Jak wyliczyć diety, kiedy pracownik jest w podróży służbowej krajowej np. 2 dni, ale każdego dnia wraca do domu na nocleg i znowu wyjeżdża do tej samej miejscowości? Aby nie wystawiać za każdym razem polecenia wyjazdu służbowego, pracownik wystawia jeden dokument. Czy należy najpierw ustalić łączny czas przebywania w podróży służbowej i dopiero na tej podstawie wyliczyć dietę, czy też dla każdego dnia osobno wyliczyć przysługującą (lub nie) dietę i zsumować należność?
Przykładowo na jednym poleceniu wyjazdu służbowego ujęto delegację w terminie 2 lutego–3 lutego:
– wyjazd Gdańsk 2 lutego; godz. 6.00 – powrót Toruń 2 lutego; godz. 20.00
– wyjazd Gdańsk 3 lutego 2014 r.; godz. 06.00 – powrót Toruń 3 lutego; godz. 19.00
1) Sumując okres przebywania na delegacji, dieta przysługuje w wysokości = 14 godz. + 13 godz. = 27 godz. (1 doba i 3 godz.) = 30 zł + 15 zł = 45 zł
2) Z kolei rozbijając na dni: 2 lutego = 14 godzin= 30 zł
3 lutego = 13 godzin = 30 zł
Dieta = 60 zł (więcej niż w pierwszym sposobie obliczania, gdy sumuje się łączny czas w delegacji)
Czy wybieramy korzystniejszy dla pracownika sposób wyliczania?
By odpowiedzieć na pytanie, warto wrócić do kwestii czasu podróży służbowej – kiedy zaczyna się i kończy podróż służbowa pracownika. Dla uproszczenia załóżmy, że podany przykład nie dotyczy pracowników mobilnych (których praca polega na stałym przemieszczaniu się) ani regulacji związanych z czasem pracy kierowców.
Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 22 lutego 2008 r., sygn. akt I PK 208/07 (OSNP 2009/11-12/134) podróż służbowa charakteryzuje się tym, że jest odbywana:
1) poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy,
2) na polecenie pracodawcy,
3) w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania.
Wszystkie te cechy muszą wystąpić łącznie.
Z kolei za czas podróży służbowej uważa się okres przemieszczania się pracownika do miejsca wykonywania pracy, świadczenia pracy w wyznaczonym miejscu i powrotu do stałego miejsca pracy albo innego miejsca (miejsca zamieszkania pracownika) (Komentarz do art. 775 kodeksu pracy, Michał Skąpski, LEX, 2012 r.).
Analizując powyższy przykład, wydaje się, że należałoby przyjąć, iż pracownik 2 lutego odbył jedną podróż służbową, a 3 lutego kolejną. Również na taką intencję pracodawcy zdaje się wskazywać to, iż w poleceniu wyjazdu służbowego został określony czas powrotu z wyjazdu służbowego – 2 lutego (jak rozumiem do miejsca zamieszkania pracownika).
Ponadto, jak zostało wskazane w przykładzie, wystawiony został jeden dokument „polecenia wyjazdu służbowego” (a nie dwa – AZW), ale tylko po to, by nie wystawiać za każdym wyjazdem osobnych dokumentów polecenia wyjazdu służbowego.
Wyżej wskazane podejście determinuje sposób obliczania diety, o którym była mowa w punkcie 2 przykładu, tj. dieta powinna być obliczona za każdy dzień z osobna.
Niezależnie należy wskazać, że kwoty diet, o których mowa w przykładzie, zbieżne są z kwotami, o których mowa w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167). Dla pozostałych pracowników, tj. pracowników niezatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, kwoty z rozporządzenia będą miały zastosowanie, o ile układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania obowiązujący u ich pracodawcy lub ich umowa o pracę nie będzie zawierała postanowień określających należności pracownika z tytułu podróży służbowej.
Ponadto należy podnieść, że polecenie podróży służbowej powinno pochodzić od pracodawcy. Jak rozumiem, w opisywanym przykładzie pracownik jedynie wypełnił druk polecenia, ale to pracodawca podpisał się pod tym dokumentem.