Mogą być problemy z formą powierzenia zadań własnemu pracownikowi. Nie wolno też przekroczyć limitu godzin na osobę, a ponadto nie wszystkie składniki wynagrodzenia zostaną uwzględnione
Ewa Nowińska, Uniwersytet Ekonomiczny w Katowicach, ekspertka oceniająca wnioski w NCBiR / Dziennik Gazeta Prawna
Obowiązujące od 10 kwietnia 2015 r. wytyczne dotyczące kwalifikowalności są istotne przy zatrudnianiu osób w ramach projektów z Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS) i Funduszu Spójności (FS). Beneficjenci realizujący projekty ze środków unijnych mogą zatrudniać personel na umowy określone w ustawie z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.) bądź ustawie z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 121 ze zm.). W obecnej perspektywie finansowej są jednak obostrzenia przy zatrudnianiu na podstawie kodeksu cywilnego. Szczególnie w odniesieniu do własnego personelu.
Bez zlecenia
Niekwalifikowalne będą umowy cywilnoprawne zawierane z własnymi pracownikami (z wyjątkiem umowy o dzieło). Jednak zastosowanie umowy o dzieło może nastąpić wyłącznie w odniesieniu do zadań, które spełniają łącznie trzy warunki:
● charakter zadań uzasadnia zawarcie umowy o dzieło,
● wynagrodzenie na podstawie umowy o dzieło wskazane zostało w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu,
● rozliczenie zaangażowania zawodowego personelu następuje na podstawie protokołu wskazującego wynik rzeczowy wykonanego dzieła oraz dokumentu księgowego potwierdzającego poniesienie wydatku.
Wydatki na wynagrodzenia
Kwalifikowalnymi składnikami wynagrodzenia personelu są w szczególności: wynagrodzenie brutto, składki pracodawcy na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, składki na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz wydatki na pracowniczy program emerytalny zgodnie z ustawą z 20 kwietnia 2004 r. o pracowniczych programach emerytalnych (Dz.U. z 2014 r. poz. 710). Kwalifikowalne jest także tzw. dodatkowe roczne wynagrodzenie personelu, o ile wynika z przepisów prawa pracy i odpowiada proporcji, w której wynagrodzenie zasadnicze będące podstawą jego naliczania jest rozliczane w ramach projektu.
Niekwalifikowalne natomiast są: wpłaty dokonywane przez pracodawców na PFRON, świadczenia realizowane ze środków ZFŚS dla personelu projektu, koszty ubezpieczenia cywilnego funkcjonariuszy publicznych za szkodę wyrządzoną przy wykonywaniu władzy publicznej, nagrody jubileuszowe i odprawy pracownicze dla personelu projektu oraz koszty składek i opłat fakultatywnych, niewymaganych krajowymi przepisami, chyba że zostały przewidziane w regulaminie pracy lub regulaminie wynagradzania danej instytucji lub też innych właściwych przepisach prawa pracy oraz zostały wprowadzone w danej instytucji co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, także gdy obejmują potencjalnie wszystkich pracowników danej instytucji, a zasady ich odprowadzania czy przyznawania są takie same w przypadku personelu zaangażowanego do realizacji projektów oraz pozostałych pracowników beneficjenta.
Rynkowe stawki
Nowością w obecnej perspektywie jest wyłączenie z grona dysponentów środkami dofinansowania projektu (czyli upoważnionych do podejmowania wiążących decyzji finansowych w imieniu beneficjenta) osób, które są prawomocnie skazane za przestępstwa przeciwko mieniu, przeciwko obrotowi gospodarczemu, przeciwko działalności instytucji państwowych oraz samorządu terytorialnego, przeciwko wiarygodności dokumentów lub za przestępstwa skarbowe. Podtrzymano zaś zapis dotyczący stawek zatrudniania własnego personelu. Muszą one odpowiadać stawkom stosowanym przez beneficjenta poza projektami współfinansowanymi z funduszy strukturalnych i FS na analogicznych stanowiskach lub na stanowiskach wymagających analogicznych kwalifikacji (zapis ten dotyczy także premii i nagród).

Miesięczny limit
Limit łącznego zaangażowania zawodowego osób wykonujących jakiekolwiek zadania w projekcie wynosi 276 godzin miesięcznie, przy czym dotyczy zarówno zaangażowania danej osoby w prace na rzecz projektów finansowanych z funduszy strukturalnych i FS, jak i działań finansowanych z innych źródeł. Do powyższego limitu wliczamy urlop wypoczynkowy oraz czas przebywania na zwolnieniu lekarskim (L4), a nie wliczamy urlopu bezpłatnego. Limit musi zostać zweryfikowany przez beneficjenta przed zatrudnieniem danej osoby w projekcie, a także monitorowany przez cały okres pracy przy nim. Jeżeli limit zostanie przekroczony, to za niekwalifikowalne uznane będzie wynagrodzenie w projekcie. 276 godzin miesięcznie dotyczy czasu faktycznie przepracowanego, także poświęconego na realizację własnej działalności poza projektami. Dotyczy to osób zatrudnionych w projekcie zarówno na podstawie kodeksu cywilnego lub w ramach samozatrudnienia, jak i w ramach innych form zaangażowania niż wyżej wymienione oraz kodeksu pracy.
Zaangażowanie zawodowe będzie monitorowane dzięki systemowi informatycznemu, do którego na mocy umowy o dofinansowanie beneficjent zobowiązany będzie wprowadzać dane dotyczące personelu angażowanego do projektu.