Dostałem zawiadomienie z ZUS o wszczęciu postępowania w sprawie przeniesienia odpowiedzialności za zobowiązania spółki na osoby trzecie. Współpracę ze spółką zakończyłem wiele lat temu. Postępowanie prowadzone jest w Warszawie. Obecnie mieszkam i prowadzę działalność na drugim końcu Polski. Czy mogę zażądać przesłania uwierzytelnionych kopii akt, abym mógł się z nimi zapoznać?
Co w takim wypadku może zrobić osoba, która z różnych przyczyn – zdrowotnych, finansowych, logistycznych – nie ma możliwości stawienia się w ZUS, aby osobiście przejrzeć akta, a chce skorzystać z tego prawa? A to niejedyna sytuacja, gdy możemy potrzebować kopii akt postępowania toczącego się przed ZUS. Czasami dokumenty znajdujące się w nich są niezbędne do przeprowadzenia postępowania przed innym organem administracji. Okazuje się jednak, że nie zawsze otrzymamy ich odpisy zgodnie z naszym żądaniem, a praktyka, jak to zwykle bywa, jest różna.
Dwa sposoby udostępniania akt
Warunki udostępnienia akt określa art. 73 kodeksu postepowania administracyjnego, który przewiduje dwie odrębne sytuacje i związane z nimi obowiązki organu administracji (w tym także ZUS) – umożliwienie przeglądania akt oraz wydanie uwierzytelnionych kopii.
Organ jest zobowiązany umożliwić stronie w każdym stadium postępowania przeglądanie akt sprawy oraz sporządzanie z nich notatek, kopii i odpisów, jednak bez obowiązku sporządzania tychże odpisów i dostarczania ich stronom. Strona postępowania nie ma zatem jakiegoś ogólnego prawa do żądania, aby pracownicy ZUS sporządzili dowolnie określone przez nią odpisy dokumentów znajdujących się w aktach sprawy i je jej dostarczyli.
Stanowisko to potwierdza art. 73 par. 1a k.p.a., zgodnie z którym wgląd w akta sprawy i sporządzanie z nich notatek, kopii lub odpisów jest dokonywane w lokalu organu administracji publicznej w obecności pracownika tego organu. Jak się jednak okazuje, kwestia doręczenia nawet nieuwierzytelnionych kserokopii z akt sprawy była przedmiotem sporów i rozbieżnych ocen w orzecznictwie. I tak np. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Białymstoku w wyroku z 21 sierpnia 2014 r., sygn. akt II SAB/Bk 24/14, wskazał, że pozyskiwanie z akt kopii dokumentu może polegać na sporządzeniu odbitki przez stronę w obecności pracownika organu albo samodzielnie przez pracownika organu i doręczenie jej stronie z ewentualnym obciążeniem kosztami sporządzenia kopii dokumentu i przesyłki. Wydaje się jednak, że nie znajdzie to zastosowania na gruncie prowadzonych przez ZUS postępowań, z uwagi na brak uregulowań dotyczących odpłatności za realizację wniosków o wykonanie kserokopii i wysyłkę takich dokumentów.
Z kolei zaś Najwyższy Sąd Administracyjny w wyroku z 24 lipca 2013 r., sygn. akt II GSK 507/12, stwierdził wyraźnie brak obowiązku sporządzania przez organ kserokopii akt lub ich odpisu i doręczania ich stronie.
Strona może w niektórych przypadkach żądać wydania z akt sprawy uwierzytelnionych odpisów dokumentów, tj. z potwierdzeniem, że są zgodne oryginałem. Żądanie takie musi być natomiast przez stronę prawidłowo uzasadnione, np. właśnie odległością pomiędzy miejscem zamieszkania a siedzibą organu, względami zdrowotnymi, brakiem środków finansowych na dojazd. Organ, rozpatrując taki wniosek, dokonuje własnej oceny, czy w danej sprawie ze względu na okoliczność prowadzonego postępowania zaistniał ważny interes strony. Nie ma przy tym wątpliwości, że odmowa wydania uwierzytelnionych kserokopii akt powinna nastąpić w formie postanowienia. Trzeba jednak pamiętać, że pracownik ZUS to nie notariusz. Uwierzytelniona kopia nie będzie miała mocy oryginału, a znajdujący się na niej podpis urzędnika stanowi jedynie jego oświadczenie o zgodności kopii z oryginalnym dokumentem.
Warto jednak mieć świadomość, że strona występująca o wydanie uwierzytelnionych odpisów dokumentów powinna wskazać konkretne dokumenty znajdujące się w aktach sprawy poprzez podanie np. numeru karty z akt sprawy, tytułu dokumentu, jego daty. ZUS nie powinien się domyślać, jakie dokumenty strona miała na myśli, składając wniosek – to strona musi jednoznacznie sprecyzować, jakich dokumentów dotyczy jej żądanie (np. wyrok WSA w Warszawie z 13 kwietnia 2011 r., sygn. akt VII SA/Wa 58/11). Oczywiście nie będzie to wykonalne, w sytuacji gdy strona nie wie, co się znajduje w aktach, bo ich nie widziała. I znowu oceny dokona w tym zakresie organ prowadzący postępowanie.
Można się zapoznać w innym urzędzie
Na marginesie warto tylko zaznaczyć, że wprawdzie akta sprawy udostępnia się stronie w siedzibie organu administracji publicznej (w tym przypadku w ZUS), to jednak sam organ może w ramach pomocy prawnej przesłać akta sprawy innej instytucji. Jeśli strona wskazuje na utrudnienia w dotarciu do siedziby ZUS i zapoznaniu się z aktami postępowania jej dotyczącymi, organ może zwrócić się w takiej sytuacji do właściwego terenowego organu administracji rządowej lub organu samorządu terytorialnego np. urzędu gminy miejsca aktualnego zamieszkania strony, w którym to urzędzie mógłby zapoznać się z aktami. Nie jest jednak do końca jasne, w jakich przypadkach ZUS byłby uprawniony do zwracania się do właściwego organu z żądaniem udzielenia pomocy prawnej. Przepis nie określa bowiem żadnych konkretnych przesłanek, a więc ocena możliwości zastosowania tego trybu należałaby do organu.
Ważne
Samodzielne sporządzanie kopii akt nie wymaga uzasadnienia. Ważny interes trzeba jednak wykazać, gdy żąda się wydania kopii uwierzytelnionych przez organ lub uwierzytelnienia kopii sporządzonych przez siebie
Ważne
ZUS nie ma obowiązku sporządzać i uwierzytelniać kopii akt każdej sprawy. Strona musi żądanie uzasadnić
Podstawa prawna
Art. 10, art. 50, art. 52, art. 73 par. 1–2, art. 74 par. 2 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 267 ze zm.).