PROBLEM: W 2015 r. nasza firma jest płatnikiem zasiłków z ubezpieczenia społecznego. Pracownik 6 maja dostarczył zaświadczenie lekarskie, wystawione na okres od 5 do 31 maja. Zasiłek w wysokości 2187 zł zostanie wypłacony 10 lipca. Wynagrodzenia są płatne 10. dnia każdego miesiąca, a razem z nimi zasiłki. Czy wypłatę zasiłku 10 lipca należy uznać za nieterminową i wypłacić odsetki? Jeśli tak, to jak je obliczyć?
ODPOWIEDŹ
Tak. Pracownikowi przysługują odsetki z tytułu przekroczenia terminu wypłaty zasiłku za maj. Zasiłek powinien być wypłacony 10 czerwca, czyli w terminie płatności wynagrodzeń za maj, a najpóźniej 30 czerwca.
Pracodawca będący w danym roku kalendarzowym płatnikiem zasiłków musi najpierw prawidłowo ustalić termin wypłaty należnego zasiłku i dopiero wtedy, gdy termin ten zostanie przekroczony – ma obowiązek ustalić i wypłacić odsetki ustawowe. Ustawa z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa zasiłkowa) określa, że płatnicy składek, tj. pracodawcy, którzy w danym roku są jednocześnie płatnikami zasiłków, wypłacają te świadczenia w terminach przyjętych dla wypłaty wynagrodzeń (lub dochodów), a Zakład Ubezpieczeń Społecznych – na bieżąco po stwierdzeniu uprawnień. Zasiłki te wypłaca się jednak nie później niż w ciągu 30 dni od daty złożenia dokumentów niezbędnych do stwierdzenia uprawnień do zasiłków (art. 64 ust. 1 ustawy zasiłkowej).
Tak jak wynagrodzenie
Oznacza to, że termin wypłaty zasiłków przez pracodawcę pokrywa się z terminem wypłat wynagrodzeń przyjętym w firmie. Najczęściej jest to ostatni dzień danego miesiąca kalendarzowego lub inny wskazany dzień miesiąca następnego, ale nie dalszy niż 10. dzień tego miesiąca. Natomiast ZUS wypłaca świadczenia ubezpieczeniowe na bieżąco, po stwierdzeniu nabycia do nich uprawnień, a więc niezwłocznie po ustaleniu prawa do tych świadczeń. Wypłata świadczeń zarówno przez płatnika składek, jak i przez ZUS, nie powinna nastąpić później niż w ciągu 30 dni od daty złożenia kompletu dokumentów niezbędnych do stwierdzenia uprawnień. Dokumentami niezbędnymi do stwierdzenia uprawnień do świadczeń z ubezpieczenia chorobowego są przede wszystkim dowody stwierdzające czasową niezdolność do pracy, a zatem zaświadczenia lekarskie na druku ZUS ZLA. Pozostałe dokumenty konieczne do stwierdzenia uprawnień do innych zasiłków (macierzyńskiego, opiekuńczego) zostały określone w przepisach rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 2 kwietnia 2012 r. w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2012 r. poz. 444 ze zm.). [przykład 1]
Może się zdarzyć (i tak jest najczęściej), że wszystkie dokumenty niezbędne do ustalenia prawa i wypłaty zasiłku zostaną złożone płatnikowi przed upływem okresu, za który ten zasiłek przysługuje. Aby nie wypłacać np. części zasiłku z góry, przyjmuje się, że termin 30 dni powinien być liczony od następnego dnia po ostatnim dniu niezdolności do pracy, a w przypadku, gdy okres niezdolności do pracy przypada na przełomie miesięcy, termin 30 dni na wypłatę zasiłku za częs´c´ okresu niezdolności do pracy przypadającej do końca miesiąca powinien być liczony od następnego dnia po ostatnim dniu miesiąca. Tak wynika z poradnika ZUS „Świadczenia pieniężne z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa”. Nie jest to więc norma ustawowa. [przykłady 2 i 3]
Jeżeli pracownik wysłał druk ZUS ZLA za pośrednictwem poczty listem poleconym, to termin 30 dni jest liczony od następnego dnia po otrzymaniu przez pracodawcę dowodu potwierdzającego niezdolność do pracy. Przykładowo pracownik nadał zwolnienie lekarskie 26 czerwca, a do firmy dotarło ono 30 czerwca. Pracodawca wypłaci zasiłek za cały okres zwolnienia 30 lipca, razem z wynagrodzeniem za lipiec. Termin 30 dni jest liczony dopiero od 1 lipca.
Co wynika z ustawy
Pracodawca, który nie wypłacił zasiłku terminowo, jest zobowiązany do wypłaty odsetek od tego zasiłku, w wysokości i na zasadach określonych w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych. Jeżeli ZUS w terminach przewidzianych w przepisach określających zasady przyznawania i wypłacania świadczeń pieniężnych z ubezpieczeń społecznych lub świadczeń zleconych do wypłaty na mocy odrębnych przepisów albo umów międzynarodowych nie ustalił prawa do świadczenia lub nie wypłacił tego świadczenia, jest zobowiązany do wypłaty odsetek od tego świadczenia w wysokości odsetek ustawowych określonych przepisami prawa cywilnego. Nie dotyczy to przypadku, gdy opóźnienie w przyznaniu lub wypłaceniu świadczenia jest następstwem okoliczności, za które ZUS nie ponosi odpowiedzialności. Powyższe uregulowanie ma zastosowanie również do płatników składek (pracodawców) zobowiązanych ustawowo do wypłaty świadczeń pieniężnych z ubezpieczeń społecznych.
Wypłatą nieterminową jest wypłata dokonana przez płatnika składek po upływie terminu przewidzianego dla wypłaty wynagrodzeń, jak również wypłata dokonana przed upływem tego terminu, ale po upływie 30 dni od daty złożenia przez ubezpieczonego wszystkich dokumentów niezbędnych do stwierdzenia uprawnień (wyrok Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim z 26 lipca 2013 r., sygn. akt V Ua 81/12). Płatnik składek dokonuje wypłaty odsetek z własnych środków, skoro zaniedbał prawidłowe wykonanie nałożonych na niego ustawowych obowiązków w zakresie realizacji zadań z ubezpieczeń społecznych. Obowiązek zapłaty odsetek powstaje w przypadku zwłoki. Zwłoka w spełnieniu świadczenia ma miejsce, gdy zobowiązany, mimo istniejącego obowiązku, nie spełnia świadczenia w terminie, przy czym niedotrzymanie terminu jest następstwem okoliczności, za które ponosi odpowiedzialność.
Zatem nie tylko ZUS, ale również pracodawca, który się spóźni z wypłatą zasiłku, musi wypłacić należność wraz z odsetkami, chyba że zwłoka wynika z okoliczności, za które płatnik nie odpowiada. Przykładowo, pracodawca miał uzasadnione podejrzenia, że pracownik wykorzystuje zwolnienie lekarskie w celach niezgodnych z przeznaczeniem (zamiast się leczyć, wykonuje pracę zarobkową). Postanowił więc skontrolować, czy pracownik rzeczywiście stosuje się do zaleceń lekarskich, aby się upewnić co do prawa do zasiłku. Przez to przeciągnęła się wypłata świadczenia.
Odsetki wypłaca się za okres od dnia następującego po upływie terminu na ustalenie prawa do świadczeń lub ich wypłaty – przewidzianego w przepisach określających zasady przyznawania i wypłacania świadczeń – do dnia wypłaty świadczeń. Natomiast okres opóźnienia w wypłaceniu świadczeń okresowych liczy się od dnia następującego po ustalonym terminie ich płatności. Tak stanowi par. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 1 lutego 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad wypłacania odsetek za opóźnienie w ustaleniu lub wypłacie świadczeń z ubezpieczeń społecznych (Dz.U. nr 12, poz. 104). Jeżeli świadczenie jest wypłacane osobie uprawnionej za pośrednictwem poczty lub na rachunek bankowy, za dzień wypłaty uważa się dzień przekazania należności na pocztę lub do banku.
Wzór na ustalenie należnych do wypłaty odsetek również znajdziemy w tym rozporządzeniu. Oblicza się je przez pomnożenie kwoty opóźnionego świadczenia przez liczbę dni zwłoki i przez roczną stopę procentową odsetek oraz przez podzielenie tego iloczynu przez 365.
Pracodawca – płatnik zasiłku zamiast wypłacić pracownikowi zasiłek chorobowy w wysokości 2187 zł najpóźniej 30 czerwca br. – wypłacił go 10 lipca. Roczna stopa odsetek wynosi obecnie 8 proc., a liczba dni zwłoki to 10 (od 1 do 10 lipca). Odsetki wynoszą:
(2187 zł x 10 dni x 8 proc.) : 365 = 4,79 zł.
Odsetki wypłaca się z urzędu łącznie z wypłatą opóźnionego świadczenia.
Jeżeli odsetki nie zostały wypłacone łącznie z wypłatą opóźnionego świadczenia, wypłaca się je:
– nie później niż łącznie z wypłatą świadczenia w następnym terminie jego płatności, gdy dotyczą świadczenia okresowego,
– niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 30 dni, gdy dotyczą świadczenia jednorazowego.
Obciążony płatnik
Zasiłki, mimo że wypłacane przez pracodawcę, nie są przez niego finansowane. Wypłacone prawidłowo pracodawca rozlicza w ciężar bieżących zobowiązań wobec ZUS z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne. Jednak nie dotyczy to karnych odsetek, wypłaconych z powodu zwłoki. Przypomnijmy, że pracodawca jest co prawda płatnikiem zasiłków, ale to oznacza, że tylko czasowo wykłada na nie swoje środki. Zasiłki są bowiem finansowane z funduszy ubezpieczeń społecznych i dlatego dokonuje rozliczenia składek, a także wypłaconych w danym miesiącu zasiłków za okres, za który był uprawniony do ich wypłaty, w jednej deklaracji zbiorczej ZUS DRA w obowiązującym go ustawowym terminie (do 5. lub 15. dnia miesiąca następnego za miesiąc poprzedni). Płatnik dokonuje wpłaty na ubezpieczenia społeczne w wysokości stanowiącej różnicę między wykazaną w deklaracji kwotą należnych składek za dany miesiąc kalendarzowy a kwotą tzw. uznań, czyli kwotą wypłaconych zasiłków oraz przysługującego płatnikowi wynagrodzenia za wykonywanie zadań związanych z ustalaniem prawa do świadczeń i ich wysokości oraz wypłatą świadczeń. Z kolei odsetki jako forma sankcji za nieterminowe regulowanie świadczeń obciążają wyłącznie budżet pracodawcy.
Podobnie jest w przypadku, gdy płatnik, mimo że był upoważniony do wypłaty zasiłku, nie zrobił tego. Wówczas ubezpieczony może się zwrócić do ZUS o wypłatę należności, a ZUS powinien ją zrealizować. Z kolei po odsetki za zwłokę pracownik musi się zwrócić do pracodawcy, który nie dopełnił obowiązków nałożonych na niego ustawowo (wyrok Sądu Najwyższego z 23 maja 2012 r., sygn. akt I UK 447/11).
Decyzja ZUS
Zgodnie z art. 63 ustawy zasiłkowej ubezpieczony może wystąpić do ZUS z wnioskiem o ustalenie uprawnień do zasiłku chorobowego, jeżeli uważa, że zostały naruszone jego uprawnienia w tym zakresie. Z wnioskiem o ustalenie uprawnień do zasiłku przysługującego ubezpieczonemu może wystąpić do Zakładu także płatnik składek na ubezpieczenie chorobowe. Jeżeli ubezpieczony uzna, że płatnik wypłacił mu np. za niski zasiłek, może wystąpić do ZUS z podaniem o ustalenie właściwej kwoty. ZUS wydaje wtedy decyzję ustalającą wysokość wyrównania za wskazany okres. Przez ustalenie uprawnień do zasiłku należy rozumieć również ewentualne ustalenie uprawnienia do odsetek od niewypłaconego w terminie zasiłku. Organ rentowy w ramach tych ustaleń powinien więc wydać decyzję nie tylko co do samego obowiązku zapłaty zasiłku, ale także rozstrzygnąć o odsetkach od tego świadczenia (por. postanowienie Kolegium Kompetencyjnego przy SN z 10 lipca 2002 r., sygn. akt III KKO 6/02, OSNP 2003, nr 21, poz. 528).
PRZYKŁAD 1
Po powrocie do pracy
Pracownik chorował przez 5 dni w okresie od 1 do 5 lipca. Zwolnienie lekarskie dostarczył 6 lipca, czyli po powrocie do pracy. Zasiłek powinien otrzymać – zgodnie z przyjętym terminem – 31 lipca, razem z wynagrodzeniem za lipiec, ale nie później niż 5 sierpnia, tj. z upływem 30 dni, licząc od 7 lipca.
PRZYKŁAD 2
W trakcie zwolnienia
16 czerwca 2015 r. pracownik dostarczył zwolnienie lekarskie na okres od 15 do 21 czerwca. Termin wypłaty wynagrodzeń w firmie przypada ostatniego dnia miesiąca. Zasiłek za czerwiec powinien być wypłacony 30 czerwca łącznie z wynagrodzeniem, ale nie później niż 21 lipca, licząc od 22 czerwca.
PRZYKŁAD 3
Dwie części
Zwolnienie lekarskie zostało wystawione pracownikowi na okres od 25 czerwca do 3 lipca 2015 r. Pracownik dostarczył zwolnienie pracodawcy dzień po wystawieniu, czyli 26 czerwca. W firmie wynagrodzenia są płatne 5. dnia następnego miesiąca. Zatem okres niezdolności do pracy należy podzielić na dwa, obejmujące poszczególne części miesięcy. Za 6 dni choroby, tj. od 25 do 30 czerwca, zasiłek powinien być wypłacony 3 lipca (5 lipca przypada w niedzielę, więc termin uległ przyspieszeniu), ale nie później niż 30 lipca, licząc od 1 lipca. Natomiast zasiłek za 3 dni lipca powinien być wypłacony nie 5 sierpnia, a więc w terminie wypłat za lipiec, tylko 31 lipca. Bieg terminu 30 dni powinien się zacząć od 4 lipca, czyli od następnego dnia po zakończeniu niezdolności do pracy. Jednak 30. dzień wypada 2 sierpnia w niedzielę, a więc znowu wypłaty należy dokonać wcześniej.
Podstawa prawna
Art. 63, art. 64 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2014 r. poz. 159).
Par. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 1 lutego 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad wypłacania odsetek za opóźnienie w ustaleniu lub wypłacie świadczeń z ubezpieczeń społecznych (Dz.U. nr 12, poz. 104).
Art. 85 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 121 ze zm.).