Jeśli ZUS nie wezwał wcześniej dłużnika do dobrowolnego uregulowania należności zgodnie z przepisami, powinien umorzyć postępowanie. W razie sporu sąd administracyjny rozstrzygnie wątpliwości na jego niekorzyść.
Jeśli otrzymaliśmy decyzję ZUS zobowiązującą nas do zwrotu jakiejś kwoty, czy to jako przedsiębiorca, czy jako jego spadkobierca, musimy liczyć się z tym, że organ rentowy nie będzie długo czekał na należne mu pieniądze. Zostanie wszczęta egzekucja administracyjna, w wyniku której nie tylko zostaniemy zmuszeni do zapłaty, ale także obciążą nas dodatkowe koszty. Postępowanie egzekucyjne musi być prowadzone zgodnie z przepisami, bo jeśli takie nie jest, dłużnicy mogą podważyć jego prawidłowość. Warto przede wszystkim zwrócić uwagę na to, czy wcześniej otrzymaliśmy upomnienie, które przynajmniej w teorii jest ostatnią szansą na dobrowolne uregulowanie zadłużenia. Jeśli nic takiego do nas nie dotarło, a mimo to ZUS lub dyrektor izby skarbowej wszczęli egzekucję – możemy zarzucić jej niedopuszczalność. Nie spowoduje to oczywiście zwolnienia z długu, ale może dać nam kilka miesięcy, aby móc stanąć na nogi. Wiele kontrowersji wywołuje choćby sama forma doręczenia takiego upomnienia i warunki jego prawidłowości. Trzeba pamiętać, że tylko doręczenie zgodnie z przepisami otwiera drogę do prowadzenia egzekucji. Co ważne dla dłużników, okoliczności te są rygorystycznie badane przez sądy administracyjne, a większość wątpliwości rozstrzygana jest na ich korzyść. Spróbujemy je wyjaśnić.
Kiedy nie jest konieczne
Przede wszystkim trzeba wiedzieć, że nie w każdym przypadku wszczęcie postępowania egzekucyjnego wymaga uprzedniego doręczenia upomnienia. Na skutek zmiany przepisów w 2014 r. egzekucja bez upomnienia możliwa jest m.in. wówczas, gdy obowiązek uiszczenia powstaje z mocy prawa, a wysokość tych należności została określona w ostatecznym orzeczeniu. W przypadku ZUS egzekucja taka może być więc wszczęta wobec należności określonych decyzjami deklaratoryjnymi, czyli nietworzącymi nowego obowiązku, ale potwierdzającymi już istniejący. Taki charakter mają decyzje o wysokości zadłużenia z tytułu składek. Decyzja ZUS, na podstawie której prowadzone jest postępowanie egzekucyjne, powinna zatem wskazywać wprost, że stanowi podstawę do wystawienia tytułu wykonawczego bez uprzedniego doręczenia upomnienia. Tam jednak, gdzie ZUS nakłada nowy obowiązek, np. na płatnika, upomnienie wysłać musi. [ramka]
Nie zawsze do rąk własnych
Aby można było przeprowadzić egzekucję, upomnienie powinno nie tylko zostać wysłane, ale również doręczone. Sam fakt, że ZUS posiada jakieś potwierdzenie wysłania pisma, nie zwalnia go z obowiązku przedstawienia w razie wątpliwości dowodu doręczenia. I tu pojawia się problem – nie zawsze doręczenie oznacza przekazanie upomnienia faktycznie do rąk adresata. Jeśli nie jest to możliwe w ten sposób, tj. listonosz nie zastał nikogo w domu albo w firmie, można dokonać doręczenia zastępczego. Pismo przechowuje się w lokalu pocztowym, a adresatowi zostawia się awizo. Jeśli upomnienie nie zostanie odebrane w ciągu 14 dni, uważa się je za doręczone. Nie ma więc większego sensu celowe niepodejmowanie pism z ZUS lub urzędu skarbowego. W żaden sposób nie powstrzyma to egzekucji. Gdyby jednak dłużnik rzeczywiście nie mógł odebrać pisma, np. awizo pomyłkowo włożono do innej skrzynki i adresat nie wiedział, że oczekuje na niego jakakolwiek przesyłka, może próbować wykazywać, że doręczenie zastępcze nie powinno być stosowane albo że tę procedurę przeprowadzono wadliwie. Jeśli mu się to uda, egzekucja stanie się niedopuszczalna.
ZUS musi dołożyć wszelkich starań w celu weryfikacji adresu lub siedziby zobowiązanego. W przypadku wskazania adresu do korespondencji zobowiązany jest kierować pisma właśnie na ten adres. Do momentu ujawnienia w Krajowym Rejestrze Sądowym nowej siedziby i adresu spółki musi kierować korespondencję na dotychczasowy adres, w razie braku informacji o innym adresie doręczeń. Jeśli więc ZUS doręczył upomnienie zgodnie z tą zasadą, to twierdzenia spółki, że zmieniła adres, ale nie zdążył pojawić się wpis w KRS, nie będą miały wpływu na prawidłowość doręczenia.
Odebrała recepcjonistka
Dodatkowo do odbioru przesyłki pocztowej nie jest konieczne uprawnienie do reprezentowania spółki, nie jest też niezbędny wpis osoby upoważnionej do KRS. Obowiązkiem jednostki organizacyjnej (osoby prawnej) jest takie zorganizowanie odbioru pism, by odbioru dokonywała osoba upoważniona. Nie jest przy tym istotne, czy pracownik miał do tego pełnomocnictwo. Co jednak w sytuacji, gdy pisma odbiera zbiorczo dla kilku firm recepcjonistka w biurowcu? Nie jest ona przecież pracownikiem dłużnika, ale zarządzającego budynkiem. W takim wypadku doręczenie upomnienia można uznać za prawidłowe jedynie wtedy, gdy posiadała stosowne pełnomocnictwo. Jeśli nie – teoretycznie nie powinna w ogóle otrzymywać takiego pisma. Z jednej strony, nawet jeśli przekazała w końcu upomnienie właściwemu adresatowi, to jest to doręczenie nieprawidłowe. Z drugiej zaś strony, jeśli została wcześniej upoważniona do odbioru korespondencji, to tłumaczenia dłużnika, że nie otrzymał pisma, nie mają znaczenia dla sprawy.
Podstawa zarzutu
Gdy doręczono nam upomnienie w sposób prawidłowy, niewiele możemy zrobić poza uregulowaniem długu. Naruszenie jednak przez wierzyciela zasad doręczania stanowi istotne uchybienie analogiczne do tych, jakie wywołuje brak doręczenia, czyli niedopuszczalność egzekucji. Wierzyciel w tytule wykonawczym powinien wskazać datę doręczenia upomnienia – przypomnijmy, że nie dotyczy to wszystkich decyzji. Jeśli dłużnik dostrzegł jakieś błędy (np. w czasie rzekomego doręczenia nie otrzymywał żadnego awiza) albo w ogóle nie wskazano żadnej daty, bo upomnienia w ogóle nie wysłano, może zgłosić organowi prowadzącemu egzekucję taki zarzut. Powinno to prowadzić do umorzenia postępowania egzekucyjnego. Organ może oczywiście nie podzielić naszego zdania i prowadzić postępowanie dalej. W takiej sytuacji przysługuje dłużnikowi prawo do wniesienia skargi do wojewódzkiego sądu administracyjnego. Sądy administracyjne zazwyczaj bardzo rygorystycznie podchodzą do wszelkich uchybień formalnych ze strony organów administracji publicznej. Ich zdaniem to wierzyciel ma obowiązek ocenić, czy upomnienie doręczono skutecznie. Aby doręczenie można było uznać za skuteczne, muszą istnieć niezbite dowody, że doręczyciel wykonał obowiązki, jakie w tym zakresie obciążają go z mocy prawa. Warto więc po otrzymaniu dokumentów wszczynających egzekucję sprawdzić ich poprawność. Może się bowiem okazać, że jej prowadzenie w tym momencie jest niedopuszczalne.
Decyzje tworzące nowy obowiązek:
● przenoszące na osoby trzecie (np. członków zarządu spółki) i spadkobierców odpowiedzialność za zobowiązania płatnika składek z tytułu nieuregulowanych przez niego należności,
● zobowiązujące do zwrotu nienależnie pobranych świadczeń,
● zobowiązujące do zwrotu należności wynikających ze złożonej deklaracji rozliczeniowej.
Podstawa prawna
Par. 2 rozporządzenia ministra finansów z 30 października 2014 r. w sprawie określenia należności pieniężnych, których egzekucja może być wszczęta bez uprzedniego doręczenia upomnienia (Dz.U. z 2014 r. poz. 1494).
Art. 42–45 ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 267 ze zm.).
Art. 15 par. 1 i 2, art. 33 par. 1 pkt 7, art. 59 par. 1 pkt 7 ustawy z 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1619).