- Prokuratura umorzyła wszystkie postępowania dotyczące porzuconych dokumentów pracowniczych, które zostały wszczęte po naszych doniesieniach. Powód? Niska szkodliwość społeczna - mówi prof. Władysław Stępniak.
Ile w Polsce działa nielegalnych archiwów przechowujących dokumentację pracowniczą?
Nielegalną działalność w tym zakresie może obecnie prowadzić około 400 firm i osób fizycznych. Tak wynika z informacji zgromadzonych przez archiwa państwowe w ogólnodostępnej bazie danych, wskazującej miejsca przechowywania dokumentacji pracowniczej ponad 30 tys. zlikwidowanych zakładów pracy oraz 1703 przechowawców.
Czy możliwe jest ustalenie faktycznej liczby takich podmiotów?
Mam nadzieję, że podana przeze mnie wielkość jest zbliżona do prawdziwej.
Czyli tak naprawdę nie wiadomo, ile może być takich miejsc. Tymczasem nielegalnie działające magazyny z dokumentacją pracowniczą nie mają prawa wydawania zaświadczeń potwierdzających wysokość zarobków ani okresu zatrudnienia. Co planuje pan z tym zrobić?
Wspólnie z urzędami marszałkowskimi rozpoczęliśmy już wielką akcję porządkowania rynku usług archiwalnych. Aby ułatwić rejestrację nielegalnie działających podmiotów, wszystkie archiwa państwowe na terenie całego kraju będą prowadzić czterdziestogodzinne kursy. Dzięki temu osoby prowadzące obecnie nielegalną działalność będą mogły spełnić najważniejsze wymagania uprawniające do jej prowadzenia. To zaś ułatwi zarejestrowanie takiej firmy w rejestrze przechowawców prowadzonym przez marszałków województw.
Nie prościej byłoby obniżyć wymagania stawiane prywatnym archiwom, tak żeby wszyscy mogli się zarejestrować?
Nie możemy się cofnąć do czasów, kiedy każdy mógł w szopie czy magazynie założyć archiwum gromadzące kartoteki pracownicze. Instytucja przechowująca takie dokumenty musi bowiem gwarantować bezpieczeństwo zgromadzonych zbiorów. Co więcej osoby wydające takie dokumenty muszą gwarantować, że w wydawanych poświadczeniach wysokości zarobków czy świadectwach pracy nie doszło do żadnych pomyłek ani prób fałszerstw.
A jeśli nielegalne archiwa nie będą zainteresowane kursami i w efekcie się nie zarejestrują?
Wtedy sprawami takich podmiotów powinni się zająć prokurator generalny, minister sprawiedliwości oraz inne organy, jak np. GIODO.
Co to oznacza w praktyce?
Osoby będące w posiadaniu dokumentacji płacowej będą zmuszone do przekazania jej do upoważnionych jednostek.
Czy dokumenty z nielegalnych archiwów mogą w przyszłości przejąć archiwa państwowe?
Niekoniecznie. Rząd może zabezpieczyć środki na przekazanie tych dokumentów również do koncesjonowanych, prywatnych archiwów lub prowadzonych przez Stowarzyszenie Archiwistów Polskich.
Dlaczego tam?
W naszych zasobach jest 320 km dokumentów o szczególnym znaczeniu dla dziejów kraju. Natomiast na koniec grudnia 2014 roku dokumentacja niearchiwalna zajmowała ponad 45 km, z tego 32,60 km to były akta pracownicze przyjęte odpłatnie na przechowywanie, zaś 12,4 km nieodpłatnie. W sumie mamy w archiwach państwowych 365 km akt. Są to gigantyczne ilości dokumentów. Na wiele więcej nie starczy miejsca.
Kto może za darmo przekazać dokumenty do państwowego archiwum?
Pracodawcy i firmy przechowalnicze postawione w stan likwidacji i niemające środków na odpłatne przekazanie dokumentacji innemu podmiotowi komercyjnemu mogą zwrócić się do sądu rejestrowego o wydanie postanowienia o braku środków na pokrycie kosztów dalszego przechowywania. To stanowi podstawę przejęcia dokumentacji na czasowe nieodpłatne przechowywanie przez archiwum państwowe. Ostatnio na tej podstawie zostaliśmy zobowiązani do przejęcia ponad 8 km dokumentacji pracowniczej, w tym po Stoczni Szczecińskiej.
Czy często się zdarzają takie przypadki?
Od 2006 roku z rejestrów przechowawców prowadzonych przez marszałków województw zostały wykreślone 23 podmioty.
Zdarza się, że dokumentacja pracownicza jest porzucana w lesie. Co w takiej sytuacji robią archiwa państwowe?
Działają jak pogotowie ratunkowe. Po dotarciu do nas informacji na miejscu natychmiast zjawia się przedstawiciel dyrektora archiwum właściwego ze względu na miejsce porzucenia dokumentów. Następnie wszczynane jest postępowanie wyjaśniające mające na celu ustalenie wytwórcy dokumentacji, jego stanu organizacyjno-prawnego i – o ile to możliwe – okoliczności, w jakich doszło do porzucenia. Jeśli postępowanie wyjaśniające wykaże, że pracodawca, który wytworzył dokumentację, został już wykreślony z Krajowego Rejestru Sądowego lub ewidencji działalności gospodarczej, a dokumentacja w miejscu jej obecnego składowania jest zagrożona zniszczeniem oraz brak jest podstaw prawnych do przekazania dokumentacji innemu podmiotowi na dalsze przechowywanie, możemy wydać decyzję nakazującą złożenie jej we wskazanym archiwum na odpłatne przechowywanie. W przypadku dokumentacji porzuconej, koszty przejęcia, zewidencjonowania, przechowania i konserwacji przez zarejestrowane archiwum ponoszą solidarnie osoby zarządzające lub pełniące funkcję organu zarządzającego pracodawcy w dniu wykreślenia podmiotu z Krajowego Rejestru Sądowego lub ewidencji działalności gospodarczej. Dodatkowo takie sprawy są zgłaszane do prokuratury.
Z jakim skutkiem?
To smutne, ale sprawy są umarzane ze względu na niską „szkodliwość społeczną”.
Ile takich spraw udało się doprowadzić do końca?
Żadnej.
A ile łącznie trafiło do prokuratury?
My skierowaliśmy cztery. Zawiadomienia składają też sami pokrzywdzeni.
Za każdym przypadkiem upadającego lub nielegalnego archiwum kryją się dramaty ludzi, którzy nie mogą dostać dokumentów potwierdzających wysokość zarobków. Jak takim osobom można pomóc?
Konieczna jest nowelizacja przepisów określających zasady dokumentowania uprawnień emerytalnych. W mojej ocenie minister pracy i polityki społecznej powinien tak zmienić prawo, żeby archiwum prywatne miało prawo udostępniać pracownikowi oryginały jego dokumentów. Obywatele mają prawo oczekiwać takiej zmiany (interpretacji) przepisów, żeby jeśli taka dokumentacja istnieje, mogła stanowić podstawę do ustalenia wysokości emerytury.
Co więc pan proponuje?
Już dzisiaj właściciel nielegalnego archiwum powinien mieć możliwość osobistego dostarczenia do ZUS oryginałów kart płacowych lub osobowych osoby ubiegającej się o rentę lub emeryturę. Najlepszym rozwiązaniem jest, aby były pracownik zlikwidowanej firmy zgłosił się do oddziału ZUS razem z osobą prowadzącą takie archiwum, a pracownik zakładu sporządził z tej wizyty stosowną notatkę służbową. I właśnie z tego powodu minister pracy powinien dokonać głębokiej analizy obecnie obowiązującego systemu dokumentowania uprawnień emerytalnych. Konieczna jest także współpraca z szefem resortu gospodarki oraz ministrem kultury i dziedzictwa narodowego.
Przedsiębiorcy od lat domagają się możliwości prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Czy nie pora na zmiany?
Ależ oczywiście, że tak. Koszty prowadzenia papierowego archiwum pracowniczego w firmie zatrudniającej kilka tysięcy osób są naprawdę ogromne. Co więcej, warto się zastanowić nad tym, czy faktycznie pracodawcy powinni przechowywać dokumenty przez 50 lat. Tym bardziej że ZUS także wytwarza kopie dokumentów.
Czyli czas na e-dokumenty pracownicze?
Tak. Konieczne jest wprowadzenie możliwości przechowywania dokumentacji pracowników w formie elektronicznej. Ten moment, kiedy wszystko będzie zapisane w formie e-dokumentu, zbliża się milowymi krokami. Ministerstwo Gospodarki razem z Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej oraz Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych prowadzi już prace, które zmierzają w tym kierunku.
Kiedy jest realna szansa na wejście w życie nowych przepisów?
Decyzja w tej sprawie leży poza zakresem naszych kompetencji, niemniej archiwa państwowe będą traktować jako zadanie priorytetowe wspieranie wdrożenia takiego rozwiązania.