Problemy ubezpieczonych z uzyskaniem dokumentacji osobowej i płacowej honorowanej przez ZUS są spowodowane tym, że na rynku przechowawców funkcjonują podmioty niemające uprawnień do prowadzenia takiej działalności. Jedną z przeszkód do wydania przez nie ważnych dokumentów jest brak certyfikatów potwierdzających kwalifikacje w zakresie postępowania z dokumentacją oraz nieodbycie praktyki zawodowej. Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych chce to zmienić. Od 9 marca archiwa państwowe w całym kraju czekają na właścicieli firm, którzy są zainteresowani zalegalizowaniem swojej działalności.

– Nikt do nas się jeszcze nie zgłosił w sprawie uzyskania wymaganych kwalifikacji. Mam nadzieję, że to się jednak zmieni – tłumaczy dr Jan Macholak, dyrektor Archiwum Państwowego w Szczecinie.

Natomiast Jan Basta, dyrektor Archiwum Państwowego w Rzeszowie, zwraca uwagę, że część firm które przejęły dokumenty po likwidowanych przedsiębiorstwach w latach 90., może nie wiedzieć o nowych wymaganiach, czyli konieczności ukończenia kursu kancelaryjno-archiwalnego. Zgodnie z rozporządzeniem ministra kultury z 6 czerwca 2003 r. w sprawie specjalistycznego wykształcenia, praktyki zawodowej i dokumentów potwierdzających ich posiadanie, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców (Dz.U. z 2003 r. nr 108, poz. 1016), takie szkolenie może być zorganizowane m.in. przez archiwum państwowe albo stowarzyszenie działające w dziedzinie archiwistyki.

– Planujemy przeprowadzenie kursów dla wszystkich chętnych, którzy się zgłoszą. Odpłatność będzie ustalona na preferencyjnych zasadach. Przy czym będzie możliwe rozłożenie opłaty na raty – deklaruje Kazimierz Jaroszek, prezes Stowarzyszenia Archiwistów Polskich.

Przepisy nakazują także, żeby osoby prowadzące taką działalność obowiązkowo zdobyły 3-miesięczne praktyki zawodowe. – Będzie można je odbyć w archiwach państwowych. Staż ten będzie bezpłatny – zapowiada Anna Belka, rzecznik prasowy Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.

Tymczasem eksperci zwracają uwagę, że dla właścicieli nielegalnych archiwów największym problemem jest spełnienie wymogów dotyczących warunków technicznych, jakie musi spełnić budynek, gdzie znajdują się dokumenty pracownicze. Jednak jak wynika z naszych informacji, możliwe jest ich złagodzenie. O zakresie zmian zdecydują wyniki konsultacji między archiwistami a marszałkami województw, którzy sprawują kontrolę nad firmami przechowującymi m.in. świadectwa pracy czy kartoteki płacowe.