Prowadzę niewielką firmę handlową i większość moich pracowników to dziełobiorcy. Mam jednak zamiar zatrudnić co najmniej kilka osób na podstawie umowy o pracę. W jaki sposób dokonać zgłoszenia do ZUS? Czy istnieją w tym zakresie jakieś sztywne terminy?
Każda osoba objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych. Zgłoszeń dokonuje się w terminie siedmiu dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia, a zatem nawiązania stosunku pracy, czyli po prostu podpisania umowy o pracę. Prawdziwość danych zawartych w zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych osoba zgłaszana potwierdza własnoręcznym podpisem (blok XVI. druku ZUS ZUA). Warto podkreślić, że w przypadku przekazywania do ZUS zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego, zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik przechowuje przez pięć lat. Na podstawie pierwszego zgłoszenia zakładane jest w ZUS konto ubezpieczonego. Zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych zawiera w szczególności następujące dane dotyczące osoby zgłaszanej: dane, o których mowa w art. 35 ust. 1 pkt 1 ustawy o s.u.s. (numery PESEL i NIP, a w razie gdy ubezpieczonemu nie nadano tych numerów lub jednego z nich - serię i numer dowodu osobistego lub paszportu), nazwisko, imię pierwsze i drugie, datę urodzenia, nazwisko rodowe, obywatelstwo i płeć, tytuł ubezpieczenia, stopień niepełnosprawności, wykonywanie pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, posiadanie ustalonego prawa do emerytury lub renty, adres zameldowania na stałe miejsce pobytu, adres zamieszkania, jeżeli jest inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu, ewentualnie adres do korespondencji.
Zgłoszenia trzeba dokonać na odpowiednim formularzu (dostępnym w jednostce ZUS lub po prostu w internecie) - zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego osoby zatrudnionej dokonujemy na druku ZUS ZUA. Został on podzielony na 17 części i musi zawierać m.in. dane płatnika składek, dane identyfikacyjne i ewidencyjne osoby zgłaszanej, tytuł ubezpieczenia i dane o ubezpieczeniach obowiązkowych i dobrowolnych, kod wykonywanego zawodu, kod i okres pracy w szczególnych warunkach, dane o oddziale NFZ, oświadczenia o prawdziwości danych, wreszcie adnotacje ZUS. Jeśli natomiast zgłoszenie dotyczy tylko ubezpieczenia zdrowotnego, to właściwy będzie druk ZUS ZZA. Jeżeli pracownik wnioskuje o objęcie ubezpieczeniem uprawnionych członków rodziny, składa odpowiednio formularz ZUS ZCZA (zgłoszenie danych o członkach rodziny, których adres zamieszkania jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego, dla celów ubezpieczenia zdrowotnego) lub ZUS ZCNA (w przypadku członków rodziny, których adres nie jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego, dla celów ubezpieczenia zdrowotnego). O wszelkich zmianach w stosunku do danych wykazanych w zgłoszeniu płatnik ma obowiązek powiadomić ZUS w terminie siedmiu dni od daty ich zaistnienia. W tym celu należy wykorzystać te same formularze.
Ponadto pracodawca może żądać złożenia przez pracownika dodatkowych oświadczeń, np. dla celów podatkowych czy ubezpieczeniowych. Tytułem przykładu można wskazać, że pracownik powinien złożyć PIT-2 (oświadczenie dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na PIT) w celu ustalenia m.in., jakie koszty podatkowe należy potrącać z jego wynagrodzenia.
ADAM MALINOWSKI
radca prawny
PODSTAWA PRAWNA
■ Art. 36 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. nr 137, poz. 887 z późn. zm.).
■ Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 4 grudnia 1998 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących oraz innych dokumentów (Dz.U. nr 149, poz. 982 z późn. zm.).