20 proc. – tyle napiwku, a nawet więcej dostają taksówkarze od płacących służbową kartą. Jeśli umowa firmy z korporacją tego nie przewiduje, to w efekcie jest to mniej przejechanych kilometrów za te same pieniądze.
Zakład pracy podpisuje umowę z korporacją taksówkarską, która przekazuje karty płatnicze. Korzystają z nich pracownicy, płacąc rachunki za przejazdy służbowe. Zazwyczaj środki na takiej karcie są limitowane w skali miesiąca, a szczegółowe zasady rozliczeń pomiędzy zakładem pracy a firmą taksówkarską określa umowa. Takie reguły obowiązują w większości firm. Jakież może być zdziwienie niektórych szefów, gdy się dowiedzą, że ze środków dostępnych na takich kartach pokrywane są napiwki dla taksówkarzy. A w wielu umowach nie ma na ten temat ani słowa.
Duże zdziwienie
– Wracałam taksówką do siedziby firmy ze spotkania służbowego w tym samym mieście. Za przejazd płaciłam kartą służbową, na której ustalony jest miesięczny limit wydatków. Rachunek za przejazd wyniósł 24 zł. Przekazując terminal płatniczy, taksówkarz poprosił o podanie wysokości napiwku. Do dyspozycji miałam: 0, 10 i 20 proc. rachunku. Wybrałam 10 proc., co zwiększyło opłatę z 24 zł do 26,40 zł. Czy mogłam tak zrobić, płacąc kartą służbową? – pyta czytelniczka.
W firmie, w której zatrudniona jest czytelniczka, osoba zajmująca się rozliczeniami służbowych wyjazdów była zaskoczona takim pytaniem. Sprawdziła umowę zawartą z korporacją taksówek i okazało się, że brak jest zapisów na temat napiwków za wykonane usługi. Jak się okazuje, ta firma to nieodosobniony przypadek. Informacje te potwierdza także kadrowa z innej firmy, w której na służbowych kartach płatniczych wprowadzono limity dla pracowników, ale nigdy nie analizowano rozliczeń pod kątem dodatkowych opłat dla taksówkarza. Tutaj także umowa z korporacją taksówkarską nie zawiera żadnych zapisów o napiwkach.
Z pozoru problem może się wydawać błahy, bo to przecież tylko 2,40 zł, ale dziennie przecież wielu pracowników może korzystać z firmowej karty płatniczej. Wtedy pula środków zużyje się zdecydowanie szybciej, niż zakładano.
Trzy warianty
Pytanie czytelniczki sprowadza się do tego, kto pokrywa napiwki dla taksówkarzy: pracownik czy pracodawca?
Choć, co prawda, w omawianym przypadku nie mamy do czynienia z podróżą służbową, to należy posiłkować się przepisami rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167; dalej: rozporządzenie w sprawie podróży służbowych). Z jego par. 2 wynika, że z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługuje zwrot m.in. kosztów przejazdów i dojazdów środkami komunikacji miejscowej oraz innych niezbędnych wydatków określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Czy więc napiwki można uznać za wydatek niezbędny?
Oczywiście w przepisach wewnątrzzakładowych pracodawca może ustalić, czy i które dodatkowe opłaty uznaje za koszty niezbędne. W takim przypadku, jak wskazuje Łukasz Chruściel, radca prawny, partner w Kancelarii Raczkowski Paruch, kierujący biurem w Katowicach, warianty mogą być trzy:
● w firmie są wewnętrzne zasady rozliczania wyjazdów służbowych, w których jasno określono, kto ponosi dodatkowe koszty za przejazdy pracownika;
● w firmie są wewnętrzne zasady rozliczania wyjazdów służbowych, ale brak w nich zapisów o dodatkowych opłatach;
● w firmie brak wewnętrznych zasad rozliczania wyjazdów służbowych, ale utarła się praktyka, że w całości ponosi je pracodawca.
O ile pierwszy i trzeci przypadek nie budzą wątpliwości, to drugi już nie jest tak oczywisty.
Do zwrotu, ale nie zawsze
Zdaniem mec. Chruściela w sytuacji kiedy nie ma w polityce firmowej żadnych informacji co do tego, kto ponosi dodatkowe koszty z tytułu napiwku dla taksówkarza, należy przyjąć, że pracodawca ma prawo odmówić ich ponoszenia. Co za tym idzie – może domagać się ich zwrotu od pracownika. Tutaj należy posiłkować się rozporządzeniem w sprawie podróży służbowych, które wskazuje, że pracodawca pokrywa niezbędne opłaty za przejazd służbowy pracownika. To, czy pracownik chce dać napiwek, zależy tylko i wyłącznie od jego dobrej woli, dlatego koszt taki nie jest niezbędnym kosztem wyjazdu służbowego i tym samym nie powinien obciążać pracodawcy.
Zgadza się z tym Izabela Zawacka, radca prawny z Kancelarii Wojewódka i Wspólnicy. Podkreśla jednocześnie, że podwładny powinien dołożyć należytej staranności w wykonywaniu swoich obowiązków, a dobrowolne dysponowanie środkami pracodawcy i narażanie go na dodatkowe koszty wykracza poza te granice. – Napiwek nie jest niezbędnym kosztem podróży, a jedynie opłatą fakultatywną. Dlatego takie rozporządzenie mieniem pracodawcy może rodzić po stronie pracownika nawet konsekwencje dyscyplinarne przewidziane w kodeksie pracy – wyjaśnia mec. Zawacka.
Podobnego zdania jest Katarzyna Dulewicz, radca prawny i partner CMS Cameron McKenna, choć przyznaje, że obowiązek zwrotu nie jest jednak bezwzględny, a pracownik może starać się od niego uwolnić. – Zdarza się, że napiwek jest wliczony do rachunku jako koszt obsługi. W takiej sytuacji pracownik nie ma możliwości zapłaty mniejszej kwoty, a pracodawca nie może domagać się od niego zwrotu wartości napiwku – wyjaśnia mec. Dulewicz.
Pracownik może także twierdzić, że napiwek był wydatkiem, który poniósł on w interesie pracodawcy, przez co pracodawca nie powinien żądać zwrotu kwoty napiwku. Taka sytuacja może mieć miejsce np. w czasie służbowego lunchu z klientem. W tych okolicznościach brak napiwku mógłby być odebrany przez klienta jako zachowanie niezgodne z przyjętymi zwyczajami i w konsekwencji rzutować na wizerunek firmy.
Ponadto istotne znaczenie ma także sposób rozliczenia napiwku przez pracodawcę. – Jeżeli zaliczył on napiwek do kosztów uzyskania przychodu, to kwota otrzymana od pracownika będzie stanowić przychód pracodawcy. Dlatego domagając się zwrotu wartości napiwku, pracodawca powinien wziąć pod uwagę konsekwencje podatkowe swojej decyzji – dodaje mec. Dulewicz.
Jak zaliczka
Pracodawca może domagać się więc zwrotu kosztów z tytułu napiwków dla taksówkarza. W jaki sposób może odzyskać pieniądze? Odpowiedzi należy szukać w art. 87 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502), przy czym najpierw musimy ustalić, z jakim tytułem do potrąceń mamy do czynienia.
Jak wynika z orzecznictwa Sądu Najwyższego, pobranie przez pracownika zaliczek (również na poczet wydatków w podróży służbowej w postaci skorzystania z karty płatniczej należącej do pracodawcy) pozwala na potrącenie z wynagrodzenia pracownika nierozliczonych zaliczek bez jego zgody (wyrok SN z 20 sierpnia 2008 r., sygn. akt I PK 39/08, OSNP 2010/1–2/9). Wracając do czytelniczki z przykładu, zdaniem mec. Zawackiej, mamy do czynienia z zaliczką.
Ważne
Jeżeli umowa między firmą taksówkarską a pracodawcą nie zawiera żadnych regulacji o napiwkach, to najbezpieczniejszym rozwiązaniem będzie uregulowanie zasad pokrywania dodatkowych kosztów za przejazdy służbowe w wewnętrznej polityce firmy
Zasady potrąceń przy zaliczkach
● Nie jest wymagana zgoda pracownika.
● Kwota wolna od potrąceń wynosi 75 proc. wynagrodzenia minimalnego netto.
● Łącznie z potrąceniami z innych tytułów wykonawczych pracodawca może potrącić maksymalnie 1/2 wynagrodzenia (razem z alimentami do 3/5 wynagrodzenia).
