Zakład Ubezpieczeń Społecznych może przeprowadzać kontrolę we wszystkich jednostkach, które pełnią w stosunku do ubezpieczonych rolę płatnika składek, a więc nie tylko w firmach, ale także w fundacjach, stowarzyszeniach, szkołach, szpitalach, sądach czy jednostkach administracji publicznej. Jednak u osób, które prowadzą działalność jednoosobowo i odprowadzają składki wyłącznie na własne ubezpieczenia, Zakład kontroli co do zasady nie przeprowadza, bowiem płatnicy ci weryfikowani są na bieżąco.

Jakie kary może nałożyć na firmę inspektor pracy>>

Zgodnie z ustawą, ZUS kontroluje płatników zobowiązanych do opłacania składek na ubezpieczenia społeczne z częstotliwością, która umożliwia dochodzenie należności z tytułu składek i wypłaconych świadczeń. W praktyce, o ile brak jest skarg na płatnika i nie ma problemów w firmie, przedsiębiorca może spodziewać się okresowej kontroli z ZUS mniej więcej raz na 5 lat. W uzasadnionych przypadkach, na przykład gdy firma regularnie łamie przepisy czy gdy skargi zgłaszają sami ubezpieczeni lub inspekcja pracy, kontrola ZUS jest przeprowadzana częściej.

Kto przeprowadza kontrolę

Do przeprowadzania kontroli upoważnieni są wyłącznie inspektorzy kontroli ZUS. Mają oni prawo do wstępu i poruszania się po terenie siedziby płatnika oraz innych miejsc, w których ten prowadzi działalność. Na teren firmy mogą więc wchodzić bez przepustki, nie podlegają też rewizji osobistej (o ile przewiduje ją regulamin zakładu).

Kiedy i w jaki sposób pracodawca może skontrolować pracownika>>

Jednocześnie inspektorzy maja obowiązek przestrzegać przepisów BHP obowiązujących z firmie, jeśli więc jest to wymagane, muszą na przykład poruszać się w stroju ochronnym lub kasku na terenie, gdzie wykonują czynności kontrolne.

Inspektor nie musi mieć przepustki, a do zakładu wchodzi za okazaniem legitymacji służbowej i na podstawie imiennego upoważnienia. Powinien być w nim wskazany planowany termin rozpoczęcia i zakończenia kontroli oraz szczegółowy jej zakres. Co ważne, inspektor nie może rozszerzyć zakresu kontroli poza ten określony w upoważnieniu.

Co może skontrolować ZUS?

ZUS ma prawo skontrolować wszystkie obowiązki płatników związane z ubezpieczeniami społecznymi. Kontrola może dotyczyć między innymi:

  • prawidłowości zgłaszania do ubezpieczeń społecznych,
  • prawidłowości obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest ZUS,
  • ustalania prawa do świadczeń z ubezpieczeń społecznych, ich wysokości, prawidłowości wypłat oraz rozliczeń z tego tytułu,
  • prawidłowości i terminowości opracowywania wniosków emerytalnych i rentowych,
  • prawidłowości wystawiania zaświadczeń oraz zgłaszania danych dla celów ubezpieczeń społecznych.

Zakład, aby uzyskać te informacje, będzie sprawdzał głównie zapisy księgowe na kontach analitycznych i syntetycznych lub w księgach przychodów i rozchodów (o ile dany płatnik nie prowadzi pełnej księgowości), listy płac, umowy cywilnoprawne, dokumentację zasiłkową oraz komplet dokumentów przekazywanych do ZUS, w tym deklaracje rozliczeniowe i raporty imienne wraz z dokumentami potwierdzającymi zapłatę składek.

Jakie dokumenty przygotować

Płatnik składek musi więc udostępnić inspektorowi ZUS wszystkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli. Może chodzić między innymi o regulamin wynagradzania lub układ zbiorowy pracy, listy obecności, listy płac, potwierdzenie odbycia przez pracownika wstępnych lub okresowych badań lekarskich czy wystawione przez pracodawcę druki delegacji. W przypadku osoby prowadzącej pozarolniczą działalność inspektor ma prawo zażądać wszelkich dokumentów potwierdzających jej prowadzenie, w tym faktur i dokumentacji podatkowej.

Jeżeli firma sprawy związane ze zgłaszaniem do ubezpieczeń i rozliczaniem składek ubezpieczeniowych zleciła wyspecjalizowanej firmie (na przykład biuru rachunkowemu), która przechowuje dokumenty związane ze sprawą, płatnik powinien wcześniej je skompletować i udostępnić inspektorowi.

Zakład, który współpracuje z zagranicznymi kontrahentami lub zatrudnia cudzoziemców, wszelkie dokumenty związane z przedmiotem kontroli, a sporządzone w języku obcym, musi na własny koszt przetłumaczyć (powinien dokonać tego tłumacz przysięgły), o ile zażąda ich inspektor.

Co zrobić kiedy firma nie chce płacić pracownikowi?>>

Ponadto, jeśli inspektor uzna, że przedstawione dokumenty nie wyjaśniają wszelkich okoliczności mających znaczenie dla postępowania kontrolnego, może zażądać udzielenia wyjaśnień przez płatnika składek i osoby ubezpieczone. Kontrolujący jest również uprawniony do przesłuchania świadków, płatnika składek i ubezpieczonych. Odmowa udzielania wyjaśnień przez płatnika jest traktowana jako utrudnianie kontroli i podlega karze grzywny do 5 tys. zł.

Firma musi również zapewnić inspektorowi zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych - chodzi o miejsce miejsce pracy, środki łączności (z wyjątkiem środków transportowych) oraz inne środki techniczne, którymi dysponuje płatnik, niezbędne do wykonania czynności kontrolnych. Jeżeli płatnik nie jest w stan tego zagwarantować, kontrola może odbyć się w siedzibie ZUS.

Ile trwa kontrola

W upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli musi zostać podany dokładny czas jej trwania - ZUS nie może więc przedłużać postępowania kontrolnego bez ograniczeń.

Długość kontroli zależy od statusu płatnika składek oraz liczby ubezpieczonych zatrudnionych. Maksymalny czas trwania kontroli przedsiębiorcy wynosi w danym roku kalendarzowym:

  • w odniesieniu do mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych;
  •  w odniesieniu do małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych;
  • w odniesieniu do średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych;
  • w odniesieniu do pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.

ZUS nie może więc przeprowadzić w firmie więcej niż jednej kontroli o tym samym zakresie przedmiotowym w tym samym roku, chyba że trakcie poprzedniego postępowania kontrolnego stwierdzono rażące nieprawidłowości. Wówczas Zakład może zarządzić dodatkową kontrolę (nie dłuższą niż 7 dni), głownie po to, aby sprawdzić, czy nieprawidłowości zostały przez płatnika wyeliminowane.

Ograniczeń w czasie trwania kontroli nie stosuje się, gdy kontrola ma przeciwdziałać popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia.

Co, jeśli nie zgadzamy się z wynikami kontroli?

Po przeprowadzeniu kontroli zostaje sporządzony protokół, od którego firma nie może się odwołać.

Pracodawca ma natomiast prawo wnieść pisemne zastrzeżenia do protokołu i załączyć do nich (lub wskazać) stosowne środki dowodowe. Płatnik ma na to 14 dni, licząc od daty otrzymania protokołu kontroli. Inspektor ma wówczas obowiązek rozpatrzyć zgłoszone zastrzeżenia i podjąć ewentualne dodatkowe czynności kontrolne.

Podstawa prawna

Ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. 2009 Nr 205, poz. 1585 ze zm.)

Rozporządzenie Rady Ministrów z 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek (Dz.U. 1998 Nr 164, poz. 1165)

Ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U.2013.0.672)