Pracodawca powinien z ostrożnością wypełniać świadectwo pracy, gdyż pracownik ma prawo nie tylko domagać się jego wydania, ale także żądać sprostowania wadliwego dokumentu lub odwołać się do sądu pracy.

Świadectwo pracy pełni dwojaką rolę. Z jednej strony reguluje sytuację prawną pracownika u nowego pracodawcy, z drugiej zaś dostarcza temu drugiemu niezbędnych informacji o pracowniku. Wprawdzie dokument ten nie zawiera oceny pracownika, jak to kiedyś czyniła opinia o pracy, ale dostarcza niezbędnych informacji o uprawnieniach pracowniczych i związanych z nimi obowiązkach pracodawcy.
Obowiązek wydania
Obowiązek wydania świadectwa pracy spoczywa na pracodawcy zawsze, gdy stosunek pracy z pracownikiem ustaje z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia. Wydanie tego dokumentu powinno nastąpić niezwłocznie po ustaniu stosunku pracy i to niezależnie od faktu, czy strony rozliczyły się z tytułu zakończonego zatrudnienia.
Pracodawca zwolniony jest z tego obowiązku tylko w jednej sytuacji - gdy po rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy o pracę z pracownikiem dotychczasowy pracodawca nawiązuje z nim kolejną umowę o pracę bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej. Jednakże i w tym przypadku obowiązek zaistnieje, jeżeli pracownik wystąpi z żądaniem wydania tego dokumentu.
Pracodawca wydaje świadectwo pracy bezpośrednio pracownikowi albo osobie upoważnionej przez niego na piśmie w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Jeżeli spełnienie obowiązku nie jest możliwe w ten sposób, nie później niż w ciągu siedmiu dni od dnia ustania stosunku pracy, należy przesłać świadectwo pracy za pośrednictwem poczty albo doręczyć je w inny sposób pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej.
CO POWINNO ZNALEŹĆ SIĘ W ŚWIADECTWIE
W świadectwie pracy zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i ubezpieczenia społecznego dotyczące:
  •  wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy,
  •  podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy,
  •  urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
  •  wykorzystania dodatkowego urlopu albo innego dodatkowego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy,
  •  należności ze stosunku pracy uznanych i niezaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku, z powodu braku środków finansowych,
  •  okresu korzystania z urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia,
  •  wykorzystanego urlopu wychowawczego,
  •  liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
  •  wykorzystania w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, zwolnienia od pracy na opiekę nad dzieckiem w wieku do 14 lat,
  •  okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
  •  okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,
  •  okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,
  •  okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty,
  •  danych, które są zamieszczane na żądanie pracownika, np. o wysokości i składnikach wynagrodzenia czy o uzyskanych kwalifikacjach.
Niezbędne informacje
Świadectwo pracy ma charakter ściśle informacyjny, dlatego jego treść nie może zawierać elementów oceny dotyczącej pracownika, choćby dotyczyły one zatrudnienia. Informacje w nim zawarte mają bowiem wpływ wyłącznie na ukształtowanie sytuacji prawnej pracownika w nowym miejscu pracy. Treść świadectwa pracy podlega zresztą ścisłej reglamentacji i nie można w nim zamieszczać innych informacji poza wskazanymi przez przepisy prawa.
Dla pracodawcy jest to istotna dyrektywa, która nie zezwala na ujawnienie w świadectwie pracy wszystkich okoliczności dotyczących przebiegu stosunku pracy, a jedynie tych faktów, na które wskazał ustawodawca, określając zakres informacji, jakie powinny być zamieszczone w tym dokumencie. Dlatego świadectwo pracy jest wadliwe nie tylko wtedy, gdy zawiera informacje nieprawdziwe czy niekompletne, ale również informacje zbędne.
Pracodawca zobowiązany do sporządzenia i doręczenia pracownikowi świadectwa pracy może korzystać z wzoru zalecanego w przepisach wykonawczych do kodeksu pracy. Nie ma też przeszkód, aby na potrzeby zakładu został opracowany własny wzór świadectwa. Może być on sporządzony w różnej formie, jednak treść świadectwa pracy musi odpowiadać wymogom przewidzianym w obowiązujących przepisach.
Zakres informacji
W świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego.
W dokumencie tym pracodawca zamieszcza ponadto wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Można umieścić w nim także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach. Jednakże te ostatnie informacje pracodawca wpisuje tylko na żądanie pracownika.
Żądanie sprostowania
Nie zawsze pracodawcy wywiązują się z obowiązków wobec zwalnianego pracownika. Chcąc uniknąć takich sytuacji, ustawodawca zakwalifikował wydanie pracownikowi świadectwa pracy do podstawowych powinności pracodawcy, wyposażając jednocześnie pracownika w możliwości żądania sprostowania świadectwa, jeśli pracodawca sporządził je niedbale lub błędnie.
Z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy pracownik powinien wystąpić do pracodawcy w ciągu siedmiu dni od dnia jego otrzymania. Przyjmuje się, że termin ten ma znaczenie tylko porządkowe, a zatem nie ma przeszkód, aby w przypadku uzasadnionego ważnymi przyczynami spóźnienia w złożeniu wniosku, nie został on przez pracodawcę rozpatrzony.
W przypadku otrzymania wniosku o sprostowanie świadectwa pracy pracodawca może postąpić dwojako, a mianowicie odrzucić go lub się do niego przychylić. W pierwszym przypadku na pracodawcy spoczywa obowiązek pisemnego zawiadomienia pracownika, w ciągu siedmiu dni od dnia otrzymania wniosku, o negatywnym wyniku rozpatrzenia tego wniosku. W razie uwzględnienia wniosku o sprostowanie świadectwa w tym samym terminie pracodawca wydaje pracownikowi nowy dokument.
DANUTA KLUCZ
gp@infor.pl
PODSTAWA PRAWNA
■ Art. 97 i 99 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).
■ Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania (Dz.U. nr 60, poz. 282 z późn. zm.).
Gdy rozstrzyga sąd / DGP