Twórcy zatrudnieni na etacie rozliczają się na kilka różnych sposobów. Wbrew pozorom nie w każdym przypadku powstanie obowiązek zapłaty należności ZUS.
Przeprowadzając kontrolę, ZUS bardzo często kwestionuje umowy o dzieło zawarte przez twórców, np. programistów, twierdząc, że tak naprawdę są one umowami o świadczenie usług. Skutkuje to oczywiście nałożeniem obowiązku odprowadzenia składek. Konieczność odprowadzenia składek zaistnieje również w sytuacji, gdy pracownicy oprócz umowy o pracę z tą samą firmą zawarli odrębną umowę o dzieło, np. na stworzenie programu komputerowego. Tym razem sam jej charakter nie będzie kwestionowany, bo i tak przepisy ubezpieczeniowe nakazują traktowanie honorariów z kontraktów jak wynagrodzeń z umowy o pracę. Takie reguły miały zapobiec obchodzeniu prawa, jednak w rzeczywistości powodują nieuzasadnione obciążenie twórców. Jest jednak sposób, aby składek w takich sytuacjach uniknąć.

Wynagrodzenie

Zacznijmy jednak od przedstawienia zasad i pojęć ogólnych. Zgodnie z definicją przyjętą przez GUS (nie ma definicji ustawowej, a GUS zajmuje się m.in. klasyfikacją wynagrodzeń i definiowaniem poszczególnych świadczeń wypłacanych w ich ramach) honoraria to wynagrodzenia z tytułu korzystania lub rozporządzania prawami autorskimi lub pokrewnymi. Wynika z tego, że zwrot „honoraria autorskie” to w gruncie rzeczy tautologia.
Honoraria obejmują w szczególności:
1) wynagrodzenie przekazane autorowi lub artyście wykonawcy z tytułu korzystania z utworu lub artystycznego wykonania przez podmioty wypłacające wynagrodzenie, jeżeli utwór lub artystyczne wykonanie zostały stworzone przez pracowników na podstawie umowy o pracę lub przez osoby fizyczne na podstawie umowy-zlecenia lub umowy o dzieło,
2) wynagrodzenia (tantiemy) wypłacane twórcom lub artystom wykonawcom przez organizacje zbiorowego zarządzania prawami autorskimi lub prawami pokrewnymi,
3) wynagrodzenia za opracowania naukowe i badawczo-rozwojowe wykonywane przez pracowników jednostek naukowych i jednostek badawczo-rozwojowych, stanowiące wykładnik działalności twórczej.
Należą do nich także:
1) wynagrodzenia i tantiemy wypłacane twórcom przez stowarzyszenia twórców,
2) wynagrodzenia za opracowania naukowo-badawcze i rozwojowe wykonywane przez pracowników placówek naukowych i szkół wyższych poza obowiązującym ich czasem pracy lub poza obowiązującym wymiarem zajęć – wyłącznie w zakresie prac twórczych.
Utwory w rozumieniu prawa autorskiego mogą być tworzone m.in. przez pracowników. Może to nastąpić:
1) w ramach obowiązków pracowniczych,
2) w ramach umowy cywilnoprawnej zawartej równolegle do stosunku pracy (np. w ramach umowy o dzieło),
3) bezumownie.

W ramach obowiązków

Wiele zawodów ma charakter twórczy – wymienić można np. profesora na uczelni, naukowca w instytucie, redaktora w wydawnictwie, programistę. Osoby te tworzą utwory autorskie w ramach swoich obowiązków pracowniczych. Otrzymują za to określoną zapłatę. Może to być zwykłe wynagrodzenie lub honorarium. Wypłata honorarium daje preferencje podatkowe w postaci naliczenia autorskich kosztów uzyskania w wysokości 50 proc. przychodu z pracy twórczej pomniejszonego o składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracownika. Honorarium oskładkowane jest analogicznie jak wynagrodzenie zasadnicze, czyli trzeba odprowadzić od niego wszystkie składki ZUS.
Warto dodać, że przepisy prawa autorskiego stwierdzają, że pracodawca nabywa prawa majątkowe do utworów stworzonych przez pracownika z chwilą przyjęcia utworu.

Działalność wykonywana osobiście

Czasem z pracownikiem na tworzenie utworów zawiera się umowy cywilnoprawne – co do zasady umowy o dzieło. O ile na użytek podatku dochodowego wynagrodzenie uzyskane w ramach takiej umowy rozliczane jest odrębnie od wynagrodzenia ze stosunku pracy, to w zakresie składek ZUS należy zsumować wynagrodzenie z obu tytułów i naliczyć składki, tak jakby całość pochodziła ze stosunku pracy. Zgodnie bowiem z przepisami ubezpieczeniowymi za pracownika uważa się także osobę wykonującą pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy-zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia albo umowy o dzieło, jeżeli umowę taką zawarła z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy, lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy. W takim przypadku w podstawie wymiaru składek uwzględnia się również przychód z tytułu umowy agencyjnej, umowy-zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia albo umowy o dzieło.

Bez umowy

Pracownik może jednak tworzyć utwory poza swoimi obowiązkami pracowniczymi, tj. przynajmniej teoretycznie w czasie wolnym. W takim przypadku pracodawca nie nabędzie z automatu prawa do utworu stworzonego przez pracownika. Uzyskanie praw do utworu wymagać będzie zawarcia między nimi stosownej umowy. Najprościej zawrzeć po prostu umowę sprzedaży praw do utworu. U pracownika powstanie przychód z praw majątkowych rozliczany odrębnie od stosunku pracy i działalności wykonywanej osobiście. Jednocześnie nie powstanie obowiązek płacenia składek ZUS, analogicznie jak w przypadku zakupu od pracownika samochodu czy spółdzielczego prawa do lokalu. Pracodawca powinien jednak szczególnie zadbać o to, żeby nie zachodziło powiązanie ze stosunkiem pracy, a zawarta umowa nie miała cech umowy o dzieło. Jeżeli tego nie dopełni – ZUS będzie mógł domagać się składek. Gdy strony zawrą umowę na stworzenie utworu (w chwili zawarcia umowy utwór nie będzie istniał), można być niemal pewnym, że ZUS będzie dowodził, że jest to umowa o dzieło podpisana z własnym pracownikiem. W takiej sytuacji zdecydowanie lepiej jest zawrzeć od razu umowę o dzieło lub rozliczyć stworzenie utworu w ramach stosunku pracy. Jeżeli natomiast na chwilę zawarcia umowy utwór już będzie istniał, możliwa jest jego sprzedaż (sprzedaż praw do niego), co pozwoli uniknąć ZUS – można w ten sposób pozyskać np. scenariusz czy artykuł. Pamiętać jednak należy, że prawidłowe przeniesienie praw autorskich w takiej formie wymaga perfekcyjnego sformułowania postanowień umowy.
Kiedy uzyskanie praw autorskich nie jest obciążone
Aby od honorarium wypłacanego pracownikowi nie trzeba było odprowadzać składek, należy spełnić następujące warunki:
1) honorarium nie może być wynagrodzeniem ze stosunku pracy, a w szczególności nie może ono dotyczyć utworów stworzonych w ramach obowiązków pracowniczych,
2) honorarium nie może być wypłacone w ramach umowy o dzieło lub zlecenia zawartej równolegle do stosunku pracy,
3) z pracownikiem należy zawrzeć umowę sprzedaży (przeniesienia praw autorskich),
4) pracownik powinien najpierw stworzyć utwór, a dopiero później sprzedać go pracodawcy.
Podstawa prawna
Art. 22 ust. 9 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).
Art. 12 ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U. z 2006 r. nr 90, poz. 631 ze zm.).
Art. 8 ust. 2a i art. 18 ust. 1a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 121).
Zasady metodyczne statystyki rynku pracy i wynagrodzeń.