Programista pracuje w systemie podstawowym, w miesięcznych okresach rozliczeniowych, zgodnie ze stałym rozkładem ustalonym w regulaminie pracy. Przewiduje on wykonywanie zadań od poniedziałku do piątku w stałych godzinach 8–16 z wyłączeniem ustawowo wolnych od pracy świąt oraz weekendów. Taki grafik obowiązywał pracownika w marcu 2015 r., ale z uwagi na awarie serwerów firmy i konieczność przywrócenia ich sprawności został on dwukrotnie wezwany do pracy w wolne soboty 21 i 28 marca.

Pierwszą usterkę usunął 21 marca w ciągu 8 godzin pracy, od 8 do 16. Druga przysporzyła większych trudności, a programista pracował przy przywróceniu pracy serwerów przez 13 godzin od 18 w sobotę do 8 w niedzielę. Wtedy o 2 doszło do zmiany czasu z zimowego na letni, polegającej na przesunięciu zegarków na godzinę 3.
W jaki sposób dodatkowa praca wpłynie na wynagrodzenie pracownika otrzymującego stałą pensję miesięczną w kwocie 6000 zł oraz premię wynikową za kwiecień w kwocie 2200 zł? Jaki wpływ na rozliczenie nadgodzin ma zmiana czasu? Jak należy zrekompensować powstałe nadgodziny i jaki wpływ na rozliczenie ma oddanie dnia wolnego za pracę w niedzielę 29 marca? Czy plan pracy gwarantuje pracownikowi nieprzerwane odpoczynki tygodniowe?
ODPOWIEDŹ
Wstępem do rozliczenia czasu pracy musi być wszechstronna analiza planu pracy. Choć jest to klasyczny rozkład obowiązujący w ramach systemu podstawowego, obejmujący pracę od poniedziałku do piątku w stałych godzinach i wolne weekendy, nie jest on pozbawiony błędów.
Z błędami, ale bez zmian
Z uwagi na układ tygodni w marcu w żadnym z nich nie ma on formalnie zapewnionego wymaganego 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego. Powodem jest to, że każdy tydzień okresu rozliczeniowego obejmujący 7 kolejnych dni kalendarzowych, licząc od pierwszego dnia okresu, rozpoczyna się niedzielą i kończy sobotą. Z uwagi na rozdzielenie dni wolnych 5 dniami pracy każdy tydzień rozpoczyna się od 32 godzin odpoczynku (od godziny 0 w niedzielę do godziny 8 w poniedziałek) i kończy taką samą liczbą godzin czasu wolnego (od 16 w piątek do 24 w sobotę). Żaden z tych okresów nie obejmuje wymaganych 35 godzin. Przyjmując literalne brzmienie przepisów, programista nie ma zapewnionych minimalnych okresów odpoczynku mimo zaplanowania w ramach rozkładu wymaganych 9 dni wolnych od pracy.
Nie oznacza to jednak, że pracodawca musi zmienić omawiany rozkład, planując w jego ramach późniejsze rozpoczynanie pracy w poniedziałki lub jej wcześniejsze kończenie w piątki, tym bardziej że takie działanie mogłoby doprowadzić do naruszenia doby pracowniczej przy zaplanowaniu pełnego miesięcznego wymiaru czasu pracy. Problem z zapewnieniem wymaganych odpoczynków wystąpi w takich miesiącach we wszystkich firmach stosujących miesięczne okresy rozliczeniowe w połączeniu ze stałymi rozkładami przewidującymi wykonywanie pracy od poniedziałku do piątku.
Dotyczy to nie tylko przedsiębiorców, lecz także rzeszy urzędów i innych jednostek sfery budżetowej, które nie modyfikują rozkładów pracy pracowników w takich miesiącach. Analogiczną praktykę stosuje również Państwowa Inspekcja Pracy, więc określenie rozkładu w przedstawionej formie nie wiąże się z ryzykiem grzywny za naruszenie przepisów o nieprzerwanych odpoczynkach tygodniowych. Ponadto działanie takie jest prawidłowe w świetle dyrektywy unijnej o czasie pracy, która wymaga, aby odpoczynek przypadał w każdym 7-dniowym okresie, co jest spełnione w powyższym harmonogramie.
Analiza planu pracy wskazuje, że pracodawca zaplanował podwładnemu 22 dni pracy po 8 godzin każdy, czyli łącznie 176 godzin pracy. Jest to wartość zgodna z wymiarem czasu pracy przypadającym do przepracowania w marcu 2015 r., w którym występują 4 pełne tygodnie oraz 2 dni od poniedziałku do piątku wystające poza pełne tygodnie okresu rozliczeniowego. To oraz brak ustawowo wolnych od pracy świąt przekłada się na możliwość zaplanowania w ramach pełnego wymiaru 176 godzin pracy. Stały rozkład pracy powoduje, że pomiędzy dniami pracy podwładny ma zaplanowane 16 godzin odpoczynku dobowego, więc pomimo wskazanych wyżej wątpliwości związanych z odpoczynkami tygodniowymi plan pracy może być uznany za prawidłowy.
Potrzebne dowody
Wątpliwości pojawiają się na etapie wykonania, z uwagi na dwukrotne wezwanie programisty do pracy w wolne soboty. Pierwszy taki przypadek ma miejsce 21 marca, kiedy został on wezwany do pracy w godzinach 8–16. Owe 8 godzin dodatkowej pracy przypada w ramach dnia wolnego, wynikającego z planowania pracy w przeciętnie pięciodniowych tygodniach, a więc wymaga rekompensaty poprzez udzielenie innego dnia wolnego w uzgodnionym z pracownikiem terminie przypadającym przed końcem okresu rozliczeniowego.
Brak alternatywnej formy rekompensaty takiej pracy powoduje, że w przypadku zawinionego nieudzielenia innego dnia wolnego od pracy pracodawca lub osoba odpowiedzialna za to wykroczenie ryzykuje grzywnę w razie kontroli PIP, a nadgodziny powstałe wskutek takiej pracy rekompensowane są 100-proc. dodatkiem z tytułu przekroczenia normy tygodniowej.
Z perspektywy pracodawcy kluczowe znaczenie ma wykazanie, że nie ponosi on winy w nieudzieleniu dnia wolnego. W omawianym przypadku wymaga to przedstawienia dowodów wskazujących, że pomimo propozycji odbioru dnia wolnego wychodzących od pracodawcy podwładny nie zgodził się na jego wykorzystanie ani nie wyraził woli odebrania innego dnia wolnego. Aby było to możliwe, pracodawca musi proponować podwładnemu terminy odbioru wolnego np. na piśmie lub mailem, wymagając, by swoją odpowiedź dotyczącą akceptacji lub odrzucenia terminu proponowanego odbioru dnia wolnego udzielił w tej samej formie. Jest to jedyny sposób uwolnienia się od ryzyka mandatu, skoro w omawianej sytuacji nie zachodzi przypadek świadczenia pracy w sobotę będącą ostatnim dniem okresu rozliczeniowego lub np. bezpośrednio przed urlopem wypoczynkowym.
Problem z 28 marca
Większych problemów z rozliczeniem przysporzy praca w sobotę 28 marca, gdyż przypada ona na zmianę czasu, a po wtóre zahacza o dobę niedzielną, powodując, że pracodawca musi zrekompensować odrębnie pracę w ramach dwóch dni wolnych. Pracownik został wezwany do pracy w sobotę, o godzinie 18, i usuwał usterkę do godziny 8 kolejnego dnia. Gdyby nie zmiana czasu, wynikająca z powszechnie obowiązujących przepisów, oznaczałoby to 14 godzin pracy bez przerwy, lecz fakt przestawienia wskazań zegarów z godziny 2 na 3 powoduje, że faktyczny czas pracy pracownika wyniósł 13 godzin i tyle nadgodzin trzeba będzie rozliczyć.
Jest to istotna różnica w porównaniu do przypadków, w których praca w ramach nocnej zmiany zostałaby zaplanowana w ramach rozkładu czasu pracy. Wtedy bowiem fakt przepracowania na trzeciej zmianie 7 godzin w związku ze zmianą czasu z zimowego na letni nie mógłby być podstawą ograniczenia wynagrodzenia należnego za pełen przepracowany miesiąc. Jest to bowiem okoliczność niezależna od pracownika, więc nie może on ponosić jej negatywnych skutków, a więc za tę godzinę zachowałby on prawo do wynagrodzenia z tytułu gotowości do pracy z art. 81 k.p.
W przypadku dodatkowej pracy rozliczamy jednak rzeczywisty czas przepracowany, a zatem z puli faktycznie przepracowanych 13 nadgodzin 11 przypada w dobie sobotniej, trwającej do godziny 6 w niedzielę, a pozostałe dwie na dobę niedzielną, co rodzi konieczność ich odrębnej rekompensaty. Skoro pracodawca nie zdecydował się na modyfikację godzin trwania doby niedzielnej w przepisach wewnętrznych, obejmuje ona bowiem 24 godziny, licząc od godziny 6 w tym dniu.
Pracodawca zdecydował się na wyznaczenie pracownikowi innego dnia wolnego za 2 godziny pracy w niedzielę, pozostawiając do finansowego rozliczenia 11 godzin pracy przypadających w dobie sobotniej. Ta decyzja może budzić wątpliwości, gdyż udzielenie 8-godzinnego dnia wolnego za 2 godziny pracy w dobie niedzielnej nie może powodować obniżenia wynagrodzenia należnego za pełen przepracowany miesiąc.
W pełnej miesięcznej pensji mieści się więc normalne wynagrodzenie za 2 niedzielne nadgodziny i wyrównanie za 6 godzin pracy brakujących do wymiaru w związku z udzieleniem dnia wolnego. Z tej perspektywy korzystniej byłoby zrekompensować w ten sposób pierwszych 8 godzin pracy w sobotę, jednak wymagałoby to akceptacji tego terminu przez zainteresowanego pracownika. Wobec nieoddania innego dnia wolnego 8 godzin pracy w sobotę, przypadających między 18 a 2 w nocy, kiedy to zegary należy przestawić na godzinę 3, spowoduje przekroczenie przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, wymagające rekompensaty 100-proc. dodatkiem do normalnego wynagrodzenia.
Taki sam dodatek będzie przysługiwał za godziny pracy od 3 do 6, które przypadają na obowiązującą pracownika porę nocną, określoną na godziny 22–6. Łącznie, poza stałą pensją i zmienną premią, pracownik otrzyma więc 100-proc. dodatki za 19 nadgodzin przypadających w ramach dwóch wolnych sobót.
Naliczenie dodatków
Programista otrzymuje poza stałą pensją zasadniczą premię wynikową, która jest zmiennym składnikiem wynagrodzenia. W praktyce oznacza to, że nie wejdzie ona do podstawy obliczania normalnego wynagrodzenia i dodatku za pracę w nadgodzinach.
Powyższe potwierdza bogate orzecznictwo Sądu Najwyższego, w tym postanowienie z 15 lutego 2012 r., sygn. akt I PK 156/11 (LEX nr 1215264), w którym przypomniano, że normalne wynagrodzenie to pensja uzyskiwana przez pracownika stale i systematycznie, w zwykłych warunkach i normalnych terminach wypłat. Może ono obejmować dodatkowe składniki wynagrodzenia, jeśli mają one charakter stały i przysługują pracownikowi na podstawie obowiązujących przepisów płacowych. W efekcie SN uznał, że do normalnego wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach wejdzie tylko taka premia, która ma charakter stały i nie jest uzależniona od uzyskania konkretnych osiągnięć w pracy.
Skoro otrzymywana przez programistę premia ma charakter wynikowy, normalne wynagrodzenie i dodatek należy ustalać z uwzględnieniem pensji zasadniczej pracownika oraz wymiaru czasu pracy, przypadającego do przepracowania w marcu 2015 r.
Uwaga
Jeśli pracodawca zmieniłby godziny trwania niedzieli z 6.00 w niedzielę do 6.00 w poniedziałek na takie, które obejmowałyby 24 godziny, ale od 8.00 w niedzielę, to uniknąłby w omawianym przypadku pracy w niedzielę. Nadgodziny przypadałyby na dobę sobotnią
Wyliczenia

Podstawa prawna
Art. 128 par. 3, art. 130, art. 133 par. 1 i 3, art. 1401 par. 1, art. 1511 par. 1 pkt 1 i 2, art. 1513, art. 15111 par. 1, art. 281 pkt 5 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. nr 1502).
Par. 1 ust. 1 pkt 4 i ust. 2 rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 5 stycznia 2012 r. w sprawie wprowadzenia i odwołania czasu letniego środkowoeuropejskiego w latach 2012–2016 (Dz.U. poz. 33).