Wynagrodzenie będące podstawą zasiłku chorobowego to przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe i chorobowe, finansowane ze środków ubezpieczonego (13,71 proc.).
Jeżeli jednak doszło do przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek (w 2014 r. – 112 380 zł, a w 2015 r. – 118 770 zł), to przychodu pracownika nie można pomniejszyć o 13,71 proc., ponieważ zatrudniony ponosi wówczas niższy koszt finansowanych przez siebie składek. Jak wówczas powinien postąpić płatnik? Jaki przyjąć wskaźnik potrąconych składek na ubezpieczenia społeczne?
ODPOWIEDŹ
Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego i innych świadczeń z tytułu niezdolności do pracy w razie choroby i macierzyństwa stanowi, co do zasady, przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres 12 miesięcy kalendarzowych, poprzedzających miesiąc powstania niezdolności do pracy lub, odpowiednio, przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone zatrudnionemu za pełne kalendarzowe miesiące ubezpieczenia chorobowego w sytuacji, gdy pracownik zachoruje przed upływem wskazanych 12 miesięcy (art. 36 ust. 1 i 2 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa; dalej: ustawa zasiłkowa).
O jakie wynagrodzenie chodzi
Wynagrodzenie, o którym mowa, to przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe i chorobowe, finansowane ze środków ubezpieczonego (standardowo o 13,71 proc.). Jeżeli jednak doszło do przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek, tj. 30-krotności przeciętnego miesięcznego prognozowanego wynagrodzenia w gospodarce narodowej na dany rok (w 2014 r. – 112 380 zł, a w roku 2015 – 118 770 zł), to przychodu pracownika nie można pomniejszyć o 13,71 proc., ponieważ zatrudniony ponosi wówczas niższy koszt finansowanych przez siebie składek.
W miesiącu następującym po miesiącu przekroczenia pracownik opłaca już wyłącznie składkę na ubezpieczenie chorobowe wynoszącą 2,45 proc. i o ten procent należy pomniejszyć jego wynagrodzenie, stanowiące podstawę wymiaru zasiłku za ten miesiąc. Sytuacja jest bardziej skomplikowana w odniesieniu do miesiąca, w którym doszło do przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek, a w efekcie tylko od części przychodu zostały potrącone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a od całości składka na ubezpieczenie chorobowe. W odniesieniu do wynagrodzenia za taki miesiąc (w którym doszło do przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek), konieczne jest ustalenie średniego wskaźnika potrąconych składek, a następnie pomniejszenie wynagrodzenia o ten właśnie średni wskaźnik.
Wzór na obliczenie średniego wskaźnika potrąconych składek na ubezpieczenia społeczne został określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa i wygląda następująco:
Dwie listy płac i przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek
Sytuacja dodatkowo komplikuje się wówczas, gdy w miesiącu przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek pracodawca wypłaca wynagrodzenie na więcej niż jednej liście płac. O jaki procent potrąconych składek należy pomniejszyć wynagrodzenie miesięczne za grudzień poprzedniego roku i premię roczną w sytuacji, gdy poszczególne składniki zostały wypłacone w grudniu na dwóch listach płac i jednocześnie na jednej z nich nastąpiło przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek ZUS? – pyta czytelnik.
Rozwiązanie
Jeżeli w danym miesiącu przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek przekroczył wartość 30-krotności przeciętnego miesięcznego prognozowanego wynagrodzenia, to bez względu na to, ile składników wynagrodzenia pracodawca wypłaca pracownikowi w danym miesiącu i niezależnie od tego, na ilu listach płac je wypłaca, ustalić należy średni wskaźnik potrąconych pracownikowi za ten miesiąc składek na ubezpieczenia społeczne, w odniesieniu do łącznego przychodu uzyskanego przez pracownika w tym miesiącu. O tak ustalony, w odniesieniu do łącznego przychodu, średni wskaźnik potrąconych składek pracodawca powinien pomniejszyć zarówno wynagrodzenie za ten miesiąc, jak również składnik przysługujący za okres dłuższy niż miesiąc, np. premię roczną czy kwartalną.
Błąd, który najczęściej popełniają płatnicy
Często popełnianym błędem w omawianym przypadku jest uwzględnienie przy ustalaniu przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, wynagrodzenia za grudzień poprzedniego roku w kwocie 9042,31 zł (9600 zł – 557,69 zł), a więc wynagrodzenia pomniejszonego o składki naliczone na pierwszej z grudniowych list płac. Kolejnym błędem jest doliczenie do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia tytułem premii rocznej kwoty 1872,96 zł, a więc 1/7 premii rocznej za 2014 r., pomniejszając wypłaconą kwotę o 2,45 proc., zgodnie z drugą z grudniowych list płac (13 440 zł – 2,45 proc., tj. 329,28 zł = 13 110,72 zł : 7 = 1872,96 zł). Dokonując wyboru takiej metodyki ustalania wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru zasiłku z miesiąca, w którym wynagrodzenie jest wypłacane na kilku listach płac i w którym jednocześnie doszło do przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek, pracodawca popełni błąd, który może skutkować zarówno zaniżeniem, jak również zawyżeniem podstawy wymiaru świadczeń chorobowych, a różnica w wypłaconej i należnej kwocie świadczenia może być znaczna.
Ważne
Wszystkie składniki wynagrodzenia uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku, wypłacone zatrudnionemu w miesiącu, w którym jego przychód przekroczył roczną podstawę wymiaru składek, pomniejsza się o średni wskaźnik potrąconych w tym miesiącu składek na ubezpieczenia społeczne, ustalony w odniesieniu do łącznej kwoty przychodu
PRZYKŁAD
Świadczenie chorobowe
Zatrudniony u nas od 1 czerwca 2014 r. pracownik w lutym br. uległ wypadkowi w drodze do pracy, nabywając prawo do wynagrodzenia chorobowego w wysokości 100 proc. podstawy wymiaru zasiłku za okres od 12 do 25 lutego (14 dni). Podstawę wymiaru świadczenia chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za pełne kalendarzowe miesiące ubezpieczenia chorobowego, poprzedzające miesiąc luty, tj. za okres od czerwca ubiegłego roku do stycznia br. W grudniu 2014 r. wypłaciliśmy pracownikowi wynagrodzenie za grudzień oraz premię roczną za 2014 r. (pomniejszaną za okresy niezdolności do pracy, a tym samym uwzględnianą w podstawie wymiaru zasiłku). Wypłat dokonaliśmy na dwóch odrębnych listach płac, wypłacając wynagrodzenie za grudzień 23 grudnia, a premię roczną 31 grudnia. Jednocześnie w grudniu nastąpiło przekroczenie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (uwzględniając wynagrodzenie wypłacone w 2014 r. przez poprzedniego pracodawcę). Kwota, jaka pozostała do osiągnięcia rocznego limitu (w 2014 r. 112 380 zł) wynosiła 2864 zł. Przekroczenie to zostało uwzględnione w całości na pierwszej liście płac, na której wypłaciliśmy wynagrodzenie zasadnicze w kwocie 9600 zł, co oznacza, że na tej liście składki emerytalne i rentowe zostały potrącone tylko od części wynagrodzenia, jaka pozostała do osiągnięcia limitu rocznego tj. od kwoty 2864 zł. Na drugiej liście wypłaciliśmy premię roczną i od niej została naliczona wyłącznie składka na ubezpieczenie chorobowe – 2,45 proc., co prezentuje załączona kartoteka:
Listy płac Wynagrodzenie za 12/2014 r. Premia roczna za 2014 r.
1 Kwota wypłacona 9600,00 13 440,00
2 Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie emerytalno-rentowe 2864,00 0,00
3 Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe 9600,00 13 440,00
4 Składka na ubezpieczenie emerytalne pracownik – 9,76 proc. 279,53 0,00
5 Składka na ubezpieczenie rentowe pracownik – 1,5 proc. 42,96 0,00
6 Składka na ubezpieczenie chorobowe pracownik – 2,45 proc. 235,20 329,28
7 Razem składki ZUS pracownik 557,69 329,28
W celu prawidłowego ustalenia podstawy wymiaru zasiłku, w odniesieniu do wynagrodzenia za grudzień oraz w odniesieniu do premii rocznej, którą zatrudniający doliczy do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w wysokości 1/7 wypłaconej kwoty (proporcjonalnie do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy zatrudnienia w 2014 r.), pracodawca powinien ustalić średni wskaźnik potrąconych w grudniu składek w odniesieniu do łącznego przychodu uzyskanego przez pracownika w tym miesiącu. Następnie o tak ustalony średni wskaźnik potrąconych składek powinien pomniejszyć zarówno wynagrodzenie za grudzień, jak również premię roczną. W tym celu konieczne jest ustalenie, jak sytuacja wyglądałaby, gdyby grudniowe składniki wynagrodzenia zostały wypłacone na jednej liście płac.
Łączna lista płac 12/2014 r.
1 Wynagrodzenie zasadnicze 9600,00
2 Premia roczna za 2014 r. 13 440,00
3 Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe 2864,00
4 Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia chorobowe i wypadkowe 23 040,00
5 Składka na ubezpieczenie emerytalne pracownik – 9,76 proc. 279,53
6 Składka na ubezpieczenie rentowe pracownik – 1,5 proc. 42,96
7 Składka na ubezpieczenie chorobowe pracownik – 2,45 proc. 564,48
8 Razem składki ZUS pracownik 886,97
Odnosząc się do danych z grudniowej (łącznej) listy płac, średni wskaźnik potrąconych składek wyniesie 3,85 proc., co wynika z wyliczenia:
● 886,97 x 100 : 23 040 zł = 3,85 proc.
Ustalając podstawę wymiaru świadczenia chorobowego należnego pracownikowi w lutym br., w odniesieniu do składników wynagrodzenia wypłaconych pracownikowi w grudniu poprzedniego roku pracodawca powinien przyjąć:
1) wynagrodzenie za grudzień w kwocie: 9230,40 zł (9600 zł – 3,85 proc.)
2) premię roczną w kwocie 1846,08 zł (13 440 zł – 3,85 proc. = 12 922,56 zł; 12 922,56 zł : 7 = 1846,08 zł)
średni kwota składek x 100 wskaźnik = składek przychód stanowiący podstawę
wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe
Podstawa prawna
Art. 36 ust. 1 i 2 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 159).
Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 2 kwietnia 2012 r. w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1594).