Coraz częściej polscy przedsiębiorcy decydują się na zatrudnianie cudzoziemców. Dając pracę osobie nie posiadającej polskiego obywatelstwa należy pamiętać o kilku ważnych obowiązkach, które spoczywają na pracodawcy. Przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców w Polsce reguluje ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 roku, poz. 674, z późn. zm.) oraz rozporządzenia wykonawcze.

Aby pracować na terenie Polski konieczne jest otrzymanie stosownego zezwolenia (chyba, że cudzoziemiec na mocy przepisów jest zwolniony z tego obowiązku). W tym przypadku stroną postępowania administracyjnego jest pracodawca i to on musi wnioskować o zezwolenie, a nie potencjalny pracownik. Dokumenty należy złożyć nco najmniej na 30 dni przed terminem rozpoczęcia pracy, lub przedłużenia umowy.

Zezwolenie ważne jest przez maksymalnie 3 lata i może być przedłużane. W przypadku cudzoziemca zatrudnionego w zarządzie firmy zatrudniającej powyżej 25 osób, wojewoda może wydać zezwolenie ważne do pięciu lat. Przepisy funkcjonujące w Polsce wyróżniają dwie grupy cudzoziemców: obywateli krajów UE, oraz obywateli pozostałych państw. W pierwszym przypadku obywatelstwo jest kryterium określającym swobodę w zatrudnieniu. W drugim przypadku mamy do czynienia z kryterium rodzajowym, w zależności od wykonywanego zawodu. W przypadku niektórych zawodów zezwolenie nie jest konieczny, w innych zastosowanie mają uproszczone procedury, pomijające niektóre z wymagań.

Zezwolenie na pracę jest wymagane gdy :

Cudzoziemiec wykonuje pracę na terytorium na podstawie umowy z pracodawcą, którego siedziba znajduje się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (typ A),

Cudzoziemiec pełni funkcję w zarządzie osoby prawnej wpisanej do rejestru przedsiębiorców lub będącej spółką kapitałową w organizacji przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez okres przekraczający łącznie 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy (typ B),

Cudzoziemiec pracuje za granicą i jest delegowany na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na okres przekraczający 30 dni w roku kalendarzowym (typ C),

Cudzoziemiec pracuje u pracodawcy zagranicznego nieposiadającego oddziału, zakładu lub innej formy zorganizowanej działalności na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i jest delegowany na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w celu realizacji usługi o charakterze tymczasowym i okazjonalnym (usługa eksportowa) (typ D),

Cudzoziemiec wykonuje pracę u pracodawcy zagranicznego i jest delegowany na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na okres przekraczający 3 miesiące w ciągu kolejnych 6 miesięcy w innym celu niż wskazany w pkt 2-4 (typ E).

Zezwolenia wydaje wojewoda na wniosek pracodawcy. Zezwolenie wydaje wojewoda właściwy ze względu na:

- siedzibę lub miejsce zamieszkania pracodawcy, który ma zamiar zatrudnić cudzoziemca (typ A, typ B),

- siedzibę podmiotu, do którego cudzoziemiec jest delegowany (typ C),

- siedzibę lub miejsce zamieszkania podmiotu, na rzecz którego świadczona jest usługa, a jeżeli podmiot ten ma siedzibę lub miejsce zamieszkania za granicą – ze względu na główne

- miejsce wykonywania pracy przez cudzoziemca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (typ D),

- główne miejsce wykonywania pracy przez cudzoziemca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej(typ E).

Dokumenty, które musi złożyć pracodawca to:

- dokument potwierdzający status prawny i formę lub charakter działalności prowadzonej przez pracodawcę zagranicznego (C, D lub E);

- ważny dokument potwierdzający tożsamość, gdy podmiotem cudzoziemca zatrudnia osoba fizyczna;

- umowę spółki, gdy podmiotem powierzającym wykonywanie pracy jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji lub spółka cywilna;

- akty notarialne o zawiązaniu spółki w przypadku spółek akcyjnych w organizacji;

- kopię stron z ważnego dokumentu podróży cudzoziemca, lub, gdy cudzoziemiec nie posiada ważnego dokumentu podróży, kopię innego ważnego dokumentu potwierdzającego jego tożsamość;

- dokumenty potwierdzające zaistnienie okoliczności, o których mowa w art. 88c ust. 8 ustawy;

- informację starosty właściwego ze względu na główne miejsce wykonywania pracy przez cudzoziemca o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych pracodawcy w oparciu o rejestry bezrobotnych i poszukujących pracy lub o negatywnym wyniku rekrutacji organizowanej dla pracodawcy, wydaną nie wcześniej niż 180 dni przed złożeniem wniosku, jeżeli jest ona wymagana;

- kopię zeznania o wysokości osiągniętego dochodu lub poniesionej straty przez podmiot powierzający wykonywanie pracy jako podatnika podatku dochodowego od osób prawnych w roku podatkowym poprzedzającym złożenie wniosku – w przypadku wniosku o zezwolenie typu B;

- dokumenty potwierdzające stan zatrudnienia za okres roku poprzedzającego złożenie wniosku – w przypadku wniosku o zezwolenie typu B;

- dokumenty potwierdzające okoliczności, o których mowa w art. 88c ust. 4 pkt 2 ustawy – w przypadku wniosku o zezwolenie typu B, jeżeli przesłanką wydania zezwolenia jest wykazanie tych okoliczności;

- informację o aktualnym stanie zatrudnienia w podmiocie powierzającym wykonywanie pracy cudzoziemcowi – w przypadku wniosku o zezwolenie typu B, jeżeli strona wnioskuje o wydanie zezwolenia na okres przekraczający 3 lata;

- umowę, na podstawie której usługa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest lub będzie świadczona – w przypadku wniosku o zezwolenie typu D;
dokument sporządzony przez pracodawcę użytkownika, potwierdzający uzgodnienie w zakresie skierowania cudzoziemca przez agencję pracy tymczasowej – w przypadku gdy podmiotem powierzającym pracę jest ta agencja;

- dokumenty potwierdzające powiązania, o których mowa w art. 88 pkt 3 ustawy;

- dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań określonych w odrębnych przepisach, które mogą mieć wpływ na wynik postępowania;

- potwierdzenie dokonania opłaty – zawierającą imię i nazwisko cudzoziemca - za postępowanie administracyjne;

- pełnomocnictwo do reprezentowania pracodawcy, jeżeli w jego imieniu występuje osoba trzecia