Rozmowa z Mateuszem Kobylińskim, doradcą podatkowym, dyrektorem w dziale doradztwa podatkowego w KPMG w Polsce.
W radach nadzorczych bardzo wielu polskich spółek zasiadają osoby na stałe mieszkające w innych państwach. Czy również za te osoby od początku tego roku nasze spółki powinny płacić składki na ubezpieczenie społeczne?
Od 1 stycznia 2015 r. członkowie rad nadzorczych, którzy otrzymują wynagrodzenie z tytułu pełnienia tej funkcji, zostali objęci obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnymi i rentowymi – nawet wtedy, jeżeli posiadają inny tytuł do tych ubezpieczeń. Jednak w przypadku nierezydentów, czyli osób na stałe mieszkających w innych państwach, sprawa jest nieco bardziej złożona. Otóż nasza spółka, w której radzie zasiadają osoby zagraniczne, powinna sprawdzić, czy posiadają oni dokument nazywany certyfikatem A1. Jest to zaświadczenie o ustawodawstwie dotyczącym zabezpieczenia społecznego mającym zastosowanie do osoby uprawnionej, wydawane na podstawie przepisów dotyczących koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (w szczególności rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego oraz przepisów wykonawczych do tej regulacji). Certyfikat A1 potwierdza podleganie przez daną osobę ubezpieczeniom społecznym w danym państwie członkowskim Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii. Jeżeli osoba pełniąca funkcję członka rady nadzorczej w polskiej spółce i otrzymująca z tytułu pełnienia tych czynności wynagrodzenie posiada zaświadczenie A1 wydane przez instytucję ubezpieczeniową innego państwa, to ewentualne składki z tego tytułu powinny być opłacane w tamtym państwie zgodnie z jego wewnętrznymi przepisami w zakresie ubezpieczeń społecznych. W Polsce w takich okolicznościach składki nie będą należne.
Jak więc w praktyce musi postępować nasza spółka, w której radzie zasiadają obywatele innego państwa mający certyfikat A1?
Polska spółka musi w takiej sytuacji ustalić, czy wypłata takiej osobie wynagrodzenia z tytułu pełnienia funkcji członka rady nadzorczej w naszym kraju stanowi tytuł do podlegania obowiązkowym ubezpieczeniom w tym drugim państwie. Jeżeli okaże się, że tak – to wtedy nasza spółka powinna dowiedzieć się, jakie jej obowiązki związane m.in. z raportowaniem i opłacaniem składek wynikają z wewnętrznych przepisów tego drugiego państwa. Może się okazać, że nasza spółka musi się zarejestrować jako płatnik składek w innym państwie, a także dokonać rejestracji osoby zasiadającej w jej radzie nadzorczej jako ubezpieczonego, a także dokonywać płatności składek za granicę.
A jak ma postąpić nasza firma, gdy w jej radzie nadzorczej zasiada obywatel innego państwa nieposiadający certyfikatu A1?
W tych okolicznościach osoba ta będzie podlegała obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu w Polsce. Zatem spółka powinna dokonać odpowiednio jej rejestracji jako ubezpieczonego z tego tytułu w ZUS, a następnie uwzględniać ją w bieżących rozliczeniach z tytułu ubezpieczeń społecznych. Może się też zdarzyć, że osoba zagraniczna posiada również miejsce zamieszkania na terytorium Polski. Wówczas będzie ona z tytułu pełnienia funkcji członka rady nadzorczej w polskiej spółce podlegała także obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu w Polsce.
Jakie problemy może mieć nasza spółka, która nie spełni obowiązku opłacenia składek za osoby zagraniczne otrzymujące wynagrodzenie z tytułu zasiadania w radzie nadzorczej?
Najpierw rozpatrzmy to na przykładzie obcokrajowca, którego wynagrodzenie z tytułu pełnienia funkcji członka rady nadzorczej podlega w Polsce obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym i – ewentualnie, jeżeli posiada on miejsce zamieszkania na terytorium Polski – również zdrowotnym. Otóż zgodnie z naszymi przepisami niewywiązywanie się przez płatnika z obowiązków dotyczących ubezpieczeń społecznych, a tym samym popełnianie wykroczenia przeciwko unormowaniom regulującym te kwestie, może skutkować nałożeniem na spółkę kary grzywny do 5 tys. zł. To jednak niejedyne możliwe sankcje, które mogą dotknąć płatnika niewywiązującego się z nałożonych obowiązków. Za nieopłacanie składek lub opłacanie ich w zaniżonej wysokości ZUS może wymierzyć płatnikowi składek dodatkową opłatę w wysokości 100 procent nieopłaconych składek. Zapłata składek po terminie wiązać się będzie także z koniecznością zapłaty odsetek za zwłokę, a także ewentualnymi kosztami upomnienia czy egzekucji.
Z kolei w przypadku osoby posiadającej zaświadczenie A1 wydane przez instytucję ubezpieczeniową innego państwa potencjalne sankcje związane z niewywiązywaniem się z obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych nałożonych przepisami innego państwa będą – co do zasady – wynikały z wewnętrznych regulacji tego państwa. Sankcje te będą mogły być ewentualnie zastosowane wobec polskiej spółki niespełniającej należycie obowiązków.
A co z obywatelami obcych państw, którzy nie otrzymują wynagrodzenia za pracę w radach nadzorczych naszych spółek?
Osoba pełniąca funkcję członka rady nadzorczej w polskiej spółce bez wynagrodzenia i nieposiadająca zaświadczenia A1 wydanego przez instytucję ubezpieczeniową innego państwa podlega ubezpieczeniom w Polsce. W takiej sytuacji nie będzie obowiązku odprowadzania składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe (oraz ewentualnie na ubezpieczenie zdrowotne, jeżeli osoba zagraniczna posiada miejsce zamieszkania w Polsce). Jednak spółka powinna zgłosić taką osobę do ubezpieczeń i wykazywać w bieżących deklaracjach dotyczących ubezpieczeń.