W niektórych sytuacjach pracodawca musi zapewnić pranie odzieży roboczej. Może jednak zamiast tego wypłacić zatrudnionym ekwiwalent. Zdarza się, że organ rentowy żąda wówczas składek, choć nie powinien
Podstawą wymiaru składek ubezpieczeniowych pracowników są przychody w rozumieniu podatkowym. Ponoć żadna praca nie hańbi, ale niektóre brudzą. W takim przypadku pracodawca ma obowiązek zapewnić odzież roboczą, prać ją i naprawiać. W niektórych sytuacjach może wypłacać ekwiwalenty, np. za pranie odzieży w domu. Okazuje się jednak, że ZUS często domaga się składek, mimo iż chodzi o świadczenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy.
Pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające określone wymagania określone w Polskich Normach:
1) jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu;
2) ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.
Na tym jednak nie kończą się obowiązki pracodawcy. Jest on także zobowiązany zadbać, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze miały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie.
Kwestionowane wyłączenie z podstawy wymiaru
Od powyższych obowiązków pracodawca może się uwolnić, wypłacając stosowne ekwiwalenty. W przypadku ekwiwalentu za odzież lub obuwie sprawa nie budzi większych kontrowersji. Pracownikowi używającemu własnej odzieży i obuwia roboczego pracodawca powinien wypłacić ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny. Tak ustalony ekwiwalent oczywiście korzysta ze zwolnienia od podatku i wyłączenia z podstawy wymiaru składek ZUS.
W zakresie prania odzieży roboczej pojawiło się natomiast kilka negatywnych interpretacji odmawiających prawa do zwolnienia od podatku i składek.
Ustawodawca postanowił, że składkami ZUS nie jest obciążona wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra. Dotyczy to także ekwiwalentów pieniężnych za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz wartości otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych.
Zapis rozporządzenia jest więc oczywisty i nie budzi zastrzeżeń u nikogo oprócz ZUS, który neguje możliwość wypłaty ekwiwalentu za pranie w domu. W myśl regulacji kodeksowej – jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika. ZUS kwestionuje sposób określania tych kosztów.
Jakie są rozstrzygnięcia
Interpretacje ZUS idą w niebezpiecznym kierunku. W piśmie ZUS z 3 marca 2014 r. (sygn. DI/100000/43/57/2014) czytamy, że aby ekwiwalent za pranie odzieży był wolny od składek ZUS, musi być wypłacony na podstawie przepisów kodeku pracy, a to – według ZUS – oznacza konieczność wypłaty w wysokości odzwierciedlającej koszty faktyczne poniesione przez pracownika:. „Wymóg ekwiwalentu pieniężnego nie będzie spełniony, w sytuacji gdy pracodawca zapewnia każdemu z pracowników tę samą stałą wartość pieniężną z przeznaczeniem na pranie przez nich odzieży roboczej oraz odzieży prywatnej wykorzystywanej przy wykonywaniu obowiązków pracowniczych. Wypłacone w ten sposób środki pieniężne przybiorą postać ryczałtu pieniężnego i nie zmienia tego okoliczność ustalenia jego w różnej wysokości w zależności od rodzaju pracy wykonywanej przez danego pracownika jako pracownika fizycznego bądź pracownika umysłowego”.
Za oskładkowaniem ekwiwalentu za pranie w stałej kwocie ZUS opowiedział się także w piśmie z 1 października 2013 r. (sygn. WPI/200000/451/1330/2013). Przy czym odwołał się do definicji słownikowej: „Opierając się na definicjach słownikowych, należy zauważyć, że ekwiwalent oznacza rzecz zastępującą inną rzecz o równej wartości, odpowiednik, równoważnik (B. Dunaj, „Współczesny słownik języka polskiego”, Warszawa 2007), natomiast ryczałt to kwota pieniężna w ustalonej z góry wysokości”. Tym samym ZUS odróżnił ekwiwalent od ryczałtu, a jako nagrodę za rozwój teorii prawa zażądał składek.
Podobne stanowisko ZUS zaprezentował chociażby w piśmie z 11 kwietnia 2013 r. (sygn. WPI/200000/451/382/2013).
Nie można się zgodzić
Poglądy ZUS na temat ekwiwalentu za pranie są pozbawione logiki, sprzeczne z prawem i zdrowym rozsądkiem. Jednocześnie można przypuszczać, że osoby, które udzieliły tych interpretacji, niewiele wiedzą o domowym praniu. Argumenty pozwalające obalić stanowisko ZUS są następujące:
1. Kodeks pracy mówi o „ekwiwalencie w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika”, a nie o „ekwiwalencie w wysokości faktycznych kosztów poniesionych przez pracownika”. Dodanie tego skromnego słowa jest już interpretacją mającą na celu ściągnięcie składek za wszelką cenę, także za cenę niezgodności z prawem. Ryczałtowy zwrot kosztów to wciąż zwrot kosztów. W taki sposób rozlicza się m.in. zwrot kosztów używania samochodów prywatnych do celów służbowych. Tym samym ekwiwalent w stałej, rozsądnej kwocie uznać należy za ekwiwalent za pranie. A to, że jest to ryczałt, jest bez znaczenia.
2. W wyłączeniu z podstawy wymiaru składek jest mowa o „ekwiwalentach pieniężnych za pranie odzieży roboczej”, a nie o „ekwiwalentach pieniężnych za pranie odzieży roboczej wypłacanych na podstawie kodeksu pracy”. Także w tym przypadku ZUS demagogicznie nadinterpretowuje przepis w celu ściągnięcia składek. Brak powołania się w przepisie na regulacje kodeksu pracy również wskazuje, że ryczałtowy ekwiwalent korzysta ze zwolnienia.
3. Każdy, kto pierze w domu, może zaświadczyć, że nie da się ustalić faktycznych kosztów prania. Należałoby bowiem uwzględnić ilość zużytego prądu i wody, rodzaj i ilość proszku, ewentualnie płynu do płukania, amortyzację pralki i suszarki itp. Na dodatek, jeżeli pracownikowi wraz z roboczym kombinezonem wpadłaby do bębna chociaż jedna skarpetka, należałoby zastosować proporcje (może według wagi?). Brak możliwości ustalenia rzeczywistych kosztów w świetle interpretacji ZUS uniemożliwia pranie w domu, czyli najbardziej ekonomiczny i sensowny sposób prania.
Warto przy tym wspomnieć, że w wyroku z 8 kwietnia 1998 r. (sygn. akt I SA/Lu 392/97) Naczelny Sąd Administracyjny stanął na stanowisku, że ekwiwalent pieniężny za pranie „powinien być ustalony w kwotach realnych uwzględniający nakład pracy na ten cel oraz aktualne koszty (energii, wody, środków piorących itp.)”. Kwoty „realne” kosztów są zdecydowanie bardziej uzasadnione niż kwoty „faktyczne”.
Stanowisko ZUS jest całkowicie błędne i nieracjonalne (oczywiście od strony merytorycznej, bo jeśli weźmiemy pod uwagę ekonomię, to nawet można je zrozumieć – w ten sposób ZUS próbuje zapewnić sobie przecież większe wpływy). W razie ewentualnego sporu należy zatem bezwzględnie odwoływać się do sądu. Jest niemal pewne, że sąd nie będzie patrzył na stan zadłużenia tej instytucji, a wyrok będzie oparty na przepisach, a nie urzędniczych poglądach na nie.
Podstawa prawna
Art. 2377 i 2379 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502).
Art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).
Par. 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).