Płatnicy muszą przekazać dane zawarte w imiennych raportach miesięcznych w podziale na poszczególne miesiące. W tym roku powinni to zrobić do 2 marca, ponieważ ostatni dzień lutego przypada w sobotę
Roczna informacja zawiera wszystkie dane, które zostały wykazane przez płatnika składek w przekazywanych do ZUS imiennych raportach rozliczeniowych, sporządzanych za ubezpieczonego co miesiąc w 2014 r. Informacja powinna uwzględniać także korekty dokumentów, jeżeli takie były dokonywane. Celem obowiązku jest weryfikacja przez ubezpieczonego danych w niej zawartych. Na takiej podstawie może bowiem sprawdzić, czy pracodawca prawidłowo rozliczył za niego składki ZUS. [ramka] Dokument co do zasady przekazywany jest w formie pisemnej, ale za zgodą zainteresowanego może mieć także formę dokumentu elektronicznego.
Warto przypomnieć, że płatnicy na przekazanie pierwszej informacji mieli czas do 28 lutego 2013 r. Ustawą z 16 września 2011 r. o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców (Dz.U. nr 232, poz. 1378) zostały bowiem wprowadzone zmiany do ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, obejmujące m.in. kwestie informacji przekazywanych ubezpieczonym przez płatników składek.
Informację przekazuje się wszystkim osobom ubezpieczonym, dla których podmiot pełni obowiązki płatnika składek. Obowiązki te nie dotyczą więc wyłącznie ubezpieczonych, którzy podlegają ubezpieczeniom społecznym. Powinna być ona przekazana również osobom, za które płatnik wykazuje tylko należne składki, a więc tym, które podlegają ubezpieczeniom emerytalnym i rentowym z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego czy też przebywania na urlopie wychowawczym.
Jakie dane
Roczna informacja powinna zawierać dane zawarte w złożonych za ubezpieczonego raportach rozliczeniowych składanych do ZUS za poszczególne miesiące 2014 r., datę jej sporządzenia oraz podpis płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej.
Jeżeli płatnik co miesiąc przekazywał informacje zawarte w raportach swoim ubezpieczonym, to tym samym należy uznać, że wypełnił on obowiązek przekazania informacji rocznej i nie musi tych samym danych przekazać jeszcze raz.
W sytuacji gdy po sporządzeniu i przekazaniu informacji rocznej płatnik będzie korygował za ubezpieczonego imienny raport miesięczny, złożony za poprzedni rok, powinien pamiętać również o przekazaniu tej informacji ubezpieczonemu. Oczywiście wówczas powinien przekazać tylko dane za miesiące, które zostały zmienione.
Zmiana od nowego roku
Od stycznia 2015 r. nastąpiła w zakresie informacji rocznej zmiana. Wprowadzono dodatkowe ułatwienia dla przedsiębiorców – płatników składek. Obecnie nie ma już obowiązku przekazywania ubezpieczonym informacji rocznej o składce zdrowotnej, w sytuacji gdy składki pobierane są wyłącznie na to ubezpieczenie. Jednak na żądanie ubezpieczonego należy przekazać informację miesięczną (nie częściej niż raz na miesiąc), już bez obowiązku przekazywania informacji rocznej.
Ważne
Od stycznia nie ma obowiązku przekazywania informacji rocznej o składce zdrowotnej, w sytuacji gdy składki pobierane są wyłącznie na to ubezpieczenie
Wniosek o sprostowanie
● Ubezpieczony, który uważa, że informacja nie jest zgodna ze stanem faktycznym, zgłasza na piśmie lub do protokołu do płatnika składek wniosek o sprostowanie informacji. Ma na to 3 miesiące od otrzymania informacji.
● W razie nieuwzględnienia przez płatnika składek reklamacji w terminie jednego miesiąca od daty jej wpływu, na wniosek ubezpieczonego, Zakład wydaje decyzję.
● Jeżeli nie zakwestionuje przekazanych danych, to uznaje się je za zgodne ze stanem faktycznym, chyba że te dotyczące okresu objętego raportem zostaną zakwestionowane przez ZUS.
● Jeżeli Zakład zakwestionuje i zmieni informacje przekazane przez płatnika składek, zawiadamia o tym ubezpieczonego i płatnika. Jeżeli w terminie określonym trzech miesięcy osoba ubezpieczona i płatnik składek nie złożą wniosku o zmianę stanowiska Zakładu, informacje uznane przez Zakład traktuje się jako prawdziwe. W razie złożenia takiego wniosku, Zakład po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego wydaje decyzję.
UWAGA! Bardzo ważne jest dokładne zapoznanie się przez ubezpieczonego z treścią informacji o wysokości należnych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w celu ustalenia, czy płatnik prawidłowo je naliczył.
Podstawa prawna
Art. 41 ust. 8, 8a 11, 12 i 13 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 121).