Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Strony mogą jednak zawrzeć umowę o pracę w formie ustnej. Niekiedy możliwe jest zawarcie umowy w sposób dorozumiany. Zgodnie z art. 29 par. 2 k.p. jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca powinien, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.

Potwierdzenie warunków umowy

Zgodnie z art. 281 pkt 2 k.p. kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, nie potwierdza na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę podlega karze grzywny od 1 tys. zł do 30 tys. zł. Potwierdzenie ustaleń co do rodzaju oraz jej warunków dołącza się do akt osobowych pracownika, do części B (par. 2 pkt 2 lit. a) rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (przykład 1).

PRZYKŁAD 1

UMOWA NA PIŚMIE

Strony 15 czerwca zawarły umowę o pracę ustnie. Pracownik ma rozpocząć pracę 2 lipca. Taka umowa jest ważna i wiąże strony. 2 lipca najpóźniej pracodawca jest zobowiązany potwierdzić jej warunki na piśmie i doręczyć pracownikowi.

Po zawarciu umowy o pracę na pracodawcy ciąży kolejny obowiązek o charakterze formalnym - obowiązek przekazania pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia.

Przekazanie informacji

Na przekazanie takiej informacji pracodawca ma siedem dni od dnia zawarcia umowy z pracownikiem (art. 29 par. 3 k.p.). Jednakże zgodnie z rozporządzeniem z 28 maja 1996 r. pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy powinien uzyskać jego pisemne potwierdzenie zapoznania się z tą informacją.

Tym samym pracodawca ma obowiązek przekazania informacji pracownikowi przed dopuszczeniem do pracy, jednakże nie później niż w ciągu siedmiu dni od zawarcia umowy.

W piśmie informującym pracownika należy zawrzeć informacje o:

  •  obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
  •  częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
  •  wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
  •  obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
  •  układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty.

Jeżeli u pracodawcy nie obowiązuje regulamin pracy (a nie ma obowiązku jego tworzenia, jeżeli pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników) należy w takiej informacji dodatkowo poinformować pracownika o:

  •  godzinach pracy nocnej,
  •  miejscu, terminie i czasie wypłacania wynagrodzenia,
  •  sposobie potwierdzania obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności.

Nawet jeżeli u pracodawcy nie jest wykonywana praca w nocy, konieczne jest wcześniejsze określenie granic pory nocnej. W kodeksie pracy wskazano, że pora nocna obejmuje osiem godzin między 21.00 a 7.00 (art. 1517 par. 1 k.p.). Określenie czasu pory nocnej powinno nastąpić w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy, a gdy takie nie obowiązują, wynikają one z zarządzenia pracodawcy. Informacja stanowi zatem poinformowanie pracownika o decyzji pracodawcy. Granice pory nocnej nie muszą być takie same dla wszystkich pracowników.

Jeżeli nie ma regulaminu pracy, określenie miejsca, terminu i czasu wypłacania wynagrodzenia pozostawione jest decyzji pracodawcy. Pracodawca nie ma tu jednak pełnej swobody, bowiem, zgodnie z art. 85 k.p., wynagrodzenie powinno być wypłacane co najmniej raz w miesiącu w stałym, z góry ustalonym terminie, najpóźniej do dziesiątego dnia następnego miesiąca. Termin ten dotyczy stałych składników wynagrodzenia, nie dotyczy natomiast składników niestałych wypłacanych za okresy dłuższe niż jeden miesiąc, czyli m.in. premii kwartalnych, nagród jubileuszowych, premii rocznych.

W zakresie sposobu potwierdzania obecności oraz usprawiedliwiania nieobecności pracodawca jest obowiązany przytoczyć pracownikowi normy rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy.

Obowiązek przekazania informacji o warunkach zatrudnienia istnieje także w przypadku zatrudnienia pracownika na innej podstawie niż umowa o pracę czy na podstawie mianowania, wyboru, powołania i spółdzielczej umowy o pracę (art. 29 par. 5 k.p.).

Poinformowanie pracownika o jego warunkach zatrudnienia, w zakresie obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę, wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego, może nastąpić przez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy.

W przypadku umowy o pracę z pracownikiem skierowanym do pracy na obszarze państwa niebędącego członkiem Unii Europejskiej na okres przekraczający jeden miesiąc pracodawca także ma obowiązek przekazania pracownikowi przedmiotowej informacji. Jednakże informacja taka ma szerszy zakres i jest przekazywania pracownikowi przed skierowaniem do pracy. Zgodnie z art. 291 par. 2 k.p. pracodawca dodatkowo informuje pracownika o:

  •  świadczeniach przysługujących z tytułu skierowania do pracy poza granicami kraju, obejmujących zwrot kosztów przejazdu oraz zapewnienie zakwaterowania,
  •  warunkach powrotu pracownika do kraju.

Informacje te mogą być przekazane przez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów (art. 291 par. 3 k.p.) (przykład 2).

PRZYKŁAD 2

OGŁOSZENIE NA TABLICY

Czy zamiast wręczania pracownikom informacji o warunkach wykonywania pracy można sporządzić jej obowiązujący zakres i wywiesić na tablicach ogłoszeń, tym bardziej że warunki są dla wszystkich pracowników takie same?

Przekazanie informacji o pozaumownych warunkach zatrudnienia musi nastąpić indywidualnie w stosunku do każdego pracownika, w formie pisemnej. Jest to obowiązujący sposób jej rozpowszechnienia wynikający z przepisów prawa. Z tego obowiązku nie zwalnia wywieszenie stosownych informacji na tablicy ogłoszeń, przekazanie ich pracownikom na piśmie obiegiem lub za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Zawiadomienie urzędu pracy

W przypadku zatrudnienia pracownika zarejestrowanego w urzędzie pracy na pracodawcy spoczywa dodatkowy obowiązek natury formalnej. Zgodnie z art. 36 ust. 7 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy pracodawca ma obowiązek zawiadomić w formie pisemnej w ciągu pięciu dni właściwy powiatowy urząd pracy o zatrudnieniu osoby zarejestrowanej jako bezrobotna lub o powierzeniu jej innej pracy zarobkowej.

Aby tego rodzaju obowiązek informacyjny powstał, pracodawca musi mieć informację o zarejestrowaniu pracownika (kandydata) w urzędzie pracy. Wskazana ustawa w art. 36 ust. 6 wskazuje, że każdy pracodawca przed zatrudnieniem osoby lub powierzeniem jej innej pracy zarobkowej jest obowiązany uzyskać od niej pisemne oświadczenie o pozostawaniu lub niepozostawaniu w rejestrze bezrobotnych i poszukujących pracy, a osoba podejmująca pracę jest obowiązana złożyć takie oświadczenie (przykład 3).

PRZYKŁAD 3

FAŁSZYWE OŚWIADCZENIE

W oświadczeniu o pozostawaniu w rejestrze bezrobotnych pracownik wskazał, że nie pozostaje w rejestrze. Czy w sytuacji, gdy okaże się, że oświadczenie było fałszywe, jako pracodawca mogę ponieść odpowiedzialność?

Nie, podstawą obowiązków pracodawcy w tym zakresie jest wyłącznie oświadczenie pracownika. Przepisy prawa nie nakazują dodatkowego weryfikowania złożonego oświadczenia. W związku z nieprawdziwym oświadczeniem pracownika pracodawca nie poniesie żadnych konsekwencji.

Pracodawca może zatem przedstawić kandydatowi do pracy formularz, w którym ten złoży stosowne oświadczenie.

Jeżeli z oświadczenia wynika fakt zarejestrowania kandydata do pracy, urzędzie pracy, pracodawca zatrudniając go ma obowiązek przekazania stosownej informacji do urzędu pracy w ciągu pięciu dni. Pięciodniowy termin liczy się od momentu nawiązania stosunku prawnego (np. zawarcia umowy, powołania, wyboru).

Przez zatrudnienie rozumie się wykonywanie pracy na podstawie stosunku pracy, stosunku służbowego oraz umowy o pracę nakładczą (art. 2 ust. 1 pkt 43 ustawy o promocji zatrudnienia).

Obowiązek zawiadomienia dotyczy zatem nawiązania stosunku pracy (umowa o pracę, spółdzielcza umowa o pracę, mianowanie, powołanie, wybór) oraz stosunku służbowego (np. rozpoczęcie służby w Policji, Straży Granicznej, Służbie Celnej, Straży Ochrony Kolei, Straży Pożarnej, Służbie Więziennej) lub umowy o pracę nakładczą.

Kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy pracodawca ma obowiązek przechowywać w aktach osobowych pracownika, w części B (par. 6 ust. 2 pkt 2 lit. ka rozporządzenia z 28 maja 1996 r.).

Pracodawca, który zatrudnia lub powierza wykonywanie innej zarobkowej pracy bezrobotnemu, nie zawiadamiając przy tym właściwego powiatowego urzędu pracy w rozumieniu ustawy o promocji zatrudnienia, zatrudnia te osoby nielegalnie i podlega karze grzywny nie niższej niż 3 tys. zł (art. 119 ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia).

Zapoznanie z regulacjami wewnątrzzakładowymi

Zgodnie z rozporządzeniem z 28 maja 1996 r. - par. 3 - oprócz informacji, o której mowa w art. 29 par. 3 k.p., pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy uzyskuje jego pisemne potwierdzenie zapoznania się z:

  •  treścią regulaminu pracy,
  •  z obwieszczeniem o systemie i rozkładzie czasu pracy oraz o przyjętych okresach rozliczeniowych czasu pracy,
  •  z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy,
  •  zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy.

Pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika ze wskazanymi przepisami i informacjami pracodawca ma obowiązek przechowywać w aktach osobowych pracownika, w części B (par. 6 ust. 2 pkt 2 lit. b) rozporządzenia z 28 maja 1996 r.).

W odniesieniu do regulaminu pracy norma rozporządzenia z 28 maja 1998 r. jest powtórzeniem regulacji kodeksu pracy. Zgodnie z art. 1043 par. 2 k.p. pracodawca jest obowiązany zapoznać pracownika z treścią regulaminu pracy przed rozpoczęciem przez niego pracy. Niezależnie zatem od sposobu upowszechnienia postanowień regulaminu pracy pracodawca jest obowiązany zapoznać każdego nowo zatrudnianego pracownika z treścią regulaminu pracy przed rozpoczęciem przez niego pracy.

Zgodnie z kodeksem pracy pracodawca, który nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy, ustala w obwieszczeniu systemu i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy obowiązujące w zakładzie (art. 150 k.p.). Zatem obwieszczenia nie wydają pracodawcy, którzy są objęci aktami wewnątrzzakładowymi.

Przebadać i przeszkolić

Dopuszczony do wykonywania pracy może być tylko pracownik, który ma aktualne zaświadczenie lekarskie o braku przeciwskazań do jej wykonywania i odpowiednio przeszkolony. Przed rozpoczęciem pracy musi być więc skierowany na badania lekarskie. Osoba przyjmowana do pracy jeszcze przed zawarciem umowy musi się poddać wstępnym badaniom lekarskim w celu określenia jej zdolności do pracy na określonym stanowisku. Skierowanie na badanie wystawia pracodawca, określając w nim m.in. rodzaj wykonywanej pracy, stanowisko oraz czy występują warunki szkodliwe dla zdrowia.

Zgodnie z art. 2373 par. 2 k.p. pracodawca jest również zobowiązany zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy. Szkolenie pracownika przed dopuszczeniem do pracy nie jest wymagane w przypadku podjęcia przez niego pracy na tym samym stanowisku pracy, które zajmował u danego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem z tym pracodawcą kolejnej umowy o pracę (przykład 4).

PRZYKŁAD 4

SZKOLENIE BHP

Kiedy powinno być zorganizowane szkolenie z zakresu bhp? Zapewnienia przeszkolenia powinno nastąpić w zasadzie w pierwszym dniu zatrudnienia, zgodnie bowiem z treścią art. 2373 par. 1 k.p. nie wolno pracownika dopuścić do pracy jeżeli nie posiada on dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Szkolenie wstępne obywa się zarówno w czasie pracy, jak i na koszt pracodawcy.

Szczegółowe regulacje w tym zakresie zawiera rozporządzenie ministra gospodarki i pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Ponadto art. 2374 k.p. pracodawca jest obowiązany zaznajamiać pracowników z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy dotyczącymi wykonywanych przez nich prac, a także zobowiązany jest wydawać szczegółowe instrukcje i wskazówki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach pracy. Pracownik jest obowiązany potwierdzić na piśmie zapoznanie się z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy.

Zarówno zaświadczenie o odbytym szkoleniu bhp, jak i pisemne potwierdzenie zapoznania się z przepisami i informacjami powinny być dołączone do części B akt osobowych pracownika (par. 6 ust. 2 pkt 2 lit. b) rozporządzenia z 28 maja 1996 r.).

Oświadczenia o uprawnieniach rodzicielskich

W związku z rodzicielstwem pracownikowi przysługuje szereg uprawnień. I tak pracodawca nie może bez zgody pracownika, opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie czwartego roku życia, zatrudniać w systemach i rozkładach czasu pracy, w których dobowy wymiar czasu pracy przekracza osiem godzin na dobę (art. 148 pkt 3 k.p.). Owe systemy to: system równoważnego czasu pracy, system skróconego tygodnia pracy, system pracy weekendowej oraz przy pracy w ruchu ciągłym. Ponadto zgodnie z art. 178 par. 2 k.p. pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie czwartego roku życia nie wolno bez jego zgody zatrudniać w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy, jak również delegować poza stałe miejsce pracy. Natomiast zgodnie z art. 188 k.p. pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy na dwa dni, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia (przykład 5).

PRZYKŁAD 5

URLOP WYCHOWAWCZY

Czy pracodawca ma prawo uzyskać od pracowników deklarację w zakresie korzystania przez nich z urlopu wychowawczego?

Nie, przepisy prawa pracy nie dopuszczają takiej możliwości. Nawet jeżeli pracownik zadeklaruje chęć korzystania z takiego urlopu, to nie ma to charakteru zobowiązującego. Dopóki bowiem pracownik nie złoży wniosku o taki urlop, nie ma pewności, że będzie z niego korzystał.

Oświadczenie w tym zakresie pracodawca powinien uzyskać od pracownika w momencie jego zatrudnienia (ewentualnie nieco później). Oświadczenie to wymaga zachowania formy pisemnej.

Zgodnie z art. 1891 k.p., jeżeli oboje rodzice lub opiekunowie dziecka są zatrudnieni, ze wskazanych uprawnień może korzystać jedno z nich. W sytuacji gdy ze wskazanych uprawnień pracownik zamierza skorzystać, powinien złożyć dodatkowe oświadczenie, że drugi z rodziców nie będzie korzystał ze wskazanych uprawnień. Dodatkowe oświadczenie nie jest konieczne w sytuacji, gdy pracownik nie zamierza korzystać z przedmiotowych uprawnień.

Zgodnie z rozporządzeniem z 28 maja 1996 r. oświadczenie o zamiarze lub braku zamiaru korzystania przez pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka z uprawnień określonych w przepisach art. 148 pkt 3, art. 178 pkt 2 i art. 188 k.p. pracodawca przechowuje w części B akt osobowych pracownika (par. 6 ust. 2 pkt 2 lit. c).

Prowadzenie dokumentacji

Prowadzenie akt osobowych oraz dokumentacji zatrudnianych pracowników jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy. Zgodnie z art. 94 k.p. pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Jest to tak ważny obowiązek, że ustawodawca uznał za wykroczenie zagrożone karą grzywny zachowanie pracodawcy, które nie czyni zadość temu obowiązkowi. Zgodnie bowiem z art. 281 k.p., kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, podlega karze grzywny od 1 tys. zł do 30 tys. zł.

Podstawowym aktem regulującym zagadnienia związane z prowadzeniem akt osobowych pracownika jest rozporządzenie z 28 maja 1996 r. Rozporządzenie to wyraźnie wskazuje formę i sposób prowadzenia akt osobowych. Z rozporządzenia wynika wymóg prowadzenia akt osobowych w formie pisemnej. Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie może dodatkowo prowadzić ich w formie elektronicznej. Jednakże dla celów dowodowych musi istnieć zbiór (kartoteka) w formie pisemnej. Pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe. Akta osobowe poszczególnego pracownika to nic innego jak zbiór dokumentów i zaświadczeń i oświadczeń stron stosunku pracy. Dokumenty te należy odpowiednio pogrupować, bowiem akta składają się z trzech części: A, B, C. W części A gromadzone są dokumenty związane z ubieganiem się przez pracownika o zatrudnienie u pracodawcy, w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, natomiast w części C - dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy. Rozporządzenie wskazuje, jakie dokumenty musza być dołączone obligatoryjnie do poszczególnych części (przykład 6).

PRZYKŁAD 6

ORYGINAŁY DOKUMENTÓW

Czy jako pracodawca mogę żądać od pracownika dostarczenia oryginałów dokumentów związanych z przebiegiem dotychczasowego zatrudnienia i dołączyć je do jego akt osobowych?

Nie. W aktach osobowych przechowuje się kopie i odpisy dokumentów. Należy zaznaczyć, że oryginały dokumentów stanowią własność pracownika i pracodawca nie może ich zawłaszczać. Żądanie od pracownika, a wcześniej kandydata do pracy, przedłożenia oryginałów tych dokumentów dopuszczalne jest wyłącznie do wglądu i dla sporządzenia kopii. Z przedłożonych dokumentów pracodawca sporządza kopie i samodzielnie poświadcza ich zgodność z oryginałem.

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów (par. 6 ust. 3 rozporządzenia z 28 maja 1998 r.).

Dokumentacja pracownicza natomiast to wszelkie dokumenty, które na gruncie przepisów prawa pracodawca jest obowiązany prowadzić dla zatrudnionych pracowników, niebędące jednak częścią akt osobowych. Może mieć ona charakter zbiorczy lub indywidualny. Zgodnie z rozporządzeniem z 28 maja 1998 r. pracodawca wskazuje, że prowadzi dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami (par. 7). Ponadto, zgodnie z par. 8 wskazanego rozporządzenia, pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika:

  •  kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dodatkowe dni wolne od pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy; w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,
  •  imienną kartę (listę) wpłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
  •  kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Przepisy nie wskazują w tym przypadku wzorów wymaganych formularzy, co oznacza, że pracodawca może opracować własne wzory, tak aby odpowiadały specyfice prowadzonej działalności.

Zgłoszenie do ubezpieczenia

Pracodawca ma obowiązek zgłosić zatrudnioną osobę do ZUS w ciągu siedmiu dni od nawiązania stosunku pracy. Obowiązek ten dotyczy zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego osoby zatrudnionej (druk ZUS ZUA) Pracodawca jako płatnik składek będzie musiał obliczać i przekazywać w terminie pobierane składki na ubezpieczenia. Za każdy miesiąc zatrudnienia będzie też zobowiązany wystawiać pracownikowi informację o wysokości odprowadzonych składek (druk RMUA).

Rozpoczęcie pracy

W związku z zatrudnieniem pracownika na pracodawcy ciąży szereg obowiązków związanych z rozpoczęciem przez pracownika świadczenia pracy. Przede wszystkim to na pracodawcy spoczywa obowiązek przygotowania i wyposażenia stanowiska pracy oraz dostarczenia pracownikom narzędzi oraz surowców i materiałów potrzebnych do wykonywania pracy.

Zgodnie z rozporządzeniem z 28 maja 1998 r. - par. 4 - jeżeli zachodzi taka potrzeba, pracodawca w związku z zatrudnieniem pracownika wystawia legitymację służbową, przepustkę albo inny dokument upoważniający pracownika do przebywania na terenie zakładu pracy lub załatwiania spraw służbowych poza zakładem.

Pracodawca ma obowiązek poinformowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 k.p.).

Pracodawca jest zobowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się tymi środkami (art. 237[6] k.p.). Ponadto pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

  •  jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
  •  ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 2377 k.p.).

Zgodnie z art. 2379 k.p. pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy.

Zakres czynności pracownika

Istotą zatrudnienia pracownika jest obowiązek wykonywania pracy, która została określona w umowie o pracę lub związana jest ze stanowiskiem, na którym pracownik jest zatrudniony. Zazwyczaj jednak w umowie o pracę określony jest rodzaj pracy lub stanowisko pracy bez konkretnego wskazywania, jakie czynności będą należały do obowiązków pracownika w ramach w zatrudnienia. Ogranicza się to do określenia np. „pracownik zatrudniony na stanowisku sprzedawcy” lub poprzez rodzaj pracy „korekta tekstów” „sprzedaż komputerów”. Z takich określeń nie wynika, jakie konkretnie obowiązki należą do pracownika, co powoduje, że pracodawca powinien zapoznać pracownika z zakresem obowiązków

Kodeks pracy wskazuje, że pracodawca jest zobowiązany zaznajamiać pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków i sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach (art. 94 pkt 1 k.p.). Oznacza to, że na początku zatrudnienia pracodawca musi dokładnie określić zadania, jakie w ramach nawiązanego stosunku pracy będzie wykonywał pracownik, i zaznajomić z nimi pracownika. Służy to pracodawcy, jak również zabezpiecza pracownika.

Rzetelne poinformowanie pracownika jest istotne w sytuacjach, gdy pracodawca nakłada karę porządkową lub wypowiada umowę o pracę z powodu niewłaściwego wykonywania obowiązków. Wówczas pracownik nie może bronić się, twierdząc, że nie znał dokładnie swoich obowiązków i wymagań pracodawcy. Kryterium oceny pracownika nie mogą bowiem stanowić oczekiwania pracodawcy, o których pracownik nie wie zawierając umowę o pracę i o których pracodawca nie informuje go w czasie trwania stosunku pracy (wyrok SN z 10 listopada 1998 r., I PKN 428/98, OSNP 1998/24/791). Pracownik posiadając zakres obowiązków/czynności chroniony jest przed nieuzasadnionym jednostronnym rozszerzaniem jego zakresu, jak i zarzutem, że nie wykonuje obowiązków, które do niego należą.

Obowiązek zaznajamiania pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków oraz ze sposobem wykonywania pracy na określonych stanowiskach może być realizowany w formie informacji ustnej albo pisemnego zakresu czynności/obowiązków (wyrok SN z 7 stycznia 1998 r., I PKN 457/97, OSNP 1998/22/653). Należy zaznaczyć, że forma pisemna jest wskazana ze względów dowodowych i służy ona wykazaniu przez pracodawcę, że spełnił ciążący na nim obowiązek. Jest ona także korzystna z punktu widzenia pracownika, bowiem ma on dokument w sposób wyraźny i wyczerpujący określający obiektywny zakres jego obowiązków.

Należy jednakże podkreślić, że pracodawca nie ma obowiązku sporządzenia pisma określającego zakres obowiązków pracownika. Może wybrać formę informacji ustnej.

Jeżeli pracodawca zdecyduje o zapoznaniu pracownika z zakresem jego obowiązków w formie pisemnej, może zakres czynności określić bezpośrednio w umowie (przepisy prawa tego nie zabraniają) i wtedy jest to jedno z postanowień umowy o pracę albo w odrębnym piśmie nazywanym Zakres czynności pracownika bądź Zakres obowiązków pracownika.

Zakres czynności pracownika może stanowić załącznik do umowy o pracę, bądź też może być doręczone pracownikowi w późniejszym terminie. Jedynym warunkiem jest dopełnienie tego obowiązku na początku zatrudnienia, tak aby pracownik przystępujący do pracy był poinformowany o zakresie czynności i sposobie ich wykonywania (przykład 7).

PRZYKŁAD 7

PRZED PRZYSTĄPIENIEM DO PRACY

Umowa o pracę zawarta została w dniu 26 czerwca i zgodnie z umową termin rozpoczęcia wykonywania pracy jest określony na dzień 1 lipca, to „zakres czynności pracownika” można doręczyć pracownikowi w terminie późniejszym niż zawarcie umowy o pracę czyli do 1 lipca. Można także tego dokonać w dniu rozpoczęcia pracy. Ważne aby nastąpiło to przed przystąpieniem do wykonywania prac.

Wykaz czynności pracownika obowiązujący pracownika ustalany jest jednostronnie przez pracodawcę i stanowi wyraz uprawnień kierowniczych pracodawcy w stosunkach pracy. Oznacza to, że pracownik nie musi wyrażać zgody na objęcie go poszczególnymi obowiązkami. Treść tego pisma nie musi być także konsultowana ze związkami zawodowymi.

Jeżeli zakres czynności został sporządzony w formie pisemnej, to istnieje obowiązek umieszczenia tego dokumentu w aktach osobowych pracownika. Ważne jest, aby ustalony przez pracodawcę zakres czynności był zgodny z umową o pracę, a dokładniej z rodzajem umowy o pracę w niej określonym (lub wskazanym w umowie stanowiskiem pracy, na którym został zatrudniony pracownik). Zakres obowiązków pracownika ma stanowić konkretyzację rodzaju pracy lub konkretyzować obowiązki związane z określonym stanowiskiem pracy.

Zakres czynności nie może zatem prowadzić do poszerzenia umówionego rodzaju pracy (przykład 8).

PRZYKŁAD 8

ŚCISŁY ZAKRES OBOWIĄZKÓW

Jeżeli pracownik zatrudniony jest na stanowisku asystenta prezesa zarządu, to zgodnie z tym do zakresu jego obowiązków mogą należeć czynności związane z tym stanowiskiem, np. organizowanie dnia pracy i spotkań prezesa itp. Nie można wskazać w zakresie obowiązków np. prowadzenia księgowości firmy, prowadzenia dokumentacji pracowniczej pracowników firmy.

Należy także wskazać, że w przypadkach niektórych zawodów zakres obowiązków musi być zgodny z kwalifikacjami pracownika oraz stanem jego zdrowia. Zakres czynności pracownika to nic innego jak wykaz obowiązków indywidualnego pracownika.

W wykazie czynności może znaleźć się postanowienie: inne czynności niż wymienione w wykazie, wykonywanie innych zadań służbowych zleconych przez przełożonych.

Należy zaznaczyć, że tego rodzaju inne polecenia pracownik ma obowiązek wykonywać, jeżeli zostały wydane przez właściwego przełożonego lub upoważnionego pracownika i zgodnie z jego kompetencjami oraz są zgodne z obowiązującym prawem (np. niezgodny będzie obowiązek ujawnienia danych objętych tajemnicą) i oczywiście odpowiadają rodzajowi pracy określonemu w umowie o pracę.

Pracodawca ma obowiązek informowania pracownika o zmianie w zakresie jego obowiązków i sposobie ich wykonywania także w czasie trwania stosunku pracy. Taka jednostronna zmiana zakresu czynności pracownika nie stanowi zmiany treści umowy o pracę, jeżeli nie wykracza poza ustalony w umowie rodzaj pracy, nie wymaga więc wprowadzenia w drodze wypowiedzenia zmieniającego.

Pracownik potwierdza własnoręcznym podpisem swoje oświadczenie o zapoznaniu się z zakresem czynności oraz zobowiązuje się do jego wykonywania. Odmowa przyjęcie i podpisania zakresu czynności ustalonego zgodnie z umową o pracę może stanowić uzasadnioną przyczynę jej wypowiedzenia, gdyż odmowa podpisu jest traktowana jako odmowa wykonania obowiązków (wyrok SN z 3 kwietnia 1997 r., I PKN 77/97, OSNAPiUS 1998/3/75).

EWA WRONIKOWSKA

gp@infor.pl

PODSTAWA PRAWNA

■  Ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

■  Rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.).

■  Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. nr 60, poz. 281).

■  Ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. nr 99, poz. 1001 z późn. zm.).

■  Rozporządzenie ministra gospodarki i pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. nr 180, poz. 1860 z późn. zm.).