Nie wiadomo bowiem, jak postąpić w sytuacji, gdy pracownik korzystał z auta firmowego przez część lutego, a wypłata wynagrodzenia jest 10 marca. Wielu płatników może mieć z tego powodu zaległość podatkową
Nowelizacja przepisów o podatku dochodowym miała na celu uregulowanie kwestii korzystania przez pracowników z samochodów służbowych do celów prywatnych. Dotychczasowe brzmienie przepisów powodowało różnorodne interpretacje zarówno organów skarbowych, jak i samych płatników. Efekt był taki, że wielu z nich nie rozliczało tego typu świadczeń rzeczowych, stosując ciche przyzwolenie na jazdy prywatne albo oficjalnie zakazując tego typu praktyki. Mało który płatnik zastanawia się jednak po zmianach nad momentem powstania u pracownika przychodu z tego tytułu.
Ryczałt z tytułu używania samochodu służbowego do celów prywatnych przysługuje wyłącznie pracownikom, czyli w myśl ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT) osobom pozostającym w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy. Dla tych osób przychodami są wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Termin ma znaczenie
Przychód z kolei powstaje w momencie otrzymania świadczenia lub postawienia go do dyspozycji. Wobec tego, jeśli wynagrodzenie za luty 2015 r. będzie wypłacone 9 marca 2015 r., to stanie się ono przychodem pracownika w marcu 2015 r. Jak zatem widać, znaczenie ma termin wypłaty. Jeżeli np. 27 lutego 2015 r., na corocznym spotkaniu pracowników, najlepsi z nich zostaną nagrodzeni poprzez wręczenie im nagrody rzeczowej to wartość takiej nagrody będzie dla każdego z pracowników przychodem w lutym 2015 r. Spowoduje to obowiązek uiszczenia z tego tytułu składek na ubezpieczenia oraz podatku. Jeśli jeden z pracowników w opisanym wyżej przypadku będzie nieobecny na corocznym spotkaniu, a swoją nagrodę odbierze z rąk kuriera 13 marca 2015 r., będzie ona przychodem dopiero w momencie otrzymania, czyli w marcu 2015 r.
Korzystanie do celów prywatnych z samochodu służbowego jest świadczeniem nieodpłatnym (lub częściowo odpłatnym w zależności od ustaleń między pracownikiem a pracodawcą), dla którego należy ustalić moment powstania przychodu, aby móc dokonać poprawnych rozliczeń podatkowych i składkowych.
Podatek i składki
W myśl art. 12 ust. 2a ustawy o PIT wartość pieniężną tego świadczenia ustala się w wysokości:
w250 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm sześć.,
w400 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm sześć.
W przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 kwot określonych w ust. 2a. A jeżeli świadczenie przysługujące pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych jest częściowo odpłatne, to przychodem pracownika jest różnica pomiędzy wartością określoną w ust. 2a albo ust. 2b i odpłatnością ponoszoną przez pracownika.
Przychód pracownika z tytułu używania samochodu służbowego do celów prywatnych powstaje w momencie faktycznego używania tego samochodu, więc jeśli pracownik dysponuje samochodem służbowym od 1 lutego 2015 r. do 28 lutego 2015 r., to w lutym 2015 r. osiągnie przychód.
Znajduje to potwierdzenie w przepisach ustawy. Jest tu mowa o pomniejszaniu o 1/30 miesięcznego ryczałtu za dni niewykorzystywania samochodu, zatem płatnik musi zbadać faktyczne korzystanie z samochodu w konkretnym miesiącu, gdyż to determinuje moment powstania przychodu.
Używanie samochodu służbowego do celów prywatnych, oprócz obowiązku zapłacenia podatku, powoduje konieczność naliczenia i opłacenia składek na ubezpieczenia. Przychód z tytułu używania samochodu służbowego do celów prywatnych nie został bowiem wymieniony w katalogu przychodów zwolnionych z oskładkowania. Wobec tego, prócz składek finansowanych przez ubezpieczonego, płatnik musi dopłacić swoją część obowiązkowych składek, analogicznie jak do wynagrodzenia za pracę.
Nie będzie miał problemów z rozliczeniem przedsiębiorca udostępniający samochody służbowe do celów prywatnych, który wynagrodzenie za dany miesiąc wypłaca na koniec tego miesiąca. Wówczas do wynagrodzenia za luty 2015 r. wliczy przychód w wysokości 250 lub 400 zł i od całości opłaci składki i podatek.
Jednak znaczna część pracodawców wypłaca wynagrodzenie do 10. następnego miesiąca i nie zastanawia się nad momentem powstania przychodu. Naliczając wynagrodzenie za luty 2015 r., dolicza do niego przychód z tytułu korzystania w lutym z samochodu służbowego. Całość jest rozliczana w marcu 2015 r. zgodnie z datą wypłaty, zatem podatek z tego tytułu jest opłacany z miesięcznym opóźnieniem, czyli do 20 kwietnia 2015 r.
Przedsiębiorcy, którzy rozliczają wartość tego świadczenia w miesiącu następnym, czyli niezgodnie z zasadami ustalania przychodu dla pracownika, mogą narazić się na konsekwencje karno-skarbowe za uporczywe nieuiszczanie zobowiązań podatkowych w terminie.
Możliwe rozwiązania
Czy da się coś z tym zrobić? Możliwych rozwiązań może być kilka. Pierwsze, rozliczać przychód z tytułu użytkowania samochodu służbowego do celów prywatnych w kolejnym miesiącu, ale wcześniej uzyskać pisemną zgodę pracownika na potrącanie składek i podatków od przychodu osiągniętego np. w lutym przy wypłacie 10 marca. Drugie rozwiązanie przewiduje ustalenie przychodu w pełnej kwocie np. 400 zł (10 marca za marzec), a na koniec miesiąca dokonanie korekty, jeśli pracownik użytkował samochód przez część miesiąca. Inną możliwością jest zobowiązanie pracownika do wpłacanie na koniec miesiąca kwoty będącej równowartością składek i podatków od osiągniętego przychodu z tytułu prywatnego użytku auta służbowego. Przy czym wiele zależy od polityki samochodowej, jaką wprowadziła firma.
Podstawa prawna
Art. 12 ust. 2a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361).
Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).