Praktyka jest taka: ZUS przesyła do sekretariatu wydziału pracy i ubezpieczeń społecznych zbiorcze pełnomocnictwo obejmujące długą listę radców prawnych i pracowników zakładu, którzy mogą go reprezentować w sądzie. Sędziowie, przynajmniej w okręgu toruńskim, akceptują taką praktykę i nie żądają już imiennych upoważnień składanych do akt w każdej sprawie. Co więcej, nie wymagają nawet, aby w aktach znalazł się odpis zbiorczego pełnomocnictwa. W efekcie przeciwnik procesowy może nawet nie wiedzieć, kim jest osoba przychodząca na rozprawę w imieniu organu rentowego.

– Dla ZUS wystawianie jednego dokumentu pełnomocnictwa, a nie kilkudziesięciu czy niekiedy kilkuset, jest wygodne w sytuacji licznych sporów z ubezpieczonymi – tłumaczy radca prawny Sławomir Paruch z kancelarii Raczkowski i Wspólnicy.

Groźba uchylenia

Problem w tym, że takie działanie jest niezgodne z prawem. Art. 89 par. 1 kodeksu postępowania cywilnego wskazuje, że pełnomocnik przy pierwszej czynności procesowej (odpowiedź na pozew, przekazanie akt wraz z odwołaniem ubezpieczonego, udział w rozprawie) ma obowiązek dołączyć do akt sprawy pełnomocnictwo z podpisem mocodawcy lub wierzytelny jego odpis.

– Składanie takiego dokumentu na ręce przewodniczącego wydziału zamiast do akt sprawy oznacza brak formalny, który może być usunięty poprzez potwierdzenie przez organ rentowy dokonanych czynności – wyjaśnia radca prawny Mirosław Łabanowski z kancelarii Lex Consulting.

Oznacza to, że jeżeli taki pełnomocnik np. złożył wniosek o powołanie biegłego, sędzia powinien zwrócić się do dyrektora oddziału ZUS, by potwierdził jego zasadność. Jeżeli ten nie odpowie na wezwanie, całe postępowanie należy uznać za nieważne (nawet po wydaniu prawomocnego wyroku).

Prostszym rozwiązaniem jest zażądanie przez sąd okazania pełnomocnictwa na najbliższej rozprawie.

Sławomir Paruch wskazuje jednak, że jeżeli sądy prowadzą dużą liczbę spraw danego rodzaju, mogą przeoczyć jego brak. W takiej sytuacji narażają się na uchylenie wyroku przez sąd II instancji.

Jacek Dziekan, rzecznik ZUS, przekonuje jednak, że pełnomocnictwa są przedkładane w sądzie na zasadach określonych w art. 89 par. 1 k.p.c.

Udowodnij, że pracujesz

To nie koniec niejasności. Sądy nie tylko powinny weryfikować prawidłowość aktu pełnomocnictwa, lecz także sprawdzać, czy osoba przedkładająca go jest pracownikiem danej osoby prawnej. W przypadku ZUS robią to jednak sporadycznie. Być może zmieni się to wskutek pytania prawnego, jakie zadał Trybunałowi Konstytucyjnemu Sąd Okręgowy w Częstochowie (sygn. akt P 15/13). Jego wątpliwości wzbudziła odmowa przedłożenia umowy o pracę przez pełnomocnika będącego pracownikiem ZUS. Takie działanie zdaniem sądu może prowadzić do „akceptowania szczególnego uprzywilejowania ZUS w zakresie ujawniania pełnomocnictw procesowych”.

– Dla mnie wystarczające byłoby pisemne oświadczenie o pozostawaniu w stosunku pracy przedłożone przez dyrektora oddziału ZUS jako pracodawcę. Umowy o pracę żądałbym tylko w razie pojawienia się istotnych wątpliwości w tym zakresie – mówi sędzia Andrzej Marek z wydziału pracy i ubezpieczeń społecznych Sądu Okręgowego w Legnicy.

– Złożenie dokumentu pełnomocnictwa po ewentualnym oświadczeniu o pozostawaniu w stosunku pracy z organem rentowym powinno być wystarczające. Żądanie zaświadczenia o zatrudnieniu jest moim zdaniem nadmierne, chyba że zachodzą wątpliwości uzasadnione okolicznościami danej sprawy – uważa Mirosław Łabanowski.

Bywało gorzej

Jeszcze dwa lata temu problemy z pełnomocnikami ZUS były znacznie większe. Niejasne przepisy k.p.c. rodziły wątpliwości nawet w tak elementarnej kwestii jak to, czy organ rentowy może być reprezentowany przez swojego pracownika.

Z pomocą przyszło orzecznictwo, ale droga i tak była wyboista. Najpierw Sąd Najwyższy w wyroku z 13 października 2011 r. (sygn. akt II UZP 6/11), któremu nadano moc zasady prawnej, orzekł, że pełnomocnikiem organu rentowego, tj. oddziału ZUS, może być tylko radca prawny. Później jednak w uchwale z 24 stycznia 2012 r. (sygn. akt III UZP 3/11) doszedł do wniosku, że pracownik jednostki terenowej ZUS niebędący zawodowym prawnikiem może reprezentować oddział w sądzie w sprawach z zakresu ubezpieczeń społecznych.