Takim osobom płatnik może wypłacać diety z tytułu podróży służbowej. Nie płaci się od nich wówczas składek i podatku dochodowego
Zleceniobiorcy nie doczekali się regulacji określającej warunki odbywania przez nich podróży służbowych. Nie oznacza to jednak, że nie mogą oni jeździć w delegacje ani że zleceniodawca nie może wypłacać im z tego tytułu diet i innych świadczeń. Konstrukcja umowy-zlecenia opiera się bowiem na zasadzie swobody umów. Brak regulacji oznacza zatem swobodę stron. Mogą one kształtować wzajemne relacje na zasadzie swobodnego uznania. W praktyce jednak to zleceniodawca – jako silniejsza ekonomicznie strona umowy-zlecenia – narzuca swoją wolę. Jeżeli postanowi, że będzie zwracał zleceniobiorcy koszty podróży służbowej, to wypłata diet i zwrot kosztów podróży będzie jak najbardziej poprawna.
Najprościej przy tym po prostu zastosować zasady wynikające z rozporządzenia dotyczącego podróży służbowych. Istotne jest przy tym, że rozliczanie podróży służbowych przez zleceniodawcę nie jest traktowane jako zawarcie umowy-zlecenia na warunkach umowy o pracę.
Na umowie cywilnoprawnej
Warto rozliczać delegacje zleceniobiorców. Mimo że zleceniodawcy nie mają takiego obowiązku, wskazane jest, żeby przyznali zleceniobiorcom prawo do diet i zwrotu innych kosztów podróży. Zwolnienie z podatku dochodowego i wyłączenie z podstawy wymiaru składek ZUS oznaczać będzie, że kwota otrzymana przez zleceniobiorcę będzie wyższa niż w przypadku, gdy zleceniodawca będzie wypłacał wyłącznie wynagrodzenie. Z kolei zleceniodawca poniesienie niższy koszt, gdyż nie będzie musiał finansować dodatkowych składek ZUS od wartości diet i zwrotu kosztów podróży.
Należności fiskusa...
W zakresie podatku dochodowego zwolnienie obejmuje zarówno należności otrzymywane przez pracowników, jak i przez inne osoby. W przypadku pracowników zwolnienie nie jest obwarowane dodatkowymi warunkami – wystarczy przestrzeganie limitów określonych w rozporządzeniu dotyczącym podróży służbowych.
Jeżeli zaś w podróż udaje się osoba niebędąca podatnikiem, zwolnienie wymaga, żeby otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:
1) w celu osiągnięcia przychodów lub
2) w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw lub
3) przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane lub
4) przez osoby pełniące funkcje obywatelskie w związku z wykonywaniem tych funkcji.
...oraz ZUS
W zakresie składek ZUS zwolnienie wprost mówi jedynie o pracownikach – podobnie jak w przypadku pracowników, zwolnienie stosuje się do wysokości limitów określonych w przepisach rozporządzenia wydanego w sprawie podróży służbowej. Zwolnienie jednak zostało rozszerzone na osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy-zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia. W efekcie – na użytek składek ZUS – zleceniobiorcy zostali zrównani z pracownikami i korzystają z wyłączenia z podstawy wymiaru składek ZUS na zasadach identycznych jak pracownicy. Oznacza to, że od diet zleceniobiorcy nie opłaca się składek zarówno w części finansowanej przez podatnika, jak i przez płatnika. Analogiczne zasady dotyczą zwrotu kosztów podróży zleceniobiorcy.
Kiedy świadczenia
Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
1) diety,
2) zwrot kosztów:
a) przejazdów,
b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
c) noclegów,
d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę, odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Jeżeli zleceniodawca tak postanowi, może zatem przyznać zleceniobiorcy analogiczne świadczenia.
Podstawa prawna
Art. 21 ust. 1 pkt 16 i ust. 13 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).
Par. 2 ust. 1 pkt 15, par. 5 ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).
Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167).
