie do zapewnienia zgodności działalności pracodawcy z przepisami prawa – zarówno tymi powszechnie obowiązującymi, jak i regulacjami wynikającymi z wewnątrzzakładowych źródeł prawa pracy. W tym znaczeniu ma na celu przeciwdziałanie naruszeniom i zapewnienie przestrzegania prawa. Niezależnie od tego compliance jest również rozumiane jako zgodność działań podejmowanych przez pracodawcę i pracowników z normami wynikającymi z polityk i standardów wewnątrzkorporacyjnych. Oznacza to dążenie do zapewnienia wśród pracowników identyfikacji z celami i dążeniami pracodawcy lub całej grupy kapitałowej. Wreszcie compliance to także zapewnienie zgodności z prawem działań podejmowanych przez zatrudnionych, co obejmuje przeciwdziałanie naruszaniu prawa i wyciąganie odpowiedzialności wobec pracowników. Są to jedynie przykłady. Płaszczyzn, na których pożądane jest zapewnienie zgodności z prawem podejmowanych działań, można by zidentyfikować jeszcze więcej. Pokazuje to, jak ważnym i powszechnym zagadnieniem jest compliance w prawie pracy.
Wrażliwe obszary
Problematyka ta dotyczy bardzo wielu i bardzo różnych obszarów prawa pracy. Jak właściwie sformułować ogłoszenie o pracę, jaką zawrzeć umowę z pracownikiem, jak rozliczać czas pracy pracownika, jak zwolnić pracownika, by nie narazić się na przegraną przed sądem, czy wreszcie jak prawidłowo przeprowadzić postępowanie wyjaśniające w przypadku wykrycia nieprawidłowości w zakładzie pracy? Wszystkie te zagadnienia są w istocie pytaniem o to, jak sprawić, aby działania podejmowane przez pracodawców były zgodne z obowiązującymi przepisami. Każde z nich stanowi wyraz dążenia do zapewnienia zgodności działalności pracodawcy z prawem, każde wiąże się zatem z problematyką compliance.
Obok przedstawiamy wybrane zagadnienia, których będą dotyczyły kolejne artykuły publikowane w cyklu. ©?
1. Tajniki rekrutacji
Pierwszy artykuł cyklu ukaże się 1 października. Będzie on poświęcony zagadnieniom rekrutacji pracowników oraz temu, jak to robić, by z jednej strony zrealizować cele pracodawcy, a z drugiej nie narazić się na zarzuty ze strony kandydatów czy pracowników. Zostaną w nim omówione szczególne sytuacje dotyczące procesów rekrutacyjnych. Będzie mowa m.in. o tym, jakich informacji można żądać od kandydata do pracy. Czy można domagać się zaświadczenia o niekaralności, czy można pytać o sytuację rodzinną i majątkową kandydata bądź o orientację seksualną? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdą państwo w tekście. Rozważone zostanie również zagadnienie wykonywania przez kandydatów testów psychologicznych, co rodzi wątpliwości w szczególności w kontekście przetwarzania danych osobowych i dalece wykracza ponad to, co jest dopuszczalne w świetle przepisów kodeksu pracy (ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy; t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.).
2. Dane osobowe zatrudnionych
Ochrona danych osobowych pracowników wiąże się w sposób bezpośredni z wieloma działaniami z zakresu prawa pracy podejmowanymi przez pracodawców. Na zatrudniającym, będącym administratorem danych, ciążą określone obowiązki uregulowane w przepisach ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1182 ze zm.). Pracodawca może przetwarzać dane osobowe pracowników wyłącznie w takim zakresie, w jakim pozwala na to ustawa. Zagadnienie to nabiera jeszcze większego znaczenia w kontekście projektu nowego rozporządzenia unijnego, regulującego kwestie ochrony danych osobowych, które zakłada w szczególności zniesienie obecnej (w dużej mierze fikcyjnej) odpowiedzialności karnej za naruszenia dotyczące danych osobowych i zastąpienie jej możliwością nakładania przez generalnego inspektora ochrony danych osobowych kar pieniężnych w wysokości do 100 milionów euro lub 5 proc. obrotu przedsiębiorstwa.
3. Przeciwdziałanie nieprawidłowościom i postępowania wyjaśniające
Według oficjalnych statystyk dostępnych w internecie pracownicy i ich działania stanowią największe zagrożenie dla bezpieczeństwa zakładu pracy. Pracodawca, dążąc do zapewnienia zgodności swojego działania z przepisami prawa i zapobiegania nadużyciom, powinien zatem rozpocząć od własnego podwórka, a więc od swojego zakładu pracy. Chodzi tutaj w szczególności o bezpieczeństwo informacji. Pracownicy coraz częściej pracują z domu, używają prywatnych komputerów i urządzeń mobilnych, logują się do publicznie dostępnych sieci. Każde takie działanie niesie ze sobą określone ryzyko ze strony pracodawcy. Powstaje pytanie, co robić, jeśli dojdzie do wykrycia nieprawidłowości? Jak należycie przeprowadzić postępowanie wyjaśniające, aby nie narazić się w szczególności na zarzut braku bezstronności? Jak wyegzekwować odpowiedzialność wobec pracownika? W artykule znajdą państwo odpowiedzi na te i inne pytania wraz ze wskazaniem przykładów złych i dobrych praktyk po stronie pracodawców.
4. Mobbing i dyskryminacja – zakres odpowiedzialności pracodawcy
Odpowiedzialność pracodawcy z tytułu mobbingu to odpowiedzialność na zasadzie winy, którą w szczególnie uzasadnionych przypadkach można wyłączyć, a przynajmniej ograniczyć do pewnego stopnia. Tekst będzie miał na celu pokazanie przykładów działań podejmowanych przez pracodawców na rzecz zapobiegania i przeciwdziałania mobbingowi i innym niepożądanym praktykom, ze wskazaniem, które z nich są korzystne i rekomendowane, a które nie prowadzą do osiągnięcia zakładanych rezultatów.
5. Kiedy umowa o pracę, a kiedy zlecenie
Umowy zawierane z pracownikami, w tym w szczególności tzw. umowy śmieciowe, budzą od lat wiele emocji. Autorzy postarają się – poprzez odwołanie się do konkretnych przypadków – odpowiedzieć na pytanie, kiedy umowy cywilnoprawne mogą być zasadnie określane mianem „śmieciówek”, a kiedy ich zawieranie jest uzasadnione i absolutnie nie mogą być traktowane jako wykorzystywane w celu obejścia przepisów kodeksu pracy. Celem opracowania będzie ponadto próba odpowiedzi na pytanie, również poprzez odniesienie się do przykładów płynących z praktyki, co jest przyczyną nadużywania umów cywilnoprawnych przez pracodawców.
6. Umowy na czas określony i nowe przepisy
W lutym 2016 r. wejdą w życie znowelizowane przepisy dotyczące zatrudniania pracowników na podstawie umów na czas określony i wypowiadania tych umów (wprowadzi je ustawa z 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. poz. 1220). Wymaga to przygotowania ze strony pracodawców. Autorzy pokażą na przykładach, jakie skutki będzie miała nowelizacja przepisów dla pracodawców oraz w jaki sposób dostosować aktualnie obowiązujące umowy i jak zawierać nowe, aby możliwie jak najwięcej zyskać na nowelizacji. Okazuje się bowiem, że w świetle przepisów przejściowych zawartych w ustawie nowe regulacje będą w różnym zakresie odnosiły się do umów zawartych przed ich wejściem w życie. Będzie to zależało w szczególności od tego, kiedy te umowy zostały zawarte, jak długo trwają, czy zostały wcześniej wypowiedziane etc. Nowelizacja przepisów może zatem mieć różne skutki, w zależności od okoliczności konkretnego przypadku. W tekście znajdą państwo odpowiedź w szczególności na następujące pytania: co się stanie z dotychczas obowiązującymi umowami, jak dostosować obecne umowy do nowych regulacji oraz o czym pamiętać, zawierając nowe umowy po wejściu w życie znowelizowanych przepisów.
7. Zwalnianie pracowników – jak to robić, by nie przegrać przed sądem
Zwalnianie pracowników to jeden z najbardziej powszechnych problemów, z jakimi stykają się pracodawcy. W mniejszym lub większym stopniu dotyczy on każdego podmiotu zatrudniającego pracowników. Opracowanie będzie miało na celu odpowiedź na pytanie, w jaki sposób zwalniać, aby nie narazić się na zarzut naruszenia przepisów i przegraną w sporze sądowym z pracownikiem. W tekście omówione zostaną na konkretnych przykładach najczęstsze błędy popełniane przez pracodawców przy rozwiązywaniu umów o pracę, wraz ze wskazaniem praktycznych konsekwencji tych błędów. Omówione zostaną również rekomendowane działania, które mają na celu uchronić pracodawcę przed zarzutami ze strony pracowników i ewentualnym niepowodzeniem przed sądem.
Dziennik Gazeta Prawna
Dziennik Gazeta Prawna
Dziennik Gazeta Prawna