Świadectwo pracy pełni dwojaką rolę. Z jednej strony reguluje sytuację prawną pracownika u nowego pracodawcy, z drugiej zaś dostarcza temu drugiemu niezbędnych informacji o pracowniku. Wprawdzie dokument ten nie zawiera oceny pracownika, jak to kiedyś czyniła opinia o pracy, ale dostarcza niezbędnych informacji o uprawnieniach pracowniczych i związanych z nimi obowiązkach pracodawcy.

Obowiązek wydania

Obowiązek wydania świadectwa pracy spoczywa na pracodawcy zawsze, gdy stosunek pracy z pracownikiem ustaje z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia. Wydanie tego dokumentu powinno nastąpić niezwłocznie po ustaniu stosunku pracy i to niezależnie od faktu, czy strony rozliczyły się z tytułu zakończonego zatrudnienia.

Pracodawca zwolniony jest z tego obowiązku tylko w jednej sytuacji - gdy po rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy o pracę z pracownikiem dotychczasowy pracodawca nawiązuje z nim kolejną umowę o pracę bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej. Jednakże i w tym przypadku obowiązek zaistnieje, jeżeli pracownik wystąpi z żądaniem wydania tego dokumentu.

Pracodawca wydaje świadectwo pracy bezpośrednio pracownikowi albo osobie upoważnionej przez niego na piśmie w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Jeżeli spełnienie obowiązku nie jest możliwe w ten sposób, nie później niż w ciągu siedmiu dni od dnia ustania stosunku pracy, należy przesłać świadectwo pracy za pośrednictwem poczty albo doręczyć je w inny sposób pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej.

CO POWINNO ZNALEŹĆ SIĘ W ŚWIADECTWIE

W świadectwie pracy zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i ubezpieczenia społecznego dotyczące:

  •  wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy,
  •  podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy,
  •  urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
  •  wykorzystania dodatkowego urlopu albo innego dodatkowego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy,
  •  należności ze stosunku pracy uznanych i niezaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku, z powodu braku środków finansowych,
  •  okresu korzystania z urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia,
  •  wykorzystanego urlopu wychowawczego,
  •  liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,
  •  wykorzystania w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, zwolnienia od pracy na opiekę nad dzieckiem w wieku do 14 lat,
  •  okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
  •  okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,
  •  okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,
  •  okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty,
  •  danych, które są zamieszczane na żądanie pracownika, np. o wysokości i składnikach wynagrodzenia czy o uzyskanych kwalifikacjach.

Niezbędne informacje

Świadectwo pracy ma charakter ściśle informacyjny, dlatego jego treść nie może zawierać elementów oceny dotyczącej pracownika, choćby dotyczyły one zatrudnienia. Informacje w nim zawarte mają bowiem wpływ wyłącznie na ukształtowanie sytuacji prawnej pracownika w nowym miejscu pracy. Treść świadectwa pracy podlega zresztą ścisłej reglamentacji i nie można w nim zamieszczać innych informacji poza wskazanymi przez przepisy prawa.

Dla pracodawcy jest to istotna dyrektywa, która nie zezwala na ujawnienie w świadectwie pracy wszystkich okoliczności dotyczących przebiegu stosunku pracy, a jedynie tych faktów, na które wskazał ustawodawca, określając zakres informacji, jakie powinny być zamieszczone w tym dokumencie. Dlatego świadectwo pracy jest wadliwe nie tylko wtedy, gdy zawiera informacje nieprawdziwe czy niekompletne, ale również informacje zbędne.

Pracodawca zobowiązany do sporządzenia i doręczenia pracownikowi świadectwa pracy może korzystać z wzoru zalecanego w przepisach wykonawczych do kodeksu pracy. Nie ma też przeszkód, aby na potrzeby zakładu został opracowany własny wzór świadectwa. Może być on sporządzony w różnej formie, jednak treść świadectwa pracy musi odpowiadać wymogom przewidzianym w obowiązujących przepisach.

Zakres informacji

W świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego.

W dokumencie tym pracodawca zamieszcza ponadto wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Można umieścić w nim także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach. Jednakże te ostatnie informacje pracodawca wpisuje tylko na żądanie pracownika.

Żądanie sprostowania

Nie zawsze pracodawcy wywiązują się z obowiązków wobec zwalnianego pracownika. Chcąc uniknąć takich sytuacji, ustawodawca zakwalifikował wydanie pracownikowi świadectwa pracy do podstawowych powinności pracodawcy, wyposażając jednocześnie pracownika w możliwości żądania sprostowania świadectwa, jeśli pracodawca sporządził je niedbale lub błędnie.

Z wnioskiem o sprostowanie świadectwa pracy pracownik powinien wystąpić do pracodawcy w ciągu siedmiu dni od dnia jego otrzymania. Przyjmuje się, że termin ten ma znaczenie tylko porządkowe, a zatem nie ma przeszkód, aby w przypadku uzasadnionego ważnymi przyczynami spóźnienia w złożeniu wniosku, nie został on przez pracodawcę rozpatrzony.

W przypadku otrzymania wniosku o sprostowanie świadectwa pracy pracodawca może postąpić dwojako, a mianowicie odrzucić go lub się do niego przychylić. W pierwszym przypadku na pracodawcy spoczywa obowiązek pisemnego zawiadomienia pracownika, w ciągu siedmiu dni od dnia otrzymania wniosku, o negatywnym wyniku rozpatrzenia tego wniosku. W razie uwzględnienia wniosku o sprostowanie świadectwa w tym samym terminie pracodawca wydaje pracownikowi nowy dokument.

DANUTA KLUCZ

gp@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

■  Art. 97 i 99 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

■  Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania (Dz.U. nr 60, poz. 282 z późn. zm.).