Pracodawca sporo oszczędza, ale ma też wiele zobowiązań i potencjalnych problemów
Małgorzata Majewska ekspert portalu MonsterPolska.pl / Dziennik Gazeta Prawna
CZYTELNIK: Zastanawiam się nad zatrudnieniem osób pracujących zdalnie. Jak taka współpraca powinna wyglądać? Jak skutecznie zarządzać personelem?
EKSPERT: Podstawę prawną do zatrudnienia pracownika w formie telepracy stanowi art. 675 kodeksu pracy. Zgodnie z § 1 praca może być wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.
Telepracownikiem, zwanym też e-pracownikiem lub pracownikiem zdalnym, jest osoba, która wykonuje pracę w wyżej wymienionych warunkach i przekazuje pracodawcy wyniki pracy. E-praca może być wykonywana w domu pracownika lub poza jego miejscem zamieszkania. Pracownik wykonuje wtedy swoją pracę poza siedzibą firmy, w miejscu przeznaczonym do telepracy, tzw. telecentrum. Dopuszczalna jest także forma mieszana, w której pracownik może wykonywać zlecone zadania naprzemiennie w kilku miejscach: w domu, telecentrum lub siedzibie firmy.
Pracownikami zdalnymi najczęściej są księgowi, graficy, programiści, webmasterzy, copywriterzy, analitycy finansowi i tłumacze. Dużą popularnością praca zdalna cieszy się wśród grup zawodowych związanych z obrazem i dźwiękiem, działalnością marketingową i artystyczną.
Największą zaletą telepracy jest zmniejszenie kosztów, np. wynajmu powierzchni biurowej. Korzystna dla obydwu stron jest możliwość zatrudnienia osób mieszkających w dużych odległościach od centrali, a także wysokiej klasy fachowców, których zatrudnienie nie mogłoby nastąpić w tradycyjnej formie. Praca zdalna stanowi szansę aktywizacji osób niepełnosprawnych i młodych matek. Nie należy zapominać także o oszczędności czasu poświęcanego na dojazd do pracy oraz wzroście wydajności pracy. Wśród wad wymienia się uzależnienie od sieci teleinformatycznej i jej awaryjności. Kwestią problematyczną jest także psychologiczny aspekt zarządzania personelem. Wielu pracodawców nie potrafi ocenić podwładnego i jego pracy wykonywanej zdalnie.
Na pracodawcy spoczywa obowiązek dostarczenia telepracownikowi sprzętu niezbędnego do wykonywania zleconych mu zadań. Po stronie firmy jest też ubezpieczenie. Niezbędne jest również pokrycie kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu oraz zapewnienie pomocy technicznej i szkolenia w zakresie obsługi urządzeń. Pracodawca określa sposób i formę kontroli pracownika. Przełożony ma bowiem prawo do przeprowadzenia jej w miejscu wykonywania pracy. Jednakże w takiej sytuacji wymagana jest uprzednia zgoda podwładnego, wyrażona na piśmie, za pomocą środków komunikacji. Dużym wyzwaniem dla pracodawcy jest stworzenie systemu sprawnego zarządzania telepracownikami. Najlepszym rozwiązaniem wydaje się scentralizowany system komunikacji. Platformy komunikacyjne umożliwiają np. informowanie o obecności i dyspozycyjności pracownika, poprzez wybranie przez niego jednego z dostępnych standardowo statusów: dostępny, na spotkaniu, na przerwie. Tym sposobem na bieżąco powiadamia szefa i współpracowników, kiedy można kierować do niego np. telefony od klientów.
Na rynku dostępne są także programy monitorujące działania podwładnych. Najpopularniejsze z nich to Statlook, Oko Szefa i NetVizor. Umożliwiają m.in. sprawdzenie aktualnie przeglądanych przez pracownika stron internetowych, dziennego wykresu odwiedzanych witryn czy czasu reakcji jego komputera.
Kontrola aktywności podwładnych jest jednak tematem spornym. Zgodnie z prawem pracy i kodeksem cywilnym każdy pracownik ma prawo do prywatności. Z drugiej strony pracodawca ma prawo do kontrolowania wykonywanej przez podwładnego pracy, w szczególności do wglądu w rejestr rozmów telefonicznych, sprzętu komputerowego i sieci teleinformatycznej. Prawo wymaga poinformowania podwładnego o możliwości prowadzenia tego typu kontroli przed rozpoczęciem współpracy. Szefowi wolno sprawdzać i rejestrować strony WWW odwiedzane przez pracownika, ale nie wolno mu wykorzystywać danych wprowadzonych przez telepracownika np. w celu dostępu do kont bankowych czy portali społecznościowych. Nie ma też prawa czytać prywatnej korespondencji, nawet jeżeli pochodziła ze służbowej skrzynki pocztowej.